Инвентаризация кассы — обязательная процедура‚ которая проводится минимум раз в год (а чаще — по мере необходимости). Её цель — сверить фактическое наличие денег в кассе с данными бухгалтерского учёта. Если денег в кассе меньше‚ чем в учёте‚ выявляется недостача. В данной статье разберём‚ какие бухгалтерские проводки нужно составить‚ чтобы отнести выявленную сумму на кассира.
Как выявляется недостача
Шаг 1. Составляется инвентаризационная комиссия (приказом руководителя).
Шаг 2. Оформляются акт инвентаризации кассы и сличительная ведомость (форма № INV-15 или в произвольной форме).
Шаг 3. Кассир предоставляет письменные объяснения о причинах несоответствия.
Шаг 4. Руководитель издаёт приказ об утверждении результатов инвентаризации и о взыскании недостачи.
Условия взыскания с кассира
- с кассиром должен быть заключён договор о материальной ответственности;
- вина кассира подтверждена актом комиссии и объяснением (или актом об отказе от объяснений);
- сумма недостачи не превышает среднемесячный заработок кассира либо взыскание производится в добровольном порядке или через суд.
Проводки для отнесения недостачи на кассира
Используем три счёта:
| Счёт | Назначение |
|---|---|
| 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | первичное отражение выявленной недостачи |
| 73.2 «Расчёты по возмещению материального ущерба» | перенаправление недостачи на конкретного виновного лица |
| 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» | удержание из зарплаты |
Последовательность проводок
- Дт 94 Кт 50 — отражена недостача наличных денег‚ выявленная при инвентаризации.
- Дт 73.2 Кт 94 — сумма недостачи списана на кассира как на виновное лицо.
- Дт 70 Кт 73.2, из зарплаты кассира удерживается сумма недостачи.
- (альтернативно) Дт 50 Кт 73.2 — кассир вносит недостающую сумму наличными в кассу.
Пример в числах
Ситуация. В кассе по учёту 120 000 ₽‚ фактически — 115 000 ₽. Недостача = 5 000 ₽. Решено взыскать полностью с кассира.
| Операция | Сумма‚ ₽ | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| Отражена недостача | 5 000 | 94 | 50 |
| Недостача отнесена на кассира | 5 000 | 73.2 | 94 |
| Удержано из зарплаты | 5 000 | 70 | 73.2 |
Что делать‚ если вины кассира нет
- Дт 94 Кт 50 — всё равно сначала отражаем недостача.
- Дт 91.2 Кт 94, если виновник не установлен или причина — ЧП‚ списываем на прочие расходы.
Важные нюансы
В течение 1 месяца после выявления сумма должна быть взыскана приказом руководителя; иначе, только через суд.
При добровольном согласии кассира можно оформить рассрочку и оформить письменное обязательство.
При невозможности установить виновное лицо недостача признаётся внереализационным расходом для целей налога на прибыль (при наличии подтверждающих документов).
Если при инвентаризации кассы выявлена недостача и вина кассира подтверждена‚ используйте следующую цепочку проводок:
Д 94, К 50 → Д 73.2 — К 94 → Д 70 — К 73.2
Это позволит корректно отразить в учёте обязанность кассира возместить ущерб и затем удержать сумму из его зарплаты.