Зачем нужна отметка на втором экземпляре?
В делопроизводстве часто возникает ситуация: отправитель передаёт документ «в два руки» и желает гарантированно подтвердить факт вручения. Для этих целей готовят два идентичных экземпляра:
- Первый — остаётся у получателя.
- Второй — возвращается отправителю с отметкой о получении.
Такой приём позволяет:
- исключить споры о дате и факте получения;
- быстро подтвердить сроки в суде или при проверке контролирующих органов;
- свести к минимуму риски потерять документ при дальнейшем документообороте.
Нормативная база
Понятие «отметка о получении» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 прямо не определено, однако же:
- п. 5.27 раздела 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016: если документ состоит из нескольких листов, служебные отметки (в том числе о поступлении) проставляются только на первой странице;
- Приложение Б к тому же стандарту: регистрационная отметка содержит наименование организации-получателя, порядковый номер по журналу, дату (и при необходимости время) поступления;
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.27: электронные документы не снабжаются рукописными отметками.
Как оформить отметку на втором экземпляре: показательный алгоритм
Шаг 1. Подготовьте два одинаковых экземпляра
Печатаем/копируем документ, не скрепляем листы скрепками или скобами, чтобы получатель мог свободно подписать или проставить штамп.
Шаг 2. Заранее выделите место для отметки
В верхнем правом углу первой страницы второго экземпляра ставим небольшой прямоугольник-рамку:
┌--------------------------┐ │ Отметка о получении │ │ │ │ Получил: _____________ │ │ Должность: ___________ │ │ Дата: «___» ___________ │ │ Подпись: _____________ │ └--------------------------┘
Шаг 3. Получатель заполняет реквизиты
- Фамилия, инициалы, должность лица, принявшего документ;
- дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (время при необходимости);
- подпись и, по возможности, печать организации (если внутренние правила требуют).
Шаг 4. Возврат отправителю
После заполнения второй экземпляр немедленно возвращается курьером, по факсу-ответу, сканом по e-mail или почтой России заказным письмом с уведомлением.
Готовые образцы формулировок
Короткая форма
Получено г. Иванов А.А.
Развёрнутая форма
Отметка о получении Организация-получатель: ООО «Ромашка» Документ: Договор № 14 от г. Получил: Начальник отдела снабжения Сидоров В.В. Дата и время получения: , 11:15 Подпись: _____________ (Сидоров В.В.) М.П.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Проставлять отметку на каждом листе документа | Нарушение п. 5.27 ГОСТ Р 7.0.97-2016, затруднение при подшивке | Ставить только на первой странице |
| Использовать термин «отметка о получении» в внутренних регламентах как обязательный реквизит | Споры при проверке: норматив не требует | Формулировать: «по согласованию сторон» |
| Отдавать документ без подписи или штампа | Невозможно доказать факт вручения | Всегда требовать расписку или проставление отметки |
Особые случаи
Передача через курьера
Попросите курьера предъявить ведомость доставки. Получатель ставит подпись в графе «Получил», а курьер увозит второй экземпляр обратно. Такой способ обезопасит обе стороны, но не освобождает от необходимости оформить отметку на листе-вторнике: ведомость и отметка — разные документы.
Почтовое отправление
В конверт вкладываем два экземпляра и кладём обратную расписку (Приложение 2 к Методическим рекомендациям). Получатель подписывает расписку, второй экземпляр документа с отметкой о получении и расписку возвращает в предоплаченном конверте.
Электронный документооборот
Для электронных документов «отметка о получении» заменяется:
- электронной подписью получателя;
- уведомлением о вручении в ЭДО;
- квитанцией о получении (в ФНС, Росреестре и др.).
Рукописные пометки на распечатке не обязательны, но в договоре стороны могут предусмотреть дополнительное подтверждение в бумаге.
Краткая памятка для сотрудников канцелярии
- Договоритесь с получателем о форме отметки до передачи документа.
- Готовьте два экземпляра, не скрепляя их друг с другом.
- Пометьте место для отметки в правом верхнем углу первой страницы.
- Не требуйте отметку на всех листах — достаточно первой.
- Если документ важный, всегда оформляйте расписку или заказное письмо с уведомлением.
Отметка о получении на втором экземпляре — это не обязательный, но крайне удобный способ закрепить факт вручения документа. Применяйте его при личных передачах, курьерской доставке и почтовом обмене, следуя нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и договорённостям сторон; Тогда ни суд, ни проверяющие инстанции не смогут поставить под сомнение дату и адресат получения важных бумаг.