В 2024–2026 годах порядок выплаты заработной платы наличными не изменился: на основании расчётно-платежной ведомости (форма Т-49) или платежной ведомости (форма Т-53) оформляется единый расходный кассовый ордер (РКО). Ниже, подробная инструкция, образцы и ответы на самые частые вопросы.
Зачем нужен РКО при зарплате по ведомости
- Фиксирует факт выдачи денег из кассы (подп. 5 п. 3 Указания ЦБ № 3073-У).
- Служит первичным документом для бухгалтерского и налогового учёта.
- Указывает основание — номер и дату ведомости, по которой выдаётся зарплата.
Какие ведомости применяются
| Форма | Когда применяют | Кол-во сотрудников |
|---|---|---|
| Т-49 «Расчётно-платежная ведомость» | Используется всегда, когда есть начисления и удержания | Любое количество |
| Т-53 «Платежная ведомость» | Только для выплаты чистой суммы к выдаче | От 1 человека |
Один РКО на всю ведомость: правило 2024–2026
Центробанк прямо указал: на всю сумму, выплаченную по ведомости, составляется один РКО (подп. 5 п. 3 Указания № 3073-У; письмо ЦБ от № 23-1-6/12-753). Личные подписи сотрудников ставятся в самой ведомости, а не в РКО.
Пошаговое оформление РКО на зарплату по ведомости
Шаг 1. Подготовьте ведомость
- Заполните форму Т-49 или Т-53 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от ).
- В графе «Выплату произвёл» кассир ставит подпись, в графе «Получил» — работник.
Шаг 2. Заполните РКО (форма № КО-2)
Ключевые реквизиты:
- Код операции: 01 — «Выдача заработной платы».
- Сумма: общая по ведомости, прописью и цифрами.
- Основание: «Платёжная (расчётно-платёжная) ведомость № ___ от ___».
- Приложение: «Ведомость № ___ от ___ в количестве ___ листов».
Шаг 3. Подписи и регистрация
- РКО подписывают: руководитель организации и главный бухгалтер.
- В кассовой книге (форма КО-4) делает запись кассир на основании РКО.
- РКО регистрируется в журнале регистрации КО-3 под порядковым номером.
Образец заполнения РКО
┌------------------------------┐ │ РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ │ № 15 от г. │ │ Организация: ООО «Ромашка» │ │ Структурное подразделение: │ │ бухгалтерия │ │ │ │ Дебет 70 Кредит 50 │ │ Сумма: 450 000 руб. 00 коп.│ │ (Четыреста пятьдесят тысяч │ │ рублей 00 копеек) │ │ │ │ Основание: Платёжная │ │ ведомость № 4/26 от │ │ │ │ │ │ Приложение: Ведомость │ │ № 4/26 от , 5 л. │ │ │ │ Руководитель __________ │ │ Гл. бухгалтер __________ │ │ Кассир __________ │ └------------------------------┘
Частые ошибки и штрафы
- Ошибка: оформлять отдельный РКО на каждого сотрудника.
Риск: нарушение кассовой дисциплины, штраф до 5 000 ₽ по ст. 15.1 КоАП. - Ошибка: не указывать ведомость в графе «Приложение».
Риск: документ признают неоформленным, проверка ФНС/Росфинмониторинг. - Ошибка: ставить подписи сотрудников в РКО вместо ведомости.
Риск: отказ в учёте расходов при проверке налоговой.
Краткий чек-лист
- Заполнили ведомость (Т-49/Т-53) — ✓
- Работники расписались за получение — ✓
- Один РКО на всю сумму — ✓
- Внесли запись в кассовую книгу — ✓
- Храним РКО и ведомость 5 лет, ✓
Полезные ссылки и шаблоны
- Указание ЦБ № 3073-У (о порядке ведения кассовых операций)
- Бланк Т-49 (расчётно-платёжная ведомость)
- Бланк Т-53 (платёжная ведомость)