После любого несчастного случая на производстве работодатель обязан провести специальное расследование и оформить официальные документы. Одним из ключевых бумаг является акт по форме Н-1. Важно не только правильно его заполнить, но и знать, сколько экземпляров акта нужно изготовить, чтобы избежать юридических рисков и штрафов от органов труда и Государственной инспекции труда (ГИТ).
Законодательная база
Источники права:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…».
- Постановление Минтруда РФ № 73 от «Об утверждении форм актов…» (в редакции приказа Минтруда № 556н от ).
- Приказ Минтруда РФ № 198н от «Об утверждении методических рекомендаций…».
Сколько экземпляров актов формы Н-1 готовить?
Чёткий ответ:
- Основной экземпляр — всегда 1 (один). Он подшивается в материалы специального расследования, хранится у работодателя не менее 45 лет.
- Дополнительные копии — количество зависит от количества заинтересованных сторон:
- в Фонд социального страхования (ФСС) — 1 копия (для начисления страховых выплат);
- пострадавшему или его доверенному лицу — 1 копия (на руки);
- профсоюзу / выборному органу первичной профсоюзной организации, 1 копия;
- в территориальный орган Роструда (ГИТ) — 1 копия (в течение 3 дней после утверждения акта).
Схема распределения экземпляров
| № экземпляра | Куда направляется | Кто подписывает передачу | Срок передачи |
|---|---|---|---|
| 1 | Дело спецрасследования (архив предприятия) | Комиссия по расследованию | В день утверждения акта |
| 2 | ФСС | Ответственный за охрану труда | Не позднее 3 раб. дней |
| 3 | Пострадавший / наследники | Комиссия | В течение 7 календарных дней |
| 4 | Профсоюз | Комиссия | В течение 3 раб. дней |
| 5 (при необходимости) | ГИТ / Роструд | Ответственный за охрану труда | Не позднее 3 раб. дней |
Что грозит за недостаток экземпляров?
Нарушение порядка распространения актов влечёт за собой:
- административный штраф до 50 000 рублей на юридическое лицо (ст. 5.27 КоАП РФ);
- возможное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- отказ ФСС в возмещении расходов на лечение и выплаты пострадавшему;
- повторные проверки ГИТ с расширенным контролем охраны труда.
Рекомендации по оформлению и хранению
- Заверяйте копии у нотариуса или проставляйте «Верно» с подписью председателя комиссии и синей печатью предприятия.
- Ведите журнал регистрации актов Н-1: дата, № акта, кому выдан, подпись получателя.
- Сканируйте все экземпляры и храните в электронном виде с ЭЦП не менее 5 лет.
- Проводите инструктаж ответственных лиц минимум 1 раз в год по действующим изменениям законодательства.
Нужно ли печатать на бланке?
Форма Н-1 с 2021 года допускается в свободном формате, но обязательно:
- наличие всех реквизитов, указанных в Постановлении № 73;
- подписи всех членов комиссии + личная подпись работодателя;
- печать при её наличии (если компания продолжает использовать печать).
Краткий итог
Минимальный набор: 1 оригинал в деле + 4 копии (ФСС, пострадавший, профсоюз, ГИТ).
При отсутствии профсоюза и желания пострадавшего получить только электронную копию, допустимо 2–3 экземпляра, но лучше перестраховаться и подготовить 5. Это избавит от претензий контролирующих органов и ускорит процесс получения страховых выплат.
Если остались вопросы — обращайтесь к юристу по охране труда или в территориальный орган ФСС: ошибки в количестве экземпляров могут обернуться большими расходами и временными потерями.