Актуально на 19 апреля 2026 г.
Нормативная база: что говорит закон?
Согласно ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ‚ трудовой договор обязательно заключается в письменной форме‚ причём составляется он в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами: работодателем и работником.
Ключевые моменты:
- Обязательная письменная форма. Устные договорённости не допускаются (кроме случаев‚ когда работа выполняется менее 2-х дней и не является постоянной).
- Один экземпляр остаётся у работодателя‚ второй передаётся работнику.
- Дополнительный третий экземпляр может потребоваться лишь в исключительных случаях, например‚ для направления в контролирующий федеральный орган при заключении договоров с отдельными категориями госслужащих (постановления Правительства РФ № 583 и др.).
Почему именно две копии?
Принцип «две копии — у каждого по одной» позволяет:
- Защитить права работника. У него всегда есть оригинал документа‚ если возникнут споры.
- Упростить проверки трудовой инспекции. Работодатель предъявляет свой экземпляр без необходимости запрашивать документ у сотрудника.
- Ускорить кадровый учёт. HR-служба работает только со своим экземпляром.
Что будет‚ если оформить один экземпляр?
Недостача подписанного у работника оригинала расценивается как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафы:
- должностное лицо: от 1 000 до 5 000 руб.
- юрлицо: от 30 000 до 50 000 руб.
Как правильно оформить экземпляры?
| Шаг | Действие |
|---|---|
| 1 | Распечатайте две идентичные копии договора на бумаге. |
| 2 | Внесите обязательные реквизиты: место работы‚ функция‚ условия оплаты‚ режим труда‚ гарантии и др. |
| 3 | Подпишите обе копии с обеих сторон‚ проставьте дату. |
| 4 | На первом листе каждого экземпляра сделайте отметку «Экземпляр № 1 — для работодателя» и «Экземпляр № 2 — для работника». |
| 5 | Выдайте экземпляр № 2 под расписку в личной карточке работника (Т-2). |
Частые ошибки
- Один экземпляр + копия. Ксерокопия не равнозначна оригиналу; работник может остаться без доказательств.
- Электронная подпись без бумаги. До 2026 г. электронный трудовой договор допускается только при наличии усиленной квалифицированной ЭЦП и обязательной бумажной распечатки для работника.
- «Внутренний» образец на фирменном бланке. Закон не требует единой формы: вы можете использовать собственный шаблон‚ главное — содержание ст; 57 ТК РФ.
Практический чек-лист для HR
- Заранее подготовьте две одинаковые пачки договоров на каждого кандидата.
- Перед подписанием дайте работнику время на прочтение.
- Убедитесь‚ что обе копии содержат одинаковые данные (даты‚ суммы‚ должность).
- Внесите номера экземпляров в журнал учёта трудовых договоров.
- Через 3 дня после выдачи проверьте наличие экземпляра у работника (опрос или электронная отметка в СЭД).
По общему правилу должно быть составлено ровно два экземпляра трудового договора. Это минимальное требование закона‚ которое защищает интересы обеих сторон и избавляет от штрафов. Соблюдайте простую процедуру «две копии — две подписи, две руки»‚ и ваши кадровые документы всегда будут в порядке.
Информация актуализирована по состоянию на 19 апреля 2026 г. Перед принятием кадровых решений рекомендуем сверяться с официальными источниками и консультироваться с юристом.