В любой коммерческой практике рано или поздно возникает необходимость изменить уже заключённый договор. Наиболее удобным и юридически корректным способом фиксировать такие изменения является дополнительное соглашение к договору. В статье мы разберём‚ что это за документ‚ почему он важен‚ как правильно оформить запрос о подписи и возврате экземпляра‚ а также представим готовый образец письма‑запроса.
Что такое дополнительное соглашение?
Дополнительное соглашение (далее – допсоглашение) – это письменный документ‚ заключаемый между сторонами уже существующего договора с целью:
- изменить отдельные условия договора;
- добавить новые обязательства;
- отменить часть ранее согласованных пунктов;
- уточнить детали исполнения обязательств.
По закону (Гражданский кодекс РФ‚ статья 420) изменения к договору имеют силу только в случае‚ если они оформлены в письменной форме (за исключением некоторых договоров‚ где допускается устное изменение). Поэтому без правильно оформленного допсоглашения любые устные договорённости могут быть признаны недействительными.
Преимущества использования электронного документооборота (ЭДО)
Традиционно допсоглашения печатали‚ подписывали‚ сканировали и отправляли по почте. В современном бизнесе это выглядит устаревшим и затратным. При помощи ЭДО и квалифицированной электронной подписи (КЭП) можно:
- Сэкономить время – подпись ставится в несколько кликов;
- Сократить расходы на бумагу и транспорт;
- Иметь юридически значимый документ‚ подтверждённый ФЗ‑63 «Об электронной подписи»;
- Отслеживать статус документа (отправлен‚ получен‚ подписан).
В большинстве компаний уже внедрены сервисы типа Электронный Договор Онлайн (ЭДО)‚ СБИС‚ Диадок и др. Поэтому в запросе стоит уточнить‚ в какой системе предпочтительно обмениваться документом.
Как правильно сформировать запрос на подпись и возврат экземпляра?
Запрос – это отдельное письмо (может быть электронным)‚ в котором вы деликатно‚ но уверенно просите контрагента:
- ознакомиться с приложенным допсоглашением;
- подписать его своей подписью (КЭП либо оригинальной подписью);
- вернуть один из двух экземпляров (обычно оригинал сохраняет инициатор‚ а копию получает контрагент).
Ключевые элементы письма:
- Тема письма – кратко отражает суть (например‚ «Подписание дополнительного соглашения к договору №123 от »).
- Вводная часть – указываете‚ к какому договору относится допсоглашение‚ и цель его заключения.
- Описание документа – количество страниц‚ форма (PDF/Word)‚ наличие подписи КЭП.
- Инструкция по подписанию – в какой системе‚ до какого срока‚ к кому обращаться в случае вопросов.
- Запрос на возврат экземпляра – указываете способ (скан‚ электронный документ‚ обычная почта).
- Контактные данные – телефон‚ e‑mail‚ ответственный менеджер.
- Благодарность и подпись отправителя.
Пример текста запроса
<p>Уважаемый(ая) Иван Иванович!</p>
<p>В соответствии с пунктом 5.2 нашего Договора № 123 от г. (далее – «Договор») необходимо внести изменения‚ связанные с увеличением объёма поставки продукции на 15 % с 1 июля 2026 г. Прилагаем к письму Дополнительное соглашение № 2 к Договору‚ состоящее из 3‑х страниц.</p>
<p>Просим вас:</p>
<ol>
<li>Ознакомиться с содержанием допсоглашения;</li>
<li>Подписать документ с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) в системе <b>Диадок</b> (ссылка: https://diadoc.ru/). Если у вас нет доступа к КЭП – сообщите‚ и мы вышлем бумажный вариант для оригинальной подписи;</li>
<li>Вернуть один из двух экземпляров (оригинал) в электронном виде (скан в PDF) на адрес <a href=»mailto:contracts@company.ru»>contracts@company.ru</a> до г. или‚ при желании‚ отправить оригинал обычной почтой по адресу: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5.</li>
</ol>
<p>При возникновении вопросов‚ пожалуйста‚ свяжитесь со мной по телефону +7 (495) -23‑45‑67.</p>
<p>Благодарим за оперативное сотрудничество!</p>
<p>С уважением‚<br>
<b>Петр Петров</b><br>
Менеджер по работе с клиентами<br>
ООО «Пример»<br>
email: petrov@primer.ru<br>
тел.: +7 (495) -23‑45‑67</p>
Юридические нюансы при оформлении допсоглашения
- Форма и язык. Закон не требует «офицального» шаблона‚ но документ должен быть составлен в свободной форме‚ ясно формулировать новые условия и указывать‚ что он является дополнением к конкретному договору (указывайте номер‚ дату‚ стороны).
- Количественное исполнение. Как правило‚ допсоглашение готовят в двух экземплярах‚ каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранит инициатор‚ второй – контрагент.
- Подписи. Если обе стороны используют КЭП‚ подпись ставится в электронном виде. При комбинированном способе (одна сторона – КЭП‚ другая – оригинальная подпись) важно‚ чтобы каждый экземпляр был подписан обеими сторонами.
- Дата вступления в силу. В тексте укажите‚ с какого момента изменения начинают действовать (например‚ «с даты подписания обеими сторонами» или «с г.»).
- Указание на основной договор. В первой части допсоглашения обязательно укажите: «Настоящее дополнительное соглашение являеться неотъемлемой частью Договора № 123 от г.»
Краткий чек‑лист перед отправкой
| Элемент | Проверено? | Комментарий |
|---|---|---|
| Номер и дата основного договора | ☐ | |
| Точное описание изменений | ☐ | |
| Указание количества экземпляров | ☐ | |
| Дата вступления в силу | ☐ | |
| Подписи (КЭП/ручные) обеих сторон | ☐ | |
| Ссылка/инструкция по ЭДО | ☐ | |
| Контактные данные ответственного | ☐ | |
| Срок возврата экземпляра | ☐ |
Что делать‚ если контрагент не реагирует?
Если после отправки письма с запросом о подписи вы не получаете ответа в течение оговорённого срока‚ рекомендуется:
- Отправить напоминание (короткое письмо‑напоминание‚ в котором указываете срок‚ уже прошедший‚ и просите подтвердить получение.
- Связаться по телефону – иногда письма теряются в спаме‚ а разговор ускорит процесс.
- Если ситуация критична‚ официально вынесите запрос в форму «Уведомление о необходимости исполнения обязательств» с указанием возможных последствий (например‚ приостановка поставок).
Запрос «Просим вас подписать дополнительное соглашение и один экземпляр вернуть» – это простая‚ но важная часть делового общения. Правильно оформленное допсоглашение защищает интересы обеих сторон‚ а чётко построенный запрос ускоряет процесс согласования и подписи. Используйте электронный документооборот‚ следуйте юридическим рекомендациям и не забывайте фиксировать каждый шаг в письменной форме – и ваш бизнес будет работать без лишних задержек.