Начиная с 2025 года государственные и муниципальные учреждения обязаны применять новые формы электронных первичных документов, утверждённые приказом Минфина России от № 61н. ФСБУ 28/2023 дополнительно регламентирует состав документов и последовательность действий на каждом этапе инвентаризации. Ниже приведена подробная таблица первичных документов, необходимых именно на подготовительном этапе 2026 года, с указанием ответственных лиц и особенностей заполнения.
Таблица 1. Первичные документы подготовительного этапа инвентаризации 2026
| Наименование документа/действие | Форма / бланк | Ответственное лицо | Ключевые реквизиты и правила заполнения | Сроки |
|---|---|---|---|---|
| Приказ о проведении инвентаризации | Свободная форма на бланке учреждения | Руководитель учреждения |
| Не позднее 10 дн. до начала |
| Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации | Форма ИНВ-23 (унифицированная) | Главный бухгалтер / секретарь |
| В день издания приказа |
| Расписки материально-ответственных лиц | Свободная форма (приложение к приказу) | Материально-ответственные лица |
| За 1-3 дня до начала |
| План-график инвентаризации | Таблица Excel / 1С: «План-график инвентаризации» | Главный бухгалтер |
| Одновременно с приказом |
| Бухгалтерские справки-выписки по счетам учета | Отчёт 1С: «Остатки по счетам» (экспорт в Excel) | Бухгалтер |
| За 1 раб. день до начала |
| Сверка расчётов с дебиторами и кредиторами | Акт сверки (форма не регламентирована) | Бухгалтер-дебиторка |
| До 25-го числа предшествующего месяца |
| Инвентаризационные описи-черновики | Форма ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-19 (в редакции 2025 г.) | Председатель комиссии |
| День начала основного этапа |
| Уведомление в ИТ-отдел о блокировке проводок | Служебная записка | Главный бухгалтер |
| За 3 дня до начала |
Как заполняются электронные формы в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2
- Импорт данных из 1С в «инвентаризационную папку»
- Раздел «Документооборот → Инвентаризация → Подготовительный этап».
- Кнопка «Создать на основании приказа» → выбор ИНВ-формы.
- Электронная подпись ответственных лиц
- С 2025 года вместо печатных подписей используется КЭП (квалифицированная электронная подпись) через сервисы ФНС или ЕСИА.
- Распечатка «чек-листа» для членов комиссии
- 1С формирует PDF-файл «Первичные документы подготовительного этапа» с QR-кодом и контрольными суммами для офлайн-проверки.
Чек-лист бухгалтера перед началом инвентаризации 2026
- Приказ издан и зарегистрирован в журнале ИНВ-23.
- Все материально-ответственные лица подписали расписки.
- План-график согласован с комиссией и утверждён руководителем.
- Остатки по счетам актуализированы на «нулевую дату».
- Акты сверки с контрагентами подписаны и загружены в 1С.
- Электронные формы ИНВ-1…ИНВ-19 созданы и «запечатаны» (статус «Черновик»).
- В 1С выставлен режим «Блокировка хозяйственных операций».
Подготовительный этап инвентаризации в 2026 году требует строгого соблюдения новых электронных форм и согласованных действий комиссии, бухгалтерии и материально-ответственных лиц. Заранее сформированные первичные документы минимизируют ошибки и ускоряют переход к основному и заключительному этапам.
Обновляйтесь своевременно: в 2026 году ожидаются уточнения приказа Минфина № 61н в части кодирования объектов по ГИС «Госзакупки».