Сдаёте квартиру посуточно? Вам обязательно нужно выдавать арендаторам (особенно командированным сотрудникам) комплект отчетных документов, иначе они не смогут возместить расходы работодателя. В этой статье собраны актуальные на 20 апреля 2026 г. формы, образцы, правила расчётов и налоговые нюансы для ИП/самозанятых.

Зачем нужны отчетные документы

Любая организация, отправляющая сотрудника в командировку, обязана компенсировать ему расходы на проживание.
Чтобы бухгалтерия приняла трату, сотрудник должен приложить:

• Договор найма жилого помещения (или аренды);
• Акт об оказании услуг;
• Один из документов-оплат: чек ККТ, БСО-18, счёт-фактура или кассовый чек из «Мой налог» (если сдаёт самозанятый).

Без этих бумаг работодатель не возместит деньги, а арендодатель может получить проблемы с налоговой.

Какие документы входят в «командировочный комплект»

Договор найма жилого помещения

• Заключается в письменной форме, в двух экземплярах.
• Указываются сроки проживания, стоимость, условия расторжения, паспортные данные сторон.
• Если квартира сдаётся ИП или ООО, в договоре прописываются реквизиты арендодателя.

Акт об оказании услуг (форма 3-Г)

Подписывается в день выезда арендатора. Акт подтверждает фактическое предоставление жилья.
Ниже приведён образец акта (можно скачать в PDF по ссылке в конце статьи).

Чек / квитанция об оплате

Пошаговая инструкция: как оформить сделку

1. Проверяем право собственности.
   Арендатор просит выписку из ЕГРН либо копию свидетельства.
2. Заключаем договор найма.
   Скачайте образец договора ниже, заполните все поля, распечатайте 2 экз.
3. Оплата.
   Принимаете деньги, сразу пробиваете чек через ККТ или приложение «Мой налог». Если арендатор, юр. лицо, выставляете счёт на оплату (форма 3-Г).
4. Акт подписывается в день выезда.
   Проверяем целостность имущества, подписываем акт, отдаём экземпляр гостю.
5. Сканируем и отправляем документы.
   Большинство бухгалтерий согласны принимать сканы PDF, но лучше иметь и оригиналы.

Что делать, если квартира сдаётся через субаренду

ИП на НПД (самозанятый) может сдавать квартиру, которую сам арендует по договору субаренды.
Обязательно:

• в договоре субаренды прописать право передавать жильё третьим лицам;
• выдавать три документа: договор субаренды (внутренний), акт, чек из «Мой налог».

Какие суммы можно возместить по отчётным документам

Компания-командировщик может компенсировать фактические расходы без НДС.
При посуточной аренде сумма возмещения ограничена 700 руб./сутки в России (Постановление № 729 от , актуально на 2026 г.).
Если сумма выше — разницу оплачивает сам сотрудник или оформляется как превышение нормы.

Готовые образцы документов

Образец Договора найма жилого помещения посуточно

ДОГОВОР НАЙМА ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ № 20/26
г. Санкт-Петербург 

Наймодатель: Иванов И.И., ИНН 7###-###-####, ОГРНИП 31###-###-####56, 
адрес: 191186, СПб, Невский пр., д. 1, кв. 10
(далее – Наймодатель)

Наниматель: Петров А.А., паспорт 45 16 № 123456, выдан , 
место работы: ООО «Ромашка»
(далее – Наниматель)

Предмет договора 
Наймодатель передаёт Нанимателю жилое помещение – квартиру-студию 
площадью 25 м², расположенную по адресу: СПб, ул. Марата, д. 5, кв. 20, 
на срок с по включительно.

Стоимость и порядок оплаты 
Стоимость проживания – 2 500 руб./сутки, итого 12 500 руб. 
Оплата производится 100 % авансом по счёту № 20-04/26 от .

... (продолжение по тексту)

Образец Акта об оказании услуг

АКТ № 20/26
об оказании услуг по временному проживанию (форма 3-Г)

г. Санкт-Петербург «25» апреля 2026 г.

Наймодатель: Иванов И.И.
Наниматель: Петров А.А.

Услуги оказаны за период с по включительно, 
сумма оплаты – 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот) руб. 00 коп.

Претензий по качеству и объёму услуг стороны не имеют.
Подписи:
_______________ _______________
(Наймодатель) (Наниматель)

Частые ошибки и советы

• Ошибка: забыть пробить чек после оплаты. Это нарушение 54-ФЗ – штраф 2 000–10 000 руб.
• Ошибка: подписывать акт до фактического выезда. Проводите осмотр квартиры в последний день.
• Совет: храните сканы всех документов минимум 5 лет (срок проверки ИФНС).
• Совет: если сдаёте через агентство, требуйте договор комиссии, чтобы не платить НДФЛ дважды.

Где скачать бланки

• Бланк договора найма (DOCX)
• Акт об оказании услуг (форма 3-Г, DOCX)
• Квитанция БСО-18 (Excel)

Пакет отчетных документов за проживание в квартире посуточно — это:
договор найма + акт + чек/квитанция.
Соблюдая простые правила, вы защищаете себя от претензий налоговой, а арендаторов — от отказа в возмещении командировочных расходов.

Вопросы по оформлению? Обращайтесь к менеджеру по бронированию – мы поможем составить документы в рамках закона и без посредников.