После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР) в 2023 году персонифицированный учёт претерпел кардинальные изменения. Ушли в прошлое привычные формы РСВ-1 и 4-ФСС. Теперь всю ключевую информацию о застрахованных лицах и начисленных взносах собирает форма ЕФС-1. В статье разберёмся, как в 2025 году работодатели и самозанятые должны организовывать персонифицированный учёт, какие сведения передавать и какие ошибки чаще всего встречаются на практике.

Что такое персонифицированный учёт и зачем он нужен

Персонифицированный (индивидуальный) учёт — это постоянное накопление, обновление и хранение сведений о каждом застрахованном лице:

• о трудовой деятельности, периодах работы и стаже;
• о начисленных и уплаченных страховых взносах;
• о размере заработка и особых условиях труда (вредность, опасность, северные надбавки);
• о периодах социального страхования (больничные, декреты, детские пособия и др.).

Данные используются:

1. для расчёта и назначения пенсий (страховой, накопительной, досрочной);
2. для предоставления мер социального обеспечения (пособий, компенсаций);
3. для контроля добровольных взносов и негосударственного пенсионного обеспечения.

Кто обязан вести персонифицированный учёт

Обязанность несут:

• все организации, заключившие трудовые или гражданско-правовые договоры с физлицами;
• индивидуальные предприниматели и самозанятые, выплачивающие вознаграждения физлицам;
• физлица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы (адвокаты, арбитражные управляющие, нотариусы и др.).

Формы отчётности в 2025 году

ЕФС-1 — единая форма для СФР

С 2023 года действует форма ЕФС-1, которая объединила:

• расчёт по взносам (бывшая ЕРСВ);
• персонифицированные сведения (бывшая форма СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД);
• информацию для соцстраха (ранее 4-ФСС).

Структура ЕФС-1

Сроки сдачи:

• ежемесячно не позднее 25 числа следующего месяца;
• годовая форма — до 25 января следующего года.

Дополнительная форма СЗВ-КОРР

Если после сдачи ЕФС-1 выявлена ошибка, используйте форму СЗВ-КОРР для уточнения персонифицированных сведений. Сдать корректировку нужно в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки.

Какие данные передаются о каждом застрахованном лице

• ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• Тип документа, удостоверяющего личность (паспорт, вид на жительство и др.);
• Сведения о трудовом договоре:
  • вид договора (трудовой, ГПХ);
  • даты начала/окончания;
  • полная занятость или неполная рабочая неделя;
  • основание трудоустройства (основное место работы, совместительство).
• Сведения о заработке и взносах:
  • начисленные выплаты и взносы по тарифам;
  • информация о доходах, превышающих предельную базу;
  • взносы на дополнительное пенсионное обеспечение (ДПО, НПО).
• Особые условия труда:
  • коды вредных и опасных профессий (перечень из Приказа № 537н);
  • периоды работы на Крайнем Севере и приравненных территориях.

Алгоритм работы страхователя шаг за шагом

1. Регистрация в СФР
   Получите электронную подпись и зарегистрируйтесь на сайте eservic.sfr.gov.ru.
2. Создание списка застрахованных лиц
   Загрузите сведения о новых сотрудниках до начала работы через СИС «Персонифицированный учёт» либо отправьте форму ЕФС-1.
3. Ежемесячное формирование ЕФС-1
   • проверьте корректность СНИЛС;
   • рассчитайте взносы по базовым и дополнительным тарифам;
   • заполните раздел 2 с персонифицированными сведениями;
   • отправьте файл с цифровой подписью в СФР до 25 числа.
4. Контроль и корректировка
   Отслеживайте квитанции о приёме и уведомления об ошибках. При необходимости подайте СЗВ-КОРР.

Типовые ошибки и как их избежать

Электронные сервисы СФР

• Личный кабинет страхователя — проверка расчётов, отслеживание статуса отправленных форм;
• Сервис «Проверь СНИЛС», онлайн-валидация номеров СНИЛС сотрудников;
• API-интерфейс — автоматическая выгрузка из зарплатных систем (1С, Контур-Зарплата, ГК «Бест» и др.);
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — подача сведений о переводах, увольнениях и приёме на работу в реальном времени.

Ответственность за нарушения

За непредставление или искажение персонифицированных сведений:

• штраф на организацию — от 500 до 1 000 руб. за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Закона № 27-ФЗ);
• штраф на ИП, от 300 до 500 руб. за каждое лицо;
• повторное нарушение влечёт штраф до 5 000 руб.

1. Сдавайте ЕФС-1 ежемесячно до 25 числа.
2. Проверяйте СНИЛС и паспортные данные сотрудников перед отправкой.
3. Фиксируйте все дни трудовых отношений, даже при неполной ставке.
4. Не забывайте о кодах вредных условий — это влияет на льготный стаж.
5. Используйте электронную подпись и API-интеграцию для быстрой отправки.
6. При ошибке сразу подавайте СЗВ-КОРР в течение 5 дней.
7. Храните все первичные документы не менее 6 лет.

Полезные ссылки

• Официальный сервис СФР
• Федеральный закон № 27-ФЗ от
• Проверка СНИЛС на сайте ФНС

Статья актуальна на . За последними изменениями следите на сайте СФР и в официальных письмах ведомства.