Актуально на г.
Что такое платежная (расчётно-платёжная) ведомость
Расчётно-платёжная ведомость — это первичный бухгалтерский документ, в котором отражаются:
- начисленная заработная плата;
- удержания (НДФЛ, алименты и пр.);
- сумма к выдаче наличными или к перечислению на карты сотрудников.
Форма документа закреплена в постановлении Госстата № 1 от (форма Т-49) и может применяться как в бумажном, так и в электронном виде.
Нормативная база
С 18 февраля 2020 г. действует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утв. приказом Росархива № 236 от . Именно этот документ определяет сроки хранения.
Конкретные сроки хранения в 2026 году
| Вид документа | Есть ли ведение лицевых счётов сотрудников | Срок хранения | Место хранения |
|---|---|---|---|
| Расчётно-платёжные ведомости (по форме Т-49 и др.) | Да, ведутся лицевые счёта | 6 лет | Бухгалтерия или отдел кадров |
| Нет лицевых счётов | 75 лет (иногда фигурирует 50 лет для негосударственных организаций, но Росархив рекомендует 75) | Архив организации |
Что считается лицевым счётом?
Лицевой счёт — это карточка (форма Т-54 или Т-54а), где накапливается вся информация о начислениях и удержаниях за каждый месяц по каждому работнику. Если вы используете только расчётные листки без формирования Т-54, лицевой счёт не считается ведённым, и применяется максимальный срок.
Дополнительные разъяснения
Платёжные поручения на перечисление зарплаты в банк
Вместе с ведомостью часто хранят платёжные поручения на перевод средств в банк. Срок хранения таких поручений совпадает со сроком хранения самой ведомости: 6 лет при наличии лицевых счетов, 75 лет — при их отсутствии.
Расчётные листки (ф. Т-53)
Расчётные листки, которые выдают сотрудникам под роспись, также храняться:
- 6 лет, при наличии лицевых счетов;
- 75 лет — при их отсутствии.
Записки-расчёты на отпуск (ф. Т-60)
Эти документы входят в состав персонифицированного учёта и подлежат хранению 75 лет независимо от наличия лицевых счетов.
Практические рекомендации
- Организуйте раздельное хранение. Документы со сроком 6 лет храните в бухгалтерии, а документы на 75 лет — в отдельном архиве.
- Используйте электронные копии. Сканируйте ведомости в формате PDF/A. Электронный образ можно хранить 6 лет даже при отсутствии лицевых счетов, если он заверен электронной подписью.
- Ведите лицевые счёта. Это позволит сократить срок хранения бумажных ведомостей c 75 до 6 лет и упростить проверки ФСС и ПФР.
- Контролируйте ликвидацию. По истечении срока составьте акт о выбытии документов и уничтожьте их конфиденциально (шредер, макулатура).
Что грозит за нарушение сроков
За утрату документов, срок хранения которых ещё не истёк, предусмотрены штрафы:
- должностные лица — от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП);
- юр. лица — от 50 000 до 100 000 руб.
В ходе налоговых проверок недостающие ведомости могут привести к доначислению НДФЛ и взносам, а также к пени.
Платёжные ведомости по зарплате в 2026 году хранятся:
- 6 лет, если у вас ведутся лицевые счёта работников;
- 75 лет — если лицевые счета не ведутся или не оформлены по форме Т-54.
Всю документацию лучше систематизировать в хронологическом порядке, а при смене бухгалтера передавать дела под роспись с описью.