Вопрос о количестве экземпляров кассовой книги (форма КО‑4, лист 0310004) часто возникает у индивидуальных предпринимателей, малых предприятий и компаний, где кассовые операции проводятся без привлечения наемных работников. Данный материал собрал актуальные нормы законодательства, рекомендации практикующих бухгалтеров и реальные примеры заполнения, чтобы вы могли уверенно вести кассовый учёт.

Нормативно‑правовая база

• Указание ФНС №3210‑У (п. 4.1, 4.6) – определяет, что запись в кассовую книгу обязан делать кассовый или иной работник, назначенный руководителем из числа своих работников (кассир).
• Форма КО‑4 (лист 0310004) – утверждена приказом Минфина РФ и применяется как в бумажном, так и в электронном виде.
• Постановление ПФР № 104н (2021) – уточняет, что каждый лист кассовой книги должен быть распечатан в двух экземплярах (первый – в кассовой книге, второй – отчёт кассира).
• Кодекс об административных правонарушениях РФ – предусматривает штрафы за отсутствие подписи в обязательных строках кассовых документов.

Почему именно два экземпляра?

Система двух экземпляров обеспечивает:

1. Контроль со стороны руководства (первый экземпляр – остаётся в кассовой книге, где его может проверить бухгалтер).
2. Независимую проверку и подтверждение выполнения кассовых операций (второй экземпляр – отчёт кассира, который в конце дня передаётся в бухгалтерию или руководителю).
3. Защиту от подделки: подписи в двух экземплярах должны быть подлинными, а не копиями.

Как выглядит лист кассовой книги (форма 0310004)

Лист состоит из двух частей, напечатанных на одной листе копировальной бумаги:

• Вкладной лист (первый экземпляр) – заполняется кассиром, остаётся в кассовой книге.
• Отчёт кассира (второй экземпляр) – отрывается от первой части в конце рабочего дня, подписывается кассиром и передаётся бухгалтеру/руководителю.

Примерный внешний вид (упрощённый):

Порядок заполнения кассовой книги

Подготовка к работе

• Назначить кассира приказом руководителя (или самим ИП, если он работает без наёмных работников).
• Обеспечить наличие бланков КО‑4 (в бумажном виде) или настроить программное обеспечение ККТ с автоматической печатью листов в двух экземплярах.
• Проверить исправность кассового аппарата (ККТ) и наличие копировальной бумаги.

Оформление приходного кассового ордера (ПКО)

1. Внести дату и номер листа в шапку.
2. Записать сумму поступления в колонку «Приход», указать основание операции (договор, чек, счет‑фактура).
3. После внесения суммы рассчитать остаток (предыдущий остаток + поступление).
4. Подписать кассир в строке «Подпись кассира».
5. Если требуются подписи руководителя (например, при крупных суммах), поставить её в соответствующей строке.

Оформление расходного кассового ордера (РКО)

1. В колонке «Расход» указывается сумма выплаты и основание (расходный документ, накладная, акт выполненных работ).
2. Пересчитывается остаток (предыдущий остаток – расход).
3. Подписывается кассиром и, при необходимости, руководителем.

Завершение рабочего дня

• Кассир подводит итоги за день, проверяет правильность расчётов.
• Отрывает второй экземпляр листа (отчёт кассира) и подписывает его.
• Передаёт отчёт кассира бухгалтеру или руководителю, а первый экземпляр оставляет в кассовой книге.
• Если используется электронный вариант, система автоматически сохраняет два файла (один – «внутренний», второй – «отчёт»), которые подписываются электронной подписью.

Где ставятся подписи?

Специфика для ИП без наёмных работников

Если индивидуальный предприниматель (ИП) работает без наёмных работников, то он сам является и руководителем, и кассиром. В этом случае:

• В обеих строках (руководитель и кассир) ставится одна и та же подпись – подпись ИП.
• Обязательно фиксировать, что «Кассир – ИП (ФИО)», чтобы избежать вопросов налоговой инспекции.
• Если ИП использует электронную подпись, обе подписи могут быть выполнены одной цифровой подписью.

Электронный вариант кассовой книги

С 2023 года большинство предприятий переходят на электронные формы (ККТ с функцией печати в два экземпляра). Основные моменты:

• Система автоматически генерирует два PDF‑файла: «Кассовая книга – основной лист» и «Отчёт кассира».
• Оба файла подписываются электронной подписью ИП (для первого экземпляра) и кассира (для второго). Если ИП – единственный кассир, подпись будет одна.
• Электронные копии хранятся в архиве не менее 5 лет (по требованию ФНС).

Как правильно хранить кассовую книгу

1. Хранить первый экземпляр в кассовой книге в порядке нумерации листов (по возрастанию).
2. Второй экземпляр (отчёт кассира) размещать в отдельном журнале или передавать бухгалтеру для контроля.
3. Обеспечить защиту от посторонних – книга должна находиться в закрытом кабинете или в сейфе.
4. При использовании электронных систем – регулярно делать резервные копии на внешних носителях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли печатать два экземпляра, если используется электронный ККТ?

Да. Даже в электронном режиме система формирует два документа (основной лист и отчёт кассира). Они оба подпираются подписью и хранятся в электронном архиве.

Можно ли обойтись одним экземпляром, если у меня один кассир?

Нет. Требования ФНС о двух экземплярах обязательны независимо от количества кассиров. Исключения могут быть только в случае полной автоматизации без бумажного учета, но тогда всё равно формируются два электронных файла.

Что делать, если подпись в одном из экземпляров пропала?

Нужно немедленно оформить исправление: составить акт исправления кассовой книги, указать причину, подписать его руководителем и кассиром, а также приложить копию оригинального листа.

Какие штрафы могут быть наложены за отсутствие подписи?

Согласно статье 16.1 КоАП РФ – за нарушение порядка ведения кассовой книги может быть наложен штраф от 20 000 до 50 000 рублей для юридических лиц и от 5 000 до 20 000 рублей для ИП.

• Кассир обязуется оформлять каждый лист кассовой книги в двух экземплярах – первый остаётся в книге, второй отрывается как отчёт кассира.
• Подписи ставятся в строках «Подпись руководителя» (при необходимости) и «Подпись кассира». Для ИП без работников обе подписи совмещаются в одну.
• Электронный вариант тоже подразумевает два документа, подписанных электронной подписью.
• Соблюдение этих правил гарантирует корректный учёт наличных, упрощает проверку налоговыми органами и защищает от штрафных санкций.

Если у вас остались вопросы по конкретному заполнению, рекомендуется обратиться к бухгалтеру или воспользоваться онлайн‑сервисами «Гарант.ру», «КонсультантПлюс», где доступны образцы заполнения и автоматические проверки.

Дата публикации: