Номенклатура дел – это систематизированный перечень всех дел (деловых и архивных), образующихся в работе нотариальной конторы․ Помимо указания заголовков, сроков хранения и количества единиц хранения, в номенклатуре фиксируется и количество экземпляров каждого документа, которые необходимо создать в ходе нотариального делопроизводства․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регламентирующие количество копий в номенклатуре дел нотариуса:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ч․ 3 ст․ 6) – устанавливает сроки и порядок хранения нотариальных документов․
2. Приказ Минюста России от 14 декабря 2022 № 393 (с изменениями от ) «Об утверждении типовой номенклатуры дел нотариуса» – определяет структуру номенклатуры и перечень обязательных граф․
3. Приказ Минюста России от 19 декабря 2013 № 229 – правила нотариального делопроизводства․

Что входит в типовую номенклатуру дел нотариуса?

Согласно приказу № 393, типовая номенклатура дел содержит следующие графы (п․ 5):

• Индекс дела;
• Заголовок дела;
• Срок хранения дела;
• Количество единиц хранения, находящихся в производстве в текущем календарном году (графа 4);
• Подпись и дата заверения (УКЭП нотариуса)․

Количество экземпляров: практический разбор

Оригинал (основной документ)

Для каждого нотариального действия (доверенность, завещание, договор купли‑продажи и т․д․) создаётся оригинальный документ, подписанный нотариусом и заверенный его УЭКП․ Оригинал сохраняется в деле постоянного хранения и считается юридически значимым․

Копия для архивного хранения

Помимо оригинала, в номенклатуре обязано быть сделано один экземпляр копии (или комплект копий, если дело состоит из нескольких томов), который передаётся в нотариальный архив по окончании года․ Эта копия фиксируется в графе 4 номенклатуры как “единица временного/архивного хранения”․

Копия для клиента

Нотариус обязан предоставить один экземпляр копии клиенту (или его представителю)․ Клиент получает документ в том виде, в каком он был подписан нотариусом, но без печати нотариальной конторы (если иное не предусмотрено законом)․

Копия для внутреннего учета (наряд)

В конце календарного года в номенклатуре дел делается итоговая запись (наряд)․ По правилам, один экземпляр наряда сохраняется в архиве конторы (постоянное хранение), а второй – передаётся нотариусу в виде электронного документа, подписанного УЭКП․ Таким образом, в номенклатуре учитывается минимум два экземпляра каждой итоговой записи․

Таким образом, для одного нотариального дела в среднем требуется четыре (4) экземпляра документов, а при формировании итоговой записи – два (2) экземпляра наряда․ При наличии нескольких томов в деле количество копий может увеличиваться пропорционально количеству томов․

Пошаговая инструкция по оформлению номенклатуры дел

1. Регистрация действия․ После совершения нотариального акта вноситься запись в номенклатуру (индекс, заголовок, срок хранения)․
2. Создание оригинала․ Оригинал печатается, подписывается и заверяется УЭКП․
3. Формирование копий:
   • Копия для архивного хранения – печатается в том же виде, что и оригинал, подписывается нотариусом (или заверяется печатью)․
   • Копия для клиента – передаётся клиенту в течение 5 рабочих дней после акта․
4. Ведение учёта․ В графе 4 номенклатуры указывается количество единиц хранения (обычно – 1 оригинал + 1 архивная копия + 1 клиентская копия)․
5. Контроль и исправление․ При обнаружении ошибок в номенклатуре они устраняются незамедлительно, а исправленная запись подписывается заново․

Почему именно такое количество копий?

Нормативные требования к количеству экземпляров обусловлены несколькими задачами:

• Обеспечение юридической силы – оригинал гарантирует подлинность акта․
• Сохранность информации – архивная копия защищает материал от потери оригинала (пожар, стихийные бедствия)․
• Обслуживание интересов клиента – клиент получает документ, необходимый для реализации своих прав․
• Контроль со стороны государства – наряд позволяет проверяющим органам оценить объём работы нотариуса и правильность ведения делопроизводства․

Особенности для дел временного хранения

Если дело находится в временном хранении (например, дело о наследстве, пока не определены наследники), в номенклатуре указывается отдельный статус․ В этом случае количество копий не меняется, но срок хранения может быть продлен до 5 лет в соответствии с ч․ 3 ст․ 6 ФЗ‑125․

Практические рекомендации

• Вести единую электронную номенклатуру с автоматическим подсчётом количества единиц хранения․
• Регулярно (не реже чем раз в квартал) сверять фактическое количество копий с данными в номенклатуре․
• Использовать УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) для всех электронных нарядов – это гарантирует их юридическую силу․
• При передаче дел в архив оформлять акт передачи, в котором указываются номера оригиналов и копий, а также их количество․
• Для многотомных дел вести отдельный учёт томов: каждый том имеет собственный индекс и отдельную графу “кол-во единиц хранения”․

Типовая номенклатура дел нотариуса, утверждённая приказом Минюста РФ № 393, предписывает минимум четыре экземпляра (оригинал, архивная копия, клиентская копия и два наряда) для каждого нотариального дела․ Точное количество зависит от количества томов и особенностей конкретного дела, но базовый принцип – все важные документы должны иметь как минимум одну резервную копию в архиве и одну копию для клиента, а итоговые записи – два экземпляра для контроля и подтверждения․

Примечание․ При изменении нормативных актов (например, поправки к ФЗ‑125 или новым приказам Минюста) перечень обязательных экземпляров может быть скорректирован․ Рекомендуется регулярно отслеживать официальные публикации и обновлять внутренние регламенты․