Уведомительная регистрация – обязательный юридический процесс, предусмотренный Трудовым кодексом РФ (ст. 50), при котором коллективный договор (соглашение) и его изменения направляются в орган по труду для официального учета. В Москве этим органом является Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы (далее – Департамент).

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ, ст. 50. В течение семи календарных дней со дня подписания коллективного договора (соглашения, а также его изменений и дополнений) работодатель обязан направить документ на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.
• Решение Московской трёхсторонней комиссии от  г. Устанавливает порядок регистрации в городе Москве, включая требования к документам и форму подачи.
• Постановления Департамента труда и социальной защиты Москвы. Регламентируют порядок электронного и бумажного представления документов, а также выдачу регистрационных номеров.

Кто обязан регистрировать?

1. Работодатель (юридическое лицо) – в полном объёме.
2. Представитель работодателя (уполномоченный сотрудник, юрист, доверенное лицо).
3. Если договор подписан несколькими работодателями – каждый из них обязан направить свой экземпляр.

Какие документы необходимо подготовить?

Список обязательных документов, подтверждённый Департаментом:

• Сопроводительное письмо в произвольной форме с указанием:
  • Наименования организации‑работодателя;
  • ФИО и должности лица, подписавшего договор;
  • Контактных данных (телефон, e‑mail);
  • Перечня прилагаемых документов.
• Текст коллективного договора (соглашения) в двух экземплярах (для бумажной подачи) или один файл в электронном виде (PDF, DOCX).
• Если имеются изменения и/или дополнения – отдельный документ, оформленный в той же форме, что и основной договор.
• Документ, подтверждающий уполномочие представителя (доверенность или приказ о назначении).
• Копия учредительных документов организации (Устав, свидетельство о регистрации) – в случае, если Департамент запрашивает их дополнительно.
• Для электронного заявления – ЭЦП (Электронная цифровая подпись) уполномоченного лица.

Сроки подачи

Семидневный срок считается с первого дня, следующего за датой подписания договора. Если последний день срока выпадает на выходной или праздничный день, срок продлевается до первого рабочего дня.

Порядок подачи документов

Подача в бумажном виде

1. Подготовить два экземпляра договора и сопроводительные документы.
2. Упаковать их в конверт, указав в адресе:
   
   Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы, отдел регистрации коллективных договоров.
3. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или вручить лично в регистратуру.
4. После приёма документов Департамент вносит запись в журнал учёта и ставит штамп «Уведомительно зарегистрировано» с указанием даты и регистрационного номера.

Подача в электронном виде

1. Зайти на Электронный портал Департамента труда и соцзащиты Москвы (https://trud.mos.ru).
2. В разделе «Уведомительная регистрация коллективных договоров» заполнить онлайн‑форму:
   • Ввести реквизиты организации;
   • Загрузить файл договора (PDF, DOCX) и сопроводительные документы;
   • Подписать заявление ЭЦП уполномоченного лица.
3. Отправить заявление. Система выдаёт автоматическое подтверждение о получении и присваивает временный номер заявки.
4. В течение 3‑5 рабочих дней Департамент проверяет соответствие документов требованиям и вносит запись в журнал. После регистрации заявителю приходит электронное уведомление с регистрационным номером и датой.

Что происходит после регистрации?

• Документ включается в журнал учёта коллективных договоров Департамента.
• Полученный регистрационный номер указывается в каждой копии договора, а также в последующих изменениях.
• Регистрация подтверждает законность договора, но не является его утверждением – договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Последствия несоблюдения сроков

Если договор не направлен в течение 7 дней, возможны следующие санкции:

• Штраф для работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей (в зависимости от количества нарушений и категории предприятия).
• Риск признания договора недействительным в случае спора, если суд сочтёт, что отсутствие регистрации нарушило законные интересы работников.
• Отказ в предоставлении государственных субсидий и грантов, требующих подтверждения наличия зарегистрированного коллективного договора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать договор одновременно в бумажном и электронном виде?

Да, но в таком случае один из вариантов считается дублирующим. Рекомендуется выбрать один способ, чтобы избежать двойного учёта.

Что делать, если срок регистрации просрочен?

Необходимо немедленно подать документ с указанием причины просрочки. Департамент может принять документы, но штраф будет начислен за каждый день просрочки.

Нужно ли регистрировать каждый отдельный пункт договора?

Регистрация производится только для самого договора (и отдельных приложений). Отдельные пункты в отдельные документы не подаются.

Как проверить статус регистрации?

Через личный кабинет на портале Департамента можно запросить статус по номеру заявки. При бумажной подаче статус уточняется по телефону регистратуры.

Пример сопроводительного письма

ООО «ПримерТруд»
ИНН 7701234567
ОГРН 1177746001234
Адрес: 115035, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

От: Иванов И.И., директор
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: director@primertrud.ru
«19» апреля 2026 г;

В Департамент труда и социальной защиты населения
г. Москвы

Сопроводительное письмо
о проведении уведомительной регистрации
коллективного договора № 12/2026 от г.

Уважаемые коллеги!

В соответствии со ст. 50 ТК РФ и решением Московской трёхсторонней комиссии от г.
просим провести уведомительную регистрацию коллективного договора
«О социальном и трудовом обеспечении работников ООО «ПримерТруд»,
подписанного 15 апреля 2026 г.

В приложении:
Текст коллективного договора (2 экземпляра);
Протокол об изменениях (если есть);
Доверенность № 1234 от г. на подпись представителя;
Копия Устава организации.

Контактное лицо – Иванов И.И., телефон +7 (495) -23‑45‑67.

С уважением,
____________________
Иванов И.И.
директор

Уведомительная регистрация коллективных договоров в Москве – процесс, требующий строгого соблюдения сроков и комплектности документов. Применение электронных сервисов ускоряет процедуру, но обязательна подпись ЭЦП. При правильном подходе регистрация занимает от 3 до 7 рабочих дней, после чего договор получает официальное подтверждение в виде регистрационного номера, что защищает интересы как работодателя, так и работников.

Помните: своевременная регистрация – залог законности и эффективности вашего коллективного договора.