Оформление несчастного случая требует строгого соблюдения формы N-1‚ утверждённой Приказом Минтруда России от № 223н. Одним из самых частых вопросов‚ возникающих у кадровиков и специалистов по охране труда‚ является: «Сколько экземпляров акта Н-1 нужно сделать?» Ниже приведён подробный разбор нормативов и практики.
Минимально необходимое количество экземпляров актa N-1
Вариант 1. Несчастный случай без группового поражения и без тяжелого вреда здоровью
- Оригинал – остаётся в организации (в отделе охраны труда или в службе кадров).
- Копия – передаётся в территориальное отделение ФСС РФ (в 3-дневный срок).
- Копия – предоставляется пострадавшему (или его доверенному лицу) по его требованию.
Вариант 2. Несчастный случай с тяжёлым вредом здоровью или групповой травмой
В этом случае к обязательному составу добавляются:
- Дополнительная копия – направляется в орган Роспотребнадзора (если нарушение санитарных норм).
- Дополнительная копия – направляется в следственный отдел МВД (при наличии признаков уголовного состава).
- Копия – направляется в прокуратуру (по требованию).
Вариант 3. Смертельный исход
Исчерпывающий перечень получателей:
- Оригинал – организация.
- ФСС РФ.
- Следственный комитет или МВД (по подследственности).
- Прокуратура.
- Роструд (при необходимости внеплановой проверки).
- Роспотребнадзор (если факторы аварии могли повлиять на здоровье коллектива).
- Наследникам/законным представителям погибшего – по запросу.
Формирование и хранение экземпляров
Как готовить копии
Каждая копия заверяется подписью руководителя комиссии‚ гербовой печатью организации (если применяется) и надписью «Верно. Копия». Копии могут быть как бумажными‚ так и электронными (в формате PDF с электронной подписью)‚ если получатель принимает такой формат.
Сроки хранения
| Тип экземпляра | Место хранения | Срок |
|---|---|---|
| Оригинал | Локальный архив организации | 45 лет (согласно Приказу Росархива № 236) |
| Копия для ФСС | ФСС РФ | 75 лет |
| Копии для надзорных органов | ФСС‚ СК‚ МВД‚ прокуратура | Устанавливается их внутренними регламентами |
Частые ошибки при количестве экземпляров
- Ошибка №1: «Одной копии достаточно».
Даже при лёгком несчастном случае ФСС требует обязательную копию. - Ошибка №2: «Отправим скан по e-mail вместо бумаги».
Без подтверждения‚ что получатель принимает электронку‚ это считается нарушением сроков. - Ошибка №3: «Оригинал сразу отдаём в ФСС».
Оригинал всегда остаётся в организации; в ФСС передаётся заверенная копия.
Краткий чек-лист для кадровика
- Определить характер происшествия (лёгкий‚ тяжёлый‚ смертельный‚ групповой).
- Сформировать комиссию и заполнить акт N-1 в 3-дневный срок.
- Заверить оригинал и нужное количество копий.
- Отправить копии в ФСС‚ надзорные органы‚ пострадавшего.
- Внести оригинал в журнал учёта несчастных случаев и передать в архив.
Минимально требуеться 3 экземпляра‚ но при тяжёлых последствиях их число может вырасти до 7 и более. Чёткое соблюдение количества и сроков позволяет избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.