Ошибка в количестве экземпляров товарной накладной (ТОРГ-12) может привести к спорам с покупателем, замечаниям со стороны налоговой или даже к отказу в принятии расходов. Ниже — исчерпывающий ответ на вопрос, который регулярно возникает на форуме БухОнлайн и других профессиональных площадках.
Законодательная база
Количество экземпляров ТОРГ-12 регламентируется:
- Постановлением Госкомстата РФ от № 132 (в редакции от ) — утверждена форма ТОРГ-12;
- ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — обязанность составления первичных документов;
- ст. 516 ГК РФ — право покупателя отказаться от подписания, если документы оформлены с нарушением.
Сколько экземпляров нужно печатать?
Классический вариант
Форма ТОРГ-12 состоит из дух экземпляров:
- Первый экземпляр, передаётся покупателю и служит основанием для оприходования товара и принятия к вычету НДС;
- Второй экземпляр — остаётся у поставщика и подтверждает реализацию.
Расширенный вариант (если есть дополнительные участники)
В некоторых схемах поставки добавляют ещё один–два экземпляра:
- Третий экземпляр — для транспортной компании (если услуги перевозки оформляются отдельной сделкой и грузоотправителю нужен «свой» экземпляр);
- Четвёртый экземпляр — для банка (если товар отгружается по аккредитиву или требуется показать факт отгрузки банку-эквайеру);
Однако в стандартной ситуации достаточно двух.
Где в документе это указано?
В нижней части бланка ТОРГ-12 есть графа «Экземпляр № ___»; Заполняется так:
- для покупателя — «1»;
- для поставщика — «2».
Что говорит судебная практика?
Арбитражи идут навстречу стороне, у которой есть хотя бы подписанный ею один подлинный экземпляр ТОРГ-12 (постановления ФАС Уральского округа № Ф07-8367/2023, ФАС Поволжья № Ф06-15254/2024). Поэтому:
- если потеряете свой экземпляр — можно использовать копию у покупателя, заверенную им;
- если покупатель отказывается подписывать второй экземпляр, фиксируйте это актом или направляйте претензию письмом.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Печать только одного экземпляра | Налоговая не принимает расходы у покупателя | Всегда формируйте минимум 2 экз. |
| Неправильное заполнение номера экземпляра («1» у обеих сторон) | Спор о подлинности | Проверяйте перед печатью |
| Электронная подпись только на одном файле | Один из контрагентов лишается юр. значимого документа | Отправляйте в EDI по два файла с разными номерами экземпляров |
Что изменилось в 2026 году?
На изменений в количестве экземпляров ТОРГ-12 не введено. По-прежнему:
- бумажная форма — 2 экземпляра;
- электронная форма (ЭДО) — генерируются два XML-файла, каждый подписывается своей стороной.
Пошаговая памятка бухгалтеру
- Открываете 1С (или любую другую систему) → «Реализация товаров».
- Ставите галочку «Создать ТОРГ-12».
- В настройках печати выбираете «2 экземпляра».
- Вручную или автоматически проставляете номера экземпляров: 1 и 2.
- Подписываете оба экземпляра у руководителя и главного бухгалтера.
- Передаёте первый покупателю, второй оставляете в пакете документов на отгрузку.
Два экземпляра ТОРГ-12 — это золотой стандарт. Их достаточно, чтобы удовлетворить требования закона, налоговой и контрагентов. Дополнительные экземпляры печатайте только при наличии веской коммерческой причины и фиксируйте их в договоре или дополнительном соглашении.