Вопрос о количестве экземпляров трудового договора (ТД) часто возникает у работодателей, специалистов по кадрам и самих работников. Правильный ответ важен, потому что от него зависят соблюдение трудового законодательства, порядок хранения кадровой документации и защита прав обеих сторон.
Нормативно‑правовая база
Главным нормативным актом, регулирующим форму и количество экземпляров ТД, является Статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Ниже приводятся ключевые положения:
- Трудовой договор обязателен к заключению в письменной форме.
- ТД составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами.
- Один экземпляр передаётся работнику (работник подписывает его и получает на руки).
- Другой экземпляр хранится у работодателя в его кадровом деле.
Эти требования зафиксированы в статье 67 ТК РФ и подтверждаются справочными ресурсами: Гарант.ру, КонсультантПлюс, Онлайн‑инспекция. Кроме того, в статье 312.2 ТК РФ указано, что при дистанционном оформлении работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить работнику надлежащим образом оформленный экземпляр ТД на бумажном носителе.
Стандартный порядок оформления
- Подготовка проекта договора. Работодатель (или кадровый специалист) готовит документ, учитывая все обязательные реквизиты: ФИО сторон, место работы, должность, условия оплаты, режим рабочего времени и др.
- Печать двух одинаковых экземпляров. На каждом листе проставляются подписи сторон и дата.
- Подписание. Сначала подпись ставится работником, затем – работодателем (или его уполномоченным представителем).
- Передача работнику. Один подписанный экземпляр вручается работнику. Работник ставит подпись о получении (обычно внизу первой страницы).
- Хранение у работодателя. Второй экземпляр помещается в личное дело работника (в кадровую форму № Т-12).
Когда может потребоваться больше двух экземпляров?
Законодательство допускает возможность оформления дополнительных копий в следующих случаях:
- Согласование с внешними органами. При заключении договоров с представителями государственных органов, профсоюзов или иных третьих лиц, требующих подтверждения условий.
- Работа в нескольких юридических лицах. Если работник одновременно трудоустроен в нескольких филиалах одной организации, могут быть подготовлены отдельные экземпляры для каждого подразделения.
- Дистанционная работа. По статье 312.2 ТК РФ работодатель обязан направить работнику бумажный экземпляр в течение трёх рабочих дней после получения заявления о дистанционной работе. При этом может потребоваться дополнительный экземпляр для архивного хранения в отделе кадров, а также копия в электронном виде (по согласованию сторон).
- Специальные категории работников. Для некоторых категорий (например, несовершеннолетних, работников, подлежащих обязательному медицинскому осмотру) могут требоваться отдельные копии, подтверждающие согласие родителей или медицинских учреждений.
Практические рекомендации для работодателя
Установите внутренний регламент
Разработайте локальный нормативный акт, который фиксирует порядок оформления, подписания и хранения ТД. В регламенте укажите:
- Ответственных лиц (кадровик, руководитель подразделения).
- Сроки передачи экземпляра работнику (не позже первого рабочего дня после оформления).
- Место хранения оригинала (кабинет кадров, архив).
- Порядок работы с дополнительными копиями (если они требуются).
Следите за подписью каждой страницы
Хотя законодатель не требует подписывать каждую страницу, в практике часто ставят подпись и печать на каждой листе, чтобы исключить возможность подмены текста.
Электронные копии
С 2024 года в РФ активно развивается электронный документооборот. При согласии сторон ТД может быть оформлен в электронном виде, но оригинал на бумажном носителе всё равно обязателен, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальными актами.
Своевременная передача
По статье 67 ТК РФ один экземпляр должен быть передан работнику в течение трех рабочих дней с момента заключения договора. Нарушение этого срока может привести к административной ответственности.
Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько экземпляров трудового договора должно быть составлено?
Стандартно – два экземпляра: один для работника, один для работодателя.
Обязан ли работодатель выдавать трудовой договор на руки?
Да. Один подписанный экземпляр обязан быть передан работнику. Передача может быть в виде вручения, отправки почтой с подтверждением получения или доставки курьером.
Является ли нарушением невыдача договора работнику?
Да. Если работнику не передали подписанный экземпляр в установленный срок, это считается нарушением ТК РФ и может повлечь административный штраф для работодателя.
Можно ли обойтись одним экземпляром?
Нет. Закон чётко предписывает два экземпляра. Единственный случай – если обе стороны согласовали хранение одного документа в электронном виде и это закреплено в локальном нормативном акте, но даже тогда оригинал на бумажном носителе должен быть доступен по требованию.
Последствия несоблюдения требований
Нарушения в области оформления ТД могут привести к:
- Штрафу для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Отказу инспекции труда в проведении проверки без устранения нарушений.
- Трудовым спорам, где отсутствие подписанного экземпляра может стать основанием для признания договора недействительным.
Согласно действующему Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан составить два экземпляра трудового договора: один передаётся работнику, второй хранится у работодателя в кадровом деле. При особых условиях (дистанционная работа, согласование с третьими лицами) может потребоваться подготовка дополнительных копий, но они не заменяют обязательные два экземпляра.
Для избежания юридических рисков рекомендуется:
- Ввести внутренний регламент оформления ТД.
- Обеспечить своевременную передачу работнику подписанного экземпляра.
- Хранить оригинал в надёжном месте и вести учёт полученных копий.
- Отслеживать изменения в законодательстве (например, новые требования к дистанционной работе).
Тщательное соблюдение этих простых правил поможет работодателю избежать штрафов, укрепить доверие работников и обеспечить законность трудовых отношений.