С 17 сентября 2023 года в России действует Приказ Росархива № 77 от (зарегистрирован в Минюсте , № 75119), который полностью обновил правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации․ Ниже приведён подробный разбор того, как именно передавать дела на хранение в ведомственный архив с учётом последних изменений․
Когда и что передавать
1․1 Сроки передачи
- Дела можно передавать не ранее чем через 1 год и не позднее 3 лет после их завершения (п․ 65 Приказа № 77)․
- Дела по личному составу передаются только по описи и в полном объёме, без разукомплектования․
1․2 Категории документов, обязательных к передаче
- Дела постоянного хранения – подлежат долговременному (бессрочному) хранению в ведомственном архиве․
- Дела длительного хранения – срок хранения более 10 лет;
- Дела по личному составу – трудовые договоры, личные карточки, приказы о приёме, переводе, увольнении и пр․
Подготовительные мероприятия
2․1 Составление графика передачи
График составляется в свободной форме сотрудниками архива совместно с руководителями структурных подразделений․ Рекомендуемая структура:
- наименование подразделения;
- номера и наименования дел (фондов);
- годы завершения дел;
- предполагаемые сроки передачи;
- ФИО и подписи ответственных лиц․
2․2 Описание дел
Опись составляется в двух–трёх экземплярах․ Первый экземпляр передаётся в архив организации, второй остаётся в структурном подразделении, третий (при необходимости) направляется в вышестоящий архив․
2․3 Подготовка исторической справки
Для каждого фонда готовится историческая справка в двух экземплярах․ Один хранится в деле фонда, второй передаётся в государственный архив при последующей миграции документов;
Формирование комплекта передачи
Что входит в комплект:
- актуализированный график передачи;
- опись дел (2–3 экз․) с подписью руководителя и печатью;
- историческая справка к фонду (2 экз․);
- акт о выделении дел к уничтожению (если есть таковые);
- договор о приёме-передаче документов на постоянное или депозитное хранение (при необходимости внешней передачи)․
Передача в архив
4․1 Внутренний акт приёма-передачи
В день фактической передачи оформляется внутренний акт, подписываемый представителем структурного подразделения и архивариусом ведомственного архива․ В акте фиксируются:
- количество единиц хранения;
- состояние дел (отсутствие повреждений, наличие описьных листов);
- дата и подписи сторон․
4․2 Договор на хранение (внешняя передача)
При передаче документов в другой ведомственный или государственный архив заключается договор, в котором фиксируются:
- обязательства сторон;
- состав передаваемых документов;
- порядок и сроки передачи (постоянное или депозитное хранение);
- условия конфиденциальности и доступа․
Учёт и использование после передачи
После поступления дел в ведомственный архив:
- дела регистрируются в Книге учёта поступлений;
- в электронной картотеке проставляются номера хранения и штрих-коды;
- при необходимости формируются электронные копии для оперативного доступа без изъятия оригиналов;
- раз в 5 лет проводится проверка сохранности дел и актуализации сроков хранения․
Ответственность за нарушение порядка
Несоблюдение сроков передачи, утрата или разукомплектование дел влечёт административную ответственность по ст․ 13․21 КоАП РФ (нарушение правил хранения архивных документов) с наложением штрафа до 50 000 руб․ на должностных лиц․
Чек-лист для ответственного лица
- ☐ Составлен и согласован график передачи дел․
- ☐ Подготовлена и подписана опись дел (2–3 экз․)․
- ☐ Написана историческая справка (2 экз․)․
- ☐ Проведена проверка целостности и комплектности дел․
- ☐ Оформлен акт приёма-передачи и/или договор на хранение;
- ☐ Дела зарегистрированы в ведомственном архиве․
Соблюдая данный алгоритм, вы гарантированно выполните все требования действующего законодательства и обеспечите сохранность архивных документов вашей организации․