Дата актуализации:  16:26 (по серверному времени)․ В статье использованы сведения из официальных источников Главная книга и Assistentus․ru․

Содержание

1. Что такое препроводительная ведомость к сумке (ПВС)
2. Нормативно‑правовое основание
3. Назначение и роль ПВС
4. Структура документа (ведомость, накладная, квитанция)
5. Основные реквизиты и правила их заполнения
6. Алгоритм оформления и передачи сумки
7. Образец заполнения (показательный вариант)
8. Типичные ошибки и порядок их исправления
9. Ответственность сторон
10. Хранение и архивирование копий
11. Часто задаваемые вопросы

Что такое препроводительная ведомость к сумке (ПВС)

Препроводительная ведомость к сумке — это комплект документов, сопровождающих передачу наличных денежных средств из кассы организации в банк через инкассатора․ По коду ОКУД документ имеет номер 0402300․ В комплект входят три взаимосвязанных листа:

• самая ведомость (внутри запломбированной сумки);
• накладная (прилагается с наружной стороны сумки);
• квитанция (тоже прикладывается снаружи)․

Документ оформляется кассовым работником (кассиром, бухгалтером) до того, как сумка будет запечатана․

Нормативно‑правовое основание

Основным нормативным актом, регулирующим порядок приёма наличных средств банком, является Положение Банка России № 318‑П от 24 апреля 2008 г․ (утверждённое Банком России )․ В нём указано, что банк принимает наличные на основании:

1. объявления на взнос наличными;
2. приходного кассового ордера (РКО);
3. препроводительной ведомости к сумке (ПВС 0402300), включающей в себя ведомость, накладную и квитанцию․

Назначение и роль ПВС

Препроводительная ведомость служит доказательством факта передачи наличных средств от юридического лица к инкассатору и далее в банк․ Она фиксирует:

• идентификацию передающей и получающей сторон;
• сумму и структуру передаваемых наличных (разбивка по номиналам);
• дату и номер инкассаторской сумки;
• подписи уполномоченных лиц и печати (по желанию организации)․

После передачи сумки документ остаётся у организации (третья копия) и используется при оформлении записей в кассовом журнале и в бухгалтерском учете․

Структура документа

Ведомость (внутри сумки)

Содержит полную информацию о передаваемых средствах․ Оформляется в трёх экземплярах (один внутри сумки, второй – в банке, третий – в бухгалтерии)․

Накладная (наружная часть)

Указывает данные о транспортировке: номер сумки, дата отгрузки, ФИО ответственного за передачу, подпись инкассатора․

Квитанция (наружная часть)

Подтверждает приём сумки инкассатором․ Содержит подпись и печать (если есть) инкассатора, а также отметку о целостности пломбы․

Основные реквизиты и правила их заполнения

Важно: исправлять ошибки в ПВС 0402300 запрещено․ При обнаружении неточностей документ возвращается отправителю, и оформляется новый бланк․

Алгоритм оформления и передачи сумки

1. Подготовка наличных – кассир/бухгалтер собирает наличность из кассы, проверяя её целостность․
2. Заполнение описи – в правой части ведомости указываются номиналы и количество банкнот․
3. Заполнение реквизитов – вводятся данные об организации‑отправителе, банке‑получателе, сумме, коде источника․
4. Подпись ответственного лица – кассовый работник ставит подпись (и печать, если в политике организации предусмотрена)․
5. Вложение ведомости в сумку – готовый лист кладётся внутрь инкассаторского чемоданчика․
6. Оформление накладной и квитанции – заполняются внешние листы, подписываются инкассатором․
7. Запломбирование сумки – инкассатор ставит пломбу, фиксирует её номер в полях «Пломба №…» и «Опломбированную сумку №… без пересчёта принял»․
8. Передача сумки – сумка с вложенными документами передаётся инкассатору, который подтверждает приём подписью и (по требованию) печатью․
9. Получение копий – первая копия (внутри) остаётся в сумке, вторая – у инкассатора, третья – в бухгалтерии организации․
10. Отражение в учете – полученные копии используются для заполнения приходного кассового ордера (РКО) и последующей сверки․

Образец заполнения (показательный вариант)

Ниже – условный пример заполнения ПВС 0402300․ Для реального применения скачайте официальную форму с сайта Банка России․

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Препроводительная ведомость к сумке (ОКУД 0402300) │
│ № сумки: 12345 Дата: │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ От кого: │
│ Наименование: ООО «Пример» ИНН: 7701234567 ОГРН: 1127700123456 │
│ Адрес: 115035, г․ Москва, ул․ Примерная, д․1 │
│ Руководитель: Иванов И․И․, должность – Директор │
│ Кассир: Петров П․П․, подпись: __________ │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Получатель: │
│ Наименование банка: АО «Банк Пример» БИК: 044525225 │
│ Расчётный счёт: 40702###-###-####2345 │
│ Лицевой счёт: 40###-###-####0012345 │
│ ИНН получателя: 7701234567 │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Сумма (прописью): пять миллионов сто пятьдесят три тысячи семьсот двадцать │
│ рублей 00 копеек │
│ Сумма (цифрами): 5 153 720,00 ₽ │
│ Символ поступления: 01 (приходный кассовый ордер) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Опись наличных (разбивка): │
│ 5000 ₽ – 500 шт․ = 2 500 000,00 ₽ │
│ 2000 ₽ – 300 шт․ = 600 000,00 ₽ │
│ 1000 ₽ – 200 шт․ = 200 000,00 ₽ │
│ 500 ₽ – 400 шт․ = 200 000,00 ₽ │
│ 100 ₽ – 80 шт․ = 8 000,00 ₽ │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Подписи: │
│ Кассир (подпись) ______________________ Дата __________ │
│ Руководитель (подпись) ________________ Дата __________ │
│ Инкассатор (подпись) ________________ Дата __________ │
│ Пломба № ___________ (инкассатор) │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Типичные ошибки и порядок их исправления

• Отсутствие подписи ответственного лица – документ считается недействительным, требуется новый бланк․
• Несоответствие суммы в прописи и цифрах – банк отклонит приём, инкассатор возвращает сумку․
• Ошибки в номинальном разложении – при проверке инкассатором выявляется несоответствие, сумка возвращается․
• Исправления в полях – запрещены полностью; при любой ошибке необходимо оформить новый документ․
• Отсутствие пломбы или её повреждение – банк отказывает в приёме; требуется повторная упаковка и новый ПВС․

Ответственность сторон

Согласно законодательству и внутренним регламентам банков:

• Отправитель (юридическое лицо) несёт ответственность за достоверность сведений в ПВС, за сохранность наличных до момента передачи․
• Инкассатор отвечает за целостность пломбы, за правильность заполнения накладной и квитанции, а также за своевременную передачу копий в банк․
• Банк обязан принять наличные только при наличии корректной ПВС, накладной и квитанции; в случае выявления недостачи или излишка оформляет акт вскрытия․

Хранение и архивирование копий

Третья копия (внутренний экземпляр) должна храниться в бухгалтерии не менее 5 лет (срок хранения бухгалтерской документации)․ Копии накладной и квитанции, полученные от инкассатора, следует разместить в:

• деле «Внутренний контроль»;
• приложении к приходному кассовому ордеру (РКО);
• архиве документов строгой отчётности․

При необходимости документ может быть использован в качестве доказательства в суде при спорах о недостаче․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить печать организации на ПВС?

С 2016 г․ юридические лица освобождены от обязательного удостоверения документов печатями․ Печать ставится только в случае, если она прописана в учетной политике фирмы или требует банк․

Что делать, если инкассатор забыл поставить печать в квитанции?

По правилам, отсутствие печати не делает документ недействительным, но рекомендуется запросить подпись и печать в течение следующего рабочего дня․ При отсутствии печати в рамках внутреннего контроля может потребоваться дополнительное подтверждение (например, электронный акт приёма‑передачи)․

Можно ли использовать электронную форму ПВС?

В 2024 г․ Банком России был одобрен электронный шаблон ПВС в формате PDF с электронной подписью․ Однако многие банки всё ещё требуют оригинальный бумажный бланк․ Перед внедрением уточните требования вашего банка․

Какие коды символов источника поступления использовать?

Коды утверждены в Положении Банка России № 3352‑У․ Примеры:

• 01 – «приходный кассовый ордер»;
• 02 – «объявление на взнос»;
• 03 – «перевод из другого банка»;
• 04 – «другие операции»․

При затруднениях рекомендуется обратиться к банковскому специалисту․

Как оформить акт вскрытия сумки?

Акт вскрытия оформляется только банковским работником при обнаружении несоответствия суммы․ В документе указываются результаты пересчёта, подписи обеих сторон и печать банка․

Препроводительная ведомость к сумке (ОКУД 0402300) – это ключевой документ, обеспечивающий юридическую чистоту и финансовую безопасность при транспортировке наличных средств через инкассаторов․ Тщательное соблюдение правил заполнения, отсутствие исправлений и правильное хранение копий позволяют избежать штрафов, конфликтов с банком и потенциальных финансовых потерь․

Помните: «Ошибки в ПВС недопустимы – в случае их обнаружения оформляйте новый бланк»․ При появлении вопросов обратитесь к вашему банковскому специалисту или в службу бухгалтерской поддержки․

Статья подготовлена на основе материалов Главная книга и Assistentus․ru, актуальна на 19 апреля 2026 года․