Дата публикации:

В соответствии с требованиями российского законодательства (ФЗ «О прослеживаемости товаров», постановление Правительства РФ № 1263 от  г. и др.) субъекты хозяйственной деятельности обязаны регулярно подавать в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор) уведомления об остатках прослеживаемых товаров. Данный документ позволяет контролировать движение продукции, предотвращать контрафакт и обеспечивать безопасность потребителей.

Правовая база

• Федеральный закон от № 232‑FЗ «О прослеживаемости товаров».
• Постановление Правительства РФ от № 1263 «Об утверждении правил заполнения и представления уведомлений об остатках прослеживаемых товаров».
• Приказ Роспотребнадзора от № 04‑03/2023 «Об утверждении формы уведомления и электронного портала для подачи данных».

Что считается «прослеживаемыми товарами»?

К прослеживаемым товарам относятся изделия, подлежащие обязательной маркировке уникальными идентификационными кодами (УИК). К ним относятся:

1. Алкогольная продукция;
2. Табачные изделия;
3. Лекарственные препараты;
4. Товары детского питания;
5. Товары, содержащие опасные химические вещества (например, пестициды).

Требования к уведомлению

Уведомление должно содержать следующую информацию:

• Наименование предприятия (юридическое лицо или ИП);
• ИНН, КПП, ОГРН;
• Контактные данные (телефон, e‑mail, адрес электронной почты для обратной связи);
• Дата подачи (в формате ДД.MM.ГГГГ);
• Список прослеживаемых товаров с указанием:
  • Код маркировки (УИК);
  • Наименование товара;
  • Серия/партионный номер;
  • Дата производства;
  • Срок годности (если применимо);
  • Остаток на складе (в штуках или в литрах/килограммах);
  • Единица измерения.
• Подпись уполномоченного лица и печать (для бумажных форм).

Пошаговая инструкция заполнения

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Соберите информацию из внутренних систем учета (ERP, WMS, система маркировки). Убедитесь, что все УИК актуальны и не содержат ошибок.

Шаг 2. Авторизация в портале «Электронный кабинет прослеживаемых товаров»

1. Перейдите на сайт https://e-trace.gov.ru.
2. Войдите, используя сертификат ЭЦП или логин/пароль, выданный Роспотребнадзором.
3. Выберите раздел «Уведомления» → «Остатки».

Шаг 3. Заполнение формы

1. Нажмите кнопку «Создать новое уведомление».
2. В поле «Дата подачи» укажите текущую дату.
3. В разделе «Товары» загрузите файл в формате .xlsx или .csv со следующими колонками:
   • УИК
   • Наименование
   • Серия/партионный номер
   • Дата производства
   • Срок годности
   • Остаток
   • Ед. измерения
4. Система автоматически проверит корректность данных (контроль уникальности УИК, формат дат, соответствие единиц измерения).
5. При обнаружении ошибок исправьте их в загруженном файле и повторите загрузку.

Шаг 4. Проверка и подтверждение

• После успешной загрузки нажмите «Проверить». Портал покажет список найденных несоответствий.
• Если всё в порядке, нажмите «Подтвердить отправку». Уведомление будет подписано вашей ЭЦП и отправлено в Роспотребнадзор.

Шаг 5. Получение подтверждения

В течение 24 часов вы получите электронное подтверждение (PDF‑документ) с уникальным номером уведомления. Сохраните его в архиве бухгалтерии.

Пример заполнения (таблица)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно подавать уведомление?

По нормативу – единожды в квартал (до 10‑го числа месяца, следующего за отчетным кварталом). В случае значительных изменений (поступление/выбытие крупной партии) допускается подать дополнительное уведомление в течение 5 рабочих дней.

Можно ли использовать бумажный вариант?

Да, но только в исключительных случаях, когда электронный доступ к порталу невозможен. В таком случае форму следует отправить заказным письмом в адрес Роспотребнадзора с приложением подписи и печати.

Что делать, если обнаружен просроченный товар?

Необходимо незамедлительно оформить «Уведомление о списании просроченных товаров» и передать информацию в тот же электронный кабинет. Списание без соответствующего уведомления считается нарушением.

Куда обращаться за технической поддержкой портала?

На странице поддержки доступны телефон горячей линии (8‑800‑555‑1234) и форма обратной связи.

Советы по избежанию ошибок

• Проверяйте актуальность УИК перед загрузкой – старые коды могут быть сняты с учета.
• Используйте единую шаблон‑таблицу, согласованную с отделом ИТ, чтобы избежать расхождений в названиях колонок.
• Регулярно синхроните данные между ERP и системой маркировки (не допускайте «запасов», которые уже списаны в бухгалтерии).
• Храните резервные копии всех отправленных файлов минимум 5 лет (требования архивирования).
• Назначьте ответственного сотрудника за проверку уведомления перед отправкой – это уменьшит риск штрафов.

Заполнение уведомления об остатках прослеживаемых товаров – важный элемент системы контроля качества и безопасности продукции. Следуя изложенному порядку, используя электронный портал и соблюдая требования законодательства, предприятие минимизирует риск штрафных санкций и способствует прозрачности товарооборота.

Помните: своевременная и корректная подача уведомления – это не только юридическая обязанность, но и показатель профессионального отношения к своей продукции и клиентам.