Транспортная накладная (ТН) — это первичный учетный документ, который подтверждает факт заключения договора перевозки и фиксирует передачу груза от грузоотправителя к перевозчику. Правильное количество экземпляров и их своевременное оформление позволяют избежать споров, штрафов и проблем с бухгалтерским и налоговым учетом. Ниже разберемся, сколько копий нужно, кто подписывает и куда расходить каждую из них.
Нормативная база
- Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от № 272).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от (ст. 9 — первичные документы).
- Приказ Минтранса РФ № 152 от «Об утверждении формы транспортной накладной и порядка её заполнения».
Сколько экземпляров нужно оформить?
С 1 марта 2022 года действует обязательный 4-экземплярный порядок:
- Первый (оригинал) — остаётся у грузоотправителя. Используется для списания ТМЦ и формирования реализации.
- Второй (оригинал) — передаётся грузополучателю. Служит основанием для оприходования товара и проверки факта доставки.
- Третий (оригинал) — остаётся у перевозчика. Подтверждает выполнение договора перевозки и оправдывает транспортные расходы.
- Четвёртый (копия) — может быть предоставлен по требованию сторон (например, страховой компании, таможенного органа, контролёру на весовой станции).
В отдельных случаях (международные перевозки, сложные маршруты или оптовые поставки) стороны договора могут дополнительно печатать 5-й и 6-й экземпляры. Это прописывается в самом договоре перевозки или в спецификации к нему.
Кто подписывает и когда
| Экземпляр | Подписывает | Когда |
|---|---|---|
| 1-й (грузоотправитель) | Грузоотправитель + водитель | При загрузке товара |
| 2-й (грузополучатель) | Водитель + грузополучатель | При сдаче груза |
| 3-й (перевозчик) | Водитель + грузоотправитель + грузополучатель | После завершения рейса |
| 4-й (дополнительный) | По запросу заинтересованной стороны | По мере необходимости |
Что будет, если ошибиться в количестве экземпляров
- Штраф по ст. 12.31 КоАП РФ для юрлиц, до 50 000 ₽ за отсутствие или недействительные сведения в транспортной накладной.
- Отказ в приёме груза со стороны грузополучателя.
- Недоучёт расходов по НДС и прибыли: налоговая может снять «транспортные» расходы, если нет надлежащего первичного документа.
Практическая памятка для логиста и бухгалтера
- Проверьте договор: если в нём прописано «по 2 экз. на каждую сторону», согласуйте изменение на 4 экз.
- Всегда используйте печатную форму или электронную ТН через сервис «ЭДО: ГИС Маркировка» или «Диадок».
- Сразу после загрузки сделайте фото/скан всех заполненных страниц и сохраните в облаке, чтобы восстановить данные при утере.
- Количество мест, вес и маркировку указывайте без сокращений: «30 кор. по 10 кг» вместо «30 кор».
- Не забывайте штрих-код или QR-код ТН при использовании электронного документооборота — это ускоряет проверку на постах.
Краткий вывод
Минимум нужно 4 экземпляра транспортной накладной: по одному для отправителя, получателя и перевозчика, плюс одна запасная копия. Расхождение с этим правилом чревато штрафами и проблемами с учётом. Уточняйте условия перевозки в договоре и закрепляйте за каждой стороной конкретный экземпляр.