Назначение документа: Утвердить структуру, функции, порядок работы и ответственность отдела, который занимается учётом, распределением и контролем использования жилой площади в организации (жилищном фонде, муниципальном учреждении, крупном предприятии).
Общие положения
Положение разработано в соответствии с действующим законодательством РФ: Жилищным кодексом, Федеральным законом «О государственной регистрации недвижимости», приказами Минжильстроя и локальными нормативными актами организации.
Положение распространяется на всех работников отдела, а также на сотрудников иных подразделений, взаимодействующих с отделом по вопросам учёта и распределения жилой площади.
Положение вступает в силу со дня его официального утверждения и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года.
Цели и задачи отдела
- Учёт жилой площади – ведение единой базы данных о всех жилых помещениях, их характеристиках и статусе.
- Распределение жилой площади – обеспечение справедливого и прозрачного распределения жилых помещений между сотрудниками, членами семьи, арендодателями и другими заинтересованными лицами.
- Контроль за использованием – мониторинг фактического использования жилой площади, выявление нарушений и их устранение.
- Подготовка аналитических материалов – формирование отчетов о состоянии жилого фонда, потребностях в жилье и эффективности распределения.
- Консультирование – предоставление рекомендаций сотрудникам и руководству по вопросам учёта и распределения жилой площади;
Структура отдела
- Руководитель отдела – отвечает за организацию работы, взаимодействие с руководством и внешними органами.
- Специалисты по учёту – ведут реестр жилой площади, обновляют данные, формируют справки.
- Менеджер по распределению – осуществляет подбор и распределение жилых помещений, ведёт переговоры с заявителями.
- Контролёры – проверяют соблюдение правил пользования жильём, проводят ревизии.
- Административный сотрудник – обеспечивает документооборот, работу с корреспонденцией и архивом.
Функциональные обязанности
Руководитель отдела
- Разрабатывает и утверждает внутренние регламенты работы отдела.
- Контролирует выполнение планов по учёту и распределению жилой площади.
- Отчитывается перед руководством организации о результатах деятельности.
- Утверждает порядок проведения проверок и ревизий.
Специалисты по учёту
- Вводят и актуализируют сведения о жилых помещениях в информационную систему.
- Осуществляют инвентаризацию жилого фонда (площадь, состояние, кадастровый номер).
- Подготавливают справки и выписки для внутренних и внешних запросов.
Менеджер по распределению
- Принимает заявки на предоставление жилой площади.
- Проводит проверку правомерности заявок (соответствие критериям, наличие свободных помещений).
- Составляет графики заселения и выселения;
- Оформляет договоры аренды/пользования, ведёт их регистрацию.
Контролёры
- Проводят плановые и внеплановые проверки фактического использования жилой площади.
- Составляют акты о нарушениях и вносят предложения по их устранению.
- Контролируют соблюдение сроков сдачи в аренду/выселения.
Административный сотрудник
- Обеспечивает своевременный документооборот (приём, рассылка, хранение).
- Ведёт архив договоров, актов и справок.
- Организует работу с электронными заявками.
Порядок работы отдела
Приём и обработка заявок
- Заявка поступает в электронном виде через корпоративный портал или в письменной форме.
- Менеджер по распределению проверяет наличие необходимых документов (паспорт, трудовая книжка, справка о составе семьи).
- При отсутствии недостатков заявка передаётся специалисту по учёту для проверки наличия свободного помещения.
- Если помещение найдено, формируется проект договора и согласовывается с заявителем.
Регистрация и учёт
- Все сведения о жилой площади вносятся в единую информационную систему «ЖилПлощадь‑Система» (внутренний реестр).
- Для каждого помещения фиксируются: адрес, кадастровый номер, площадь, техническое состояние, дата ввода в эксплуатацию, текущий статус (свободно/заполнено/на ремонте).
- При изменении статуса (например, выселение) специалист по учёту вносит соответствующие изменения в реестр.
Контроль и ревизия
Контролёры проводят ревизию не реже одного раза в полугодие. Процесс ревизии включает:
- Сверку данных реестра с фактическим состоянием помещений.
- Осмотр состояния жилых помещений (технические дефекты, нарушения правил пользования).
- Составление акта проверки и направление его руководителю отдела.
- Разработка плана мероприятий по устранению выявленных нарушений.
Отчётность
Отдел обязуется предоставлять следующие отчёты:
- Ежемесячный отчёт о состоянии жилого фонда (количество свободных, занятых, находящихся в ремонте помещений).
- Квартальный анализ эффективности распределения (среднее время заселения, процент отказов, уровень удовлетворённости заявителей).
- Годовой финансовый отчёт о доходах от аренды и расходах на содержание жилой площади.
Права и обязанности сотрудников отдела
| Права | Обязанности |
|---|---|
| Получать необходимую информацию от других подразделений организации. | Своевременно и точно вносить данные в реестр жилой площади. |
| Запрашивать документы у заявителей и проверять их подлинность. | Обеспечивать конфиденциальность персональных данных. |
| Инициировать проведение плановых проверок и ревизий. | Соблюдать сроки подготовки и подачи отчетных документов. |
| Участвовать в разработке внутренних нормативных актов. | Соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего распорядка. |
Взаимодействие с другими подразделениями
- Отдел кадров – поставка данных о составе семьи сотрудников, изменениях в семейном положении.
- Бухгалтерия – согласование финансовых условий аренды, получение сведений о поступлениях и расходах.
- Техническая служба – проведение ремонтных работ, оценка технического состояния помещений.
- Юридический отдел – проверка юридической чистоты договоров, решение спорных вопросов.
Порядок разрешения конфликтных ситуаций
- При возникновении спора (например, несогласие с решением о распределении) заявитель направляет письменную претензию в отдел.
- Руководитель отдела совместно с юридическим отделом рассматривает претензию в течение 10 рабочих дней.
- По результатам рассмотрения принимается решение, которое фиксируется в протоколе и доводится до заявителя.
- В случае несогласия заявителя с решением, он может обратиться в комиссию по рассмотрению жалоб, сформированную из представителей руководства организации.
Порядок внесения изменений в положение
Изменения вносятся по инициативе руководителя отдела, юридического отдела или в ответ на изменения в законодательстве. Процедура включает:
- Подготовка проекта изменений.
- Экспертиза проекта юридическим отделом.
- Согласование проекта с руководством организации;
- Утверждение нового текста приказом руководителя.
- Информирование всех сотрудников отдела и смежных подразделений о внесённых изменениях.
Заключительные положения
Настоящее Положение является обязательным к исполнению для всех сотрудников отдела по учёту и распределению жилой площади, а также для сотрудников иных подразделений, взаимодействующих с отделом. Его нарушение влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации.
Дата утверждения: 18 апреля 2026 г.
Утвердивший документ: Приказ № 12/2026 руководителя организации.