Каждый человек, впервые устраивающийся на работу, рано или поздно сталкивается с вопросом: «Сколько экземпляров трудового договора нужно составить?» Ответ однозначен — два․ Однако за этим кратким ответом кроется целый ряд нюансов, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и сложившейся судебной практикой․ В этой статье мы разберёмся, почему именно два экземпляра, кто за что отвечает, и какие последствия могут возникнуть при нарушении установленного порядка․
Нормативная база: что говорит закон?
Исходим из статьи 67 Трудового кодекса РФ (действующая редакция на 19 апреля 2026 г․):
«Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами․ Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя»․
Это единственное и окончательное требование․ Никаких «трёх», «четырёх» или «пяти» экземпляров закон не предусматривает․
Почему важно соблюдать «правило двух экземпляров»?
Защита прав работника
- Доказательная база․ Наличие подписанного экземпляра у работника позволяет в спорных ситуациях (задержка зарплаты, незаконное увольнение и т․д․) подтвердить условия труда․
- Контроль․ Работник может в любой момент перечитать договор и убедиться, что работодатель не вносит изменения в одностороннем порядке․
Защита работодателя
- Юридическая безопасность․ Если работник потерял свой экземпляр, у работодателя всегда есть заверенный оригинал․
- Налоговые и трудовые проверки․ Инспекторы ГИТ и ФНС в первую очередь требуют предъявить именно оригинал договора, хранящийся у компании․
Кто отвечает за хранение экземпляров?
| Экземпляр | Кому предназначен | Кто хранит | Минимальный срок хранения |
|---|---|---|---|
| Первый | Работнику | Сам работник | На протяжении всего трудового отношения и минимум 75 лет после увольнения (если потребуется для суда) |
| Второй | Работодателю | HR-служба/бухгалтерия | 75 лет со дня увольнения сотрудника (Постановление Правительства РФ № 558 от ) |
Пошаговая инструкция: как правильно оформить два экземпляра
- Распечатайте ровно два идентичных документа․ Убедитесь, что номера страниц и пункты совпадают․
- Подпишите оба экземпляра внизу каждой страницы․ Работник ставит подпись, расшифровку ФИО и дату; работодатель — подпись, ФИО руководителя, печать (если используется), дату․
- Сделайте отметку о передаче работнику․ На первом листе второго экземпляра (который остаётся у компании) напишите от руки: «Экземпляр № 1 передан работнику »․ Работник расписывается рядом․
- Вручите экземпляр работнику под роспись в личной карточке․ В журнале учёта трудовых договоров проставьте номер и дату․
Частые ошибки и их последствия
Ошибка 1: оформлен только один экземпляр
Последствие: штраф на работодателя от 1 000 до 5 000 рублей по статье 5․27 КоАП РФ․
Ошибка 2: оба экземпляра остались у работодателя
Последствие: работник может обратиться в трудовую инспекцию, и компании грозит штраф до 50 000 рублей․
Ошибка 3: использование копий вместо оригиналов
Последствие: документы не признаются надлежащими доказательствами в суде․
Вопрос-ответ
Вопрос: Можно ли оформить три экземпляра, если стороны договорились?
Ответ: Можно, но дополнительный экземпляр носит вспомогательный характер․ С точки зрения закона достаточно двух․
Вопрос: Что делать, если работник потерял свой договор?
Ответ: Работодатель обязан по письменному запросу выдать заверенную копию (ст․ 62 ТК РФ)․ Копия имеет полную юридическую силу․
- Необходимое количество экземпляров — ровно два․
- Оба экземпляра подписываются лично и вручаются под роспись․
- Хранение: работнику — до личной необходимости; работодателю — минимум 75 лет․
- Нарушение грозит штрафами и проблемами в суде․
Следуйте этим простым правилам, и вы обезопасите себя от лишних споров и трудовых конфликтов!