Тема статьи: кто, где и как осуществляет постоянное хранение федерального (обязательного) экземпляра официальных документов в России.

Содержание

1. Правовая база
2. Ответственные органы и их функции
3. Этапы формирования и передачи обязательного экземпляра
4. Требования к постоянному хранению
5. Контроль, учёт и экспертиза

Правовая база

Постоянное хранение федерального (обязательного) экземпляра официальных документов регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 77‑ФЗ от  г. «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями от 8 июня 2020 г.).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения (подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от  г. № 125‑ФЗ).

Все эти документы образуют единую нормативную основу, определяющую:

1. Кому принадлежит обязанность создания обязательного экземпляра;
2. Какие документы подлежат обязательному экземпляру;
3. Порядок их комплектования, описания и передачи в архивные учреждения;
4. Требования к условиям постоянного хранения.

Ответственные органы и их функции

Этапы формирования и передачи обязательного экземпляра

Идентификация документов, подлежащих обязательному экземпляру

Согласно 77‑ФЗ и Приказу Росархива, к обязательным экземплярам относятся:

• Законы, указы, постановления и другие нормативные правовые акты;
• Документы, отражающие важнейшие события в истории государства (например, протоколы Конституционного собрания);
• Документы, содержащие сведения, представляющие культурную, научную или историческую ценность.

Комплектование обязательного экземпляра

В процессе комплектования соблюдаются следующие правила:

1. Подготовка двух одинаковых экземпляров (в небольших архивах – достаточно двух, в крупных – три).
2. Один экземпляр передаётся фондосдатчику (архивному учреждению, которое будет хранить документ в постоянном фонде).
3. Второй экземпляр – наблюдательное дело, из него формируется дело фонда (описание дел и документов).
4. Третий (при необходимости) – в отдел научного описания для подготовки описи постоянного хранения.

Описание и экспертиза

Перед передачей в архив обязательный экземпляр проходит:

• Экспертизу ценности (оценка исторической, научной, культурной значимости) – решение принимается ЭПК (Экспертно‑правовой комитет) архивного учреждения.
• Составление и согласование описей дел (в т.ч. по личному составу) в соответствии с пунктом 106 Правил.

Передача в архив

После утверждения описей и экспертизы документ передаётся в один из национальных фондохранилищ (Государственный архив РФ, региональные государственные архивы, муниципальные архивы, специализированные учреждения – библиотеки, музеи).

Требования к постоянному хранению

Место хранения

Постоянное хранение осуществляется в:

• Государственных архивах, включённых в перечень, утверждаемый Правительством РФ;
• Музеях, научных учреждениях и библиотеках, имеющих статус национального фондохранилища.

Условия хранения

Согласно Методическим рекомендациям ФАА, обязательный экземпляр должен храниться в условиях, обеспечивающих:

• Температуру 18‑22 °C и относительную влажность 45‑55 %;
• Защиту от прямого солнечного света, пыли, химических загрязнителей;
• Ограниченный доступ (только уполномоченным лицам) и систему контроля доступа;
• Регулярный мониторинг состояния (каждые 3‑5 лет – проверка на предмет физического износа, плесени, повреждений).

Сроки хранения

Для обязательного экземпляра установлен бессрочный (постоянный) срок хранения. Документы, попавшие в архив, классифицируются как «документы постоянного хранения» и находятся в архиве без ограничения срока.

Оборудование и технологии

Для обеспечения долгосрочной сохранности применяются:

• Кислото-нейтральные папки и конверты;
• Альтернативные носители (микрофильм, микрофиш, цифровые копии) – в случае необходимости и с обязательным указанием оригинала;
• Системы автоматизированного учёта (Электронный архивный учёт – ЭАУ) для отслеживания перемещения и состояния документов.

Контроль, учёт и экспертиза

Учёт

Все обязательные экземпляры фиксируются в едином реестре обязательных экземпляров, который ведётся ФАА совместно с архивными учреждениями. В реестре указываются:

• Наименование документа;
• Дата и номер издания;
• Код архивного дела и номер описи;
• Состояние (исправные, повреждённые, требующие реставрации).

Экспертиза ценности

Экспертный комитет проводит оценку ценности в три этапа:

1. Первичная оценка (соответствие критериям обязательного экземпляра);
2. Экспертное заключение (оценка исторической, научной, культурной значимости);
3. Утверждение руководителем органа, создавшего документ, или уполномоченным лицом.

Контроль со стороны Росархива

Росархив осуществляет ежегодный мониторинг:

• Проверку соблюдения сроков передачи обязательного экземпляра;
• Контроль за состоянием архивных фондов;
• Проведение проверок на соответствие требованиям хранения (в т.ч. проверка наличия обязательных экземпляров в фондах).

Постоянное хранение федерального (обязательного) экземпляра официальных документов в России – это тщательно регламентированный процесс, основанный на совокупности законов, приказов и методических рекомендаций. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Обязательный экземпляр создаётся в соответствии с 77‑ФЗ и Приказом Росархива от 31 июля 2023 г.;
• Ответственность за создание, комплектование и передачу лежит на создавшем документ органе (министерство, ведомство, муниципальное образование);
• Федеральное архивное агентство и Государственный архив Российской Федерации отвечают за экспертизу, описание и постоянное хранение в национальных фондохранилищах;
• Условия хранения должны соответствовать строгим климатическим и охранным требованиям, а срок хранения – бессрочный;
• Контроль и учёт ведутся через реестры, электронные системы и регулярные проверки.

Только при соблюдении всех этих требований документы сохранят свою историческую ценность и будут доступны будущим поколениям.

Дата генерации статьи: 11:39:10