Переезд компании в новый офис — это не только логистика и ремонт‚ но и обязательная кадровая процедура. С 2025 года требования к уведомлению сотрудников об изменении места работы стали жёстче: ФНС и Роструд проводят внеплановые проверки‚ а за ошибку грозит штраф до 50 000 ₽. В статье разберём:
- пошаговый алгоритм уведомления;
- сроки‚ которые нельзя сократить;
- как оформить документы‚ если офис переезжает в другой город или регион;
- что делать с иностранными сотрудниками (с учётом белорусского опыта).
Законодательная база: что изменилось в 2025–2026 гг.
С в Трудовой кодекс РФ добавлена ст. 72.1 ч. 4.1: работодатель обязан письменно уведомить каждого сотрудника о смене адреса офиса не позднее чем за 60 календарных дней до переезда. Если компания нарушает срок‚ сотрудник вправе:
- расторгнуть договор по собственному желанию и получить выходное пособие в размере 2-кратного среднемесячного заработка;
- отказаться от переезда и требовать перевода на аналогичную должность в ближайшем филиале.
Иностранным гражданам (в т.ч. из Беларуси) дополнительно нужно внести изменения в уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней после смены адреса фактического места работы.
Пошаговая инструкция для HR
Шаг 1. Фиксируем дату переезда и готовим проект приказа
Пример формулировки:
«Перевести с г. сотрудников ООО «Ромашка» на новое место выполнения трудовой функции: 123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ офис 5.»
Шаг 2. Отправляем уведомление каждому сотруднику
Используем форму Т-61-УВ‚ утверждённую Приказом Минтруда № 320 от :
- в строке «Причина» указываем «Организационные мероприятия‚ предусмотренные ст; 74 ТК РФ»;
- прикладываем схему проезда к новому офису;
- если расстояние > 50 км‚ добавляем расчёт компенсации за проезд.
Шаг 3. Получаем письменное согласие или отказ
Сотрудник ставит подпись:
- «С изменениями ознакомлен и согласен»;
- или «Не согласен. Прошу расторгнуть трудовой договор по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Шаг 4. Вносим изменения в трудовые договоры дополнительным соглашением
Допсоглашение должно быть подписано не позднее 3 дней до переезда.
Регионы и удалённые филиалы: особые правила
Если офис переезжает в другой субъект РФ:
- 60-дневный срок считаеться от даты публикации сведений на сайте Роструда о массовом увольнении (если сокращается более 15 % штата);
- нужно уведомить ФМС о новом адресе филиала в течение 7 дней (для иностранцев).
Иностранные сотрудники: чек-лист 2026
| Действие | Срок | Куда подавать |
|---|---|---|
| Изменить адрес в патенте/разрешении на работу | 10 раб. дней | ГУВМ МВД по месту нового офиса |
| Отправить уведомление в Белгосстрах (для граждан РБ) | 5 раб. дней | Онлайн-кабинет Белгосстраха |
| Обновить сведения в СЗВ-М | до 15 числа месяца после переезда | ПФР |
Шаблон уведомления для сотрудника
Уведомление
о переезде офиса
Уважаемый(ая) [ФИО]!
Информируем Вас о том‚ что с г. организация ООО «Ромашка» переезжает по новому адресу:
123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ офис 5.
В связи с этим изменяется место выполнения Ваших трудовых обязанностей.
Если Вы не согласны продолжать работу в новых условиях‚ трудовой договор может быть расторгнут по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия.
Срок подачи письменного ответа — до г.
Подпись работодателя ____________
Частые ошибки и штрафы
- Ошибка: отправили уведомление по электронной почте без электронной подписи.
Штраф: 30 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП). - Ошибка: забыли уведомить иностранца в течение 3 дней.
Штраф: до 1 000 000 ₽ для компании. - Ошибка: сократили срок уведомления до 30 дней.
Риск: сотрудник может оспорить увольнение и получить компенсацию за вынужденный прогул.
Контрольный список на день переезда
- ✅ Все подписи сотрудников собраны.
- ✅ Допсоглашения зарегистрированы в 1С.
- ✅ Отчет СЗВ-М отправлен в ПФР.
- ✅ Уведомления в ФНС и МВД переданы.
- ✅ Компенсации за проезд выплачены (если расстояние > 50 км).