Вопрос о количестве экземпляров акта о случае профессионального заболевания (далее – акт) часто возникает у специалистов по охране труда, работодателей и самих работников. Правильное оформление актов имеет важное значение для последующего оформления выплат, ведения статистики и соблюдения требований законодательства РФ.
Правовое регулирование
Основные нормативные акты, регламентирующие оформление и передачу актов о случаях профессионального заболевания:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – глава 38 «О профессиональных заболеваниях»;
- Федеральный закон от № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;
- Приказ Минздрава России от № 58н «Об утверждении формы акта о случае профессионального заболевания»;
- Приказ Минтруда России от № 1062н «Об утверждении порядка ведения реестра профессиональных заболеваний».
В этих документах указывается, какие органы и лица получают копии акта, а также в каком виде (бумажный/электронный) и в каком количестве.
Кто участвует в процессе расследования?
По истечении установленного сроков расследования (обычно 30 календарных дней с момента получения заявления о подозрении на профзаболевание) в деле участвуют:
- Работодатель (или его представитель);
- Служба охраны труда (СОТ) предприятия;
- Врач-консультант по профзаболеваниям (врач-специалист МСЭ);
- Государственная инспекция труда (ГИТ);
- Федеральный центр по профпатологиям (при необходимости);
- Сам работник (заявитель) и его законный представитель.
Содержание акта
Акт состоит из следующих разделов (по форме № 58н):
- Реквизиты документа (номер, дата, место составления);
- Сведения о работнике (ФИО, должность, срок работы, сведения о заболевании);
- Результаты медицинского обследования и экспертизы;
- Рекомендации по реабилитации и дальнейшим действиям;
- Подписи всех участников комиссии и печати.
Количество экземпляров акта
Согласно пункту 5 Приказа Минздрава России № 58н, после завершения расследования составляется один основной экземпляр акта, а также три обязательных копии. Распределение копий выглядит следующим образом:
| Кому | Количество копий | Назначение |
|---|---|---|
| Работодатель (служба охраны труда) | 1 | Хранение в кадровом деле и в реестре профессиональных заболеваний |
| Работник (заявитель) или его представитель | 1 | Информирование о результатах расследования, основание для получения компенсаций |
| Государственная инспекция труда (ГИТ) / региональный отдел Трудовой инспекции | 1 | Контроль за соблюдением законодательства, включение в статистику |
Если в процессе расследования участвует Федеральный центр по профпатологиям или медицинская экспертиза, им может быть предоставлена дополнительная копия, но в этом случае количество копий увеличивается до пяти. Однако в большинстве типовых ситуаций достаточно четырёх экземпляров (1 основной + 3 копии).
Электронные формы
С 2024 года многие организации переходят на электронный документооборот. В этом случае:
- Создаётся один электронный документ в формате PDF/A;
- Копии формируются автоматически и направляются в электронный архив работодателя, в личный кабинет работника и в систему ГИТ;
- Подписи ставятся с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
В электронном виде количество «копий» считается условным, поскольку один файл хранится в нескольких информационных системах.
Порядок передачи копий
- Работодатель получает основной экземпляр и одну копию, которые хранятся в течение 5 лет после завершения расследования (по статье 68 ТК РФ).
- Работнику вручают копию под распиской либо отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.
- ГИТ получает копию в течение 5 рабочих дней после подписания акта. При отсутствии возможности личной передачи акт может быть направлен заказным письмом или в электронном виде через портал Госуслуг.
Что делать, если копии не получены?
В случае, если одна из сторон не получила копию акта, рекомендуется:
- Обратиться к работодателю с письменным запросом (внутренняя почта, электронная почта с подтверждением получения);
- Если ответ не получен в течение 10 дней – написать жалобу в ГИТ;
- При необходимости – обратиться в суд с иском о защите трудовых прав.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько копий акта нужно хранить в архиве организации?
Только основной экземпляр и копию, предназначенную работодателю, хранят в архиве организации (в реестре профессиональных заболеваний). Копии, выданные работнику и ГИТ, хранятся у получателей.
Можно ли сократить количество копий, если работник отказался от их получения?
Да, если работник официально отказался от получения копии (письменно), то в организации хранится только основной экземпляр и копия для ГИТ. Однако в практике рекомендуется всё равно выдать копию, чтобы избежать споров в будущем.
Какова юридическая сила электронного акта?
Электронный акт, подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, если соблюдены требования ФЗ «Об электронной подписи» и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Сколько времени даётся на получение копий после подписания акта?
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней передать копию работнику, а также направить копию в ГИТ в тот же срок. При задержке работник имеет право потребовать объяснения и при необходимости обратиться в инспекцию труда.
Соблюдение установленного порядка оформления и передачи актов гарантирует:
— законность получения компенсаций работником;
— корректность ведения реестра профессиональных заболеваний;
— возможность контроля со стороны надзорных органов.
Помните, что своевременное и правильное оформление актов – важный элемент системы охраны труда, который защищает права всех участников трудового процесса.
Автор статьи: Ваш помощник по охране труда
Дата публикации: 19 апреля 2026 г.