С 20 апреля 2026 года «Почта России» полностью перевела оформление ценных отправлений в онлайн-формат, однако вопрос количества экземпляров описи вложения остаётся актуальным. Ниже — подробная инструкция, сколько копий нужно готовить для заказного письма, чтобы не получить отказ при приёме или проблемы при получении.
Что такое опись вложения и зачем она нужна
Опись вложения (Ф.107) — это официальный документ, в котором перечисляются все предметы, находящиеся в заказном письме. Она служит:
- доказательством передачи определённого набора документов/вещей;
- основанием для страховой выплаты при утере;
- инструментом для претензионной работы.
Сколько экземпляров требуется в 2026 году
После цифровизации процесса «Почта России» оставила две обязательные копии:
- Основной экземпляр — остаётся у оператора, сканируется и хранится в электронном архиве.
- Отрывная квитанция — отдаётся отправителю с голографической наклейкой и QR-кодом для отслеживания.
Если вы оформляете письмо через онлайн-сервис личного кабинета, то система автоматически генерирует PDF-файл, который нужно распечатать в 1 экземпляре и приложить к отправлению (официальный сайт «Почты России»).
Исключения: когда нужно 3 экземпляра
Три копии описи требуются лишь в редких случаях:
- Международные заказные письма — дополнительная копия предназначена для таможенного контроля.
- Отправления стоимостью свыше 100 000 ₽ — третий экземпляр направляется в центральный архив Почты для усиленного аудита.
- Юридические лица при проведении инвентаризации — бухгалтерия оставляет копию у себя.
Как правильно заполнить экземпляры
Шаг 1. Укажите полный адрес и Ф.И.О. отправителя и получателя.
Шаг 2. Перечислите вложения: «1. Договор № 123 от , 2 листа; 2. Акт приёма-передачи, 1 лист».
Шаг 3. Подпишите каждый экземпляр синей ручкой (чёрная не принимается).
Шаг 4. Поставьте дату и внесите номер идентификатора из личного кабинета (14-значный код).
Частые ошибки
| Ошибка | Последствия |
|---|---|
| Одна копия вместо двух | Отказ в приёме на почте |
| Несовпадение данных в экземплярах | Задержка доставки, дополнительная проверка |
| Чёрная ручка | Документ может быть признан недействительным |
Для внутреннего заказного письма в 2026 году достаточно двух экземпляров описи вложения, а при онлайн-оформлении, одной распечатанной копии. Сохраняйте полученную квитанцию с QR-кодом: она заменяет второй экземпляр и подтверждает факт отправки. В спорных ситуациях квитанцию можно предъявить в любой точке обслуживания или приложить к претензии через сайт.
Важно: с 1 июля 2026 года вводится обязательная цифровая подпись на каждом экземпляре описи для юридических лиц — следите за обновлениями в личном кабинете.