Зачем нужно сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо к документам выполняет сразу несколько важных функций:
- гарантирует, что получатель поймёт, что именно вы ему отправляете;
- фиксирует состав пересылаемого комплекта бумаг;
- устанавливает сроки и адрес возврата подписанного экземпляра;
- служит официальным подтверждением передачи документов.
Обязательные реквизиты
Чтобы письмо признавалось деловым документом, в нём обязательно должны быть:
- Наименование и адрес отправителя.
- Наименование и адрес получателя.
- Дата и регистрационный номер письма.
- Краткое описание причины отправки документов.
- Перечень вложений (опись).
- Просьба вернуть подписанный экземпляр по указанному адресу.
- Контактные данные ответственного лица.
- Подпись руководителя и печать (если применяется).
Пример готового текста
Ниже приведён пример, который можно скопировать в Word и заменить сведениями вашей организации.
Шаблон в формате DOCX (скачать)
Файл-шаблон соответствует действующему законодательству РФ и уже содержит необходимые поля для заполнения.
Текст письма
ООО «Компания-Отправитель»
123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
ИНН 7701234567, КПП 770101001, ОГРН 1157746123456
тел.: +7 (495) -23-45-67, e-mail: mail@company.ru
Получателю:
ООО «Компания-Получатель»
г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 5
Сопроводительное письмо № 15/06-26 от 20 апреля 2026 г.
Направляем Вам на подписание оригинал договора поставки № 123/25 от 15 апреля 2026 г. в двух экземплярах.
Просим:
- ознакомиться с документом;
- подписать оба экземпляра;
- один подписанный экземпляр не позднее 27 апреля 2026 г. направить по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, ООО «Компания-Отправитель», с пометкой «Договор № 123/25».
Вложения:
- Договор поставки № 123/25 от г. – 2 экз.
- Спецификация № 1 – 2 экз.
- Карта партнёра – 1 экз.
С уважением,
Иванов И.И.
директор ООО «Компания-Отправитель»
М.П. (при наличии печати)
Как оформить опись вложений
Опись оформляется на отдельном листе или в нижней части письма. Каждый документ пронумеровывается, указывается количество экземпляров и страниц. Для удобства можно использовать специальный штамп «Опись вложений».
Советы по отправке
- Курьерская служба/почта России: не забудьте вложить копию сопроводительного письма в пакет, а вторую оставить у себя с отметкой о вручении.
- Электронная подпись: если документы подписываются через ЭДО, в самом письме указывайте ссылку на документ в системе и срок подписания.
- СМС/мессенджеры: по согласованию сторон можно дополнительно отправить короткое уведомление о высылке документов, но это не освобождает от официального письма на бумаге.
Правильно составленное сопроводительное письмо с просьбой вернуть подписанный экземпляр минимизирует риски недоразумений и ускоряет деловые процессы. Воспользуйтесь предложенным шаблоном, внесите свои данные и отправляйте документы уверенно!