В современной деловой практике письмо-уведомление о задолженности — это первый формальный шаг к взысканию просроченной дебиторской задолженности. В 2026 году унифицированной формы документа по-прежнему не существует, поэтому каждая компания вправе разрабатывать собственный шаблон, соблюдая общие требования делового этикета и законодательства.
Зачем нужно уведомление
- Фиксирует факт просрочки и размер долга;
- Дает должнику последний шанс погасить обязательства в досудебном порядке;
- Служит доказательством добросовестности кредитора при последующем обращении в суд.
Структура письма-уведомления
Реквизиты
Документ оформляется на фирменном бланке организации и содержит:
• Исх. № ___ от «__» ______ 2026 г.
• Наименование и адрес получателя (должника)
• Наименование и контакты кредитора
Текст
В тексте обязательно указываются:
- Дата и номер договора, по которому образовалась задолженность;
- Размер долга на момент составления письма (в рублях, с НДС);
- Срок, до которого должник должен погасить задолженность (обычно 5–10 календарных дней);
- Банковские реквизиты для оплаты;
- Предупреждение о возможности передачи дела в суд или коллекторское агентство при неисполнении требования.
Образец письма-уведомления о задолженности
ООО «Ромашка»
123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10, офис 5
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Тел. +7 (495) -23-45-67
E-mail: buh@romashka.ru
Исх. № 15/26 от «20» апреля 2026 г.
Генеральному директору
ООО «Лютик»
Сергееву И.И.
Уведомление
о наличии просроченной задолженности
Направляем Вам настоящее уведомление о наличии задолженности по договору поставки № 17/25 от г.
По состоянию на «20» апреля 2026 г. просроченная задолженность составляет:
- основной долг — 580 000 (пятьсот восемьдесят тысяч) руб. 00 коп.;
- пени — 8 700 (восемь тысяч семьсот) руб. 00 коп.;
- ИТОГО: 588 700 руб. 00 коп.
Просим Вас в течение семи календарных дней со дня получения настоящего письма перечислить указанную сумму на расчетный счет:
Получатель: ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567
р/сч 40702###-###-####9012 в АО «Альфа-Банк»
к/сч 30101###-###-####0593
БИК 044525593
В случае непоступления денежных средств в установленный срок, ООО «Ромашка» оставляет за собой право обратится в суд с иском о взыскании задолженности, процентов, пени и судебных расходов.
С уважением,
Генеральный директор
__________________ Петрова И.А.
Как отправить письмо правильно
- Отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении на юридический адрес должника;
- Дублируйте копию на e-mail и факс;
- Сохраните скан подписанного оригинала и квитанцию о вручении.
Частые вопросы
Сколько раз можно отправлять уведомление?
Закон не ограничивает количество писем, но обычно достаточно одного-двух раз, после чего переходят к претензии или иску.
Можно ли отправить письмо по электронной почте?
Да, если в договоре прописано, что электронная переписка является приемлемой формой коммуникации. Иначе лучше использовать бумажный вариант.
Какой срок давности у дебиторской задолженности в 2026 году?
Общий срок исковой давности по договору поставки — 3 года с момента, когда кредитор узнал о нарушении своего права.
Готовые шаблоны для скачивания
Ниже приведены ссылки на актуальные бланки (формат Word и PDF, актуальные на ):
- Гарантийное письмо об оплате задолженности (Word)
- Уведомление о дебиторской задолженности (PDF)
- Письмо-поручение сотруднику перечислить деньги третьему лицу (Word)
Важно! Перед отправкой документа убедитесь, что в нем указаны точные реквизиты вашей организации и должника, а также правильно рассчитан размер долга с учетом последних платежей.