Дата актуализации: 19 апреля 2026 г.
Источник: Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также нормативные акты Федерального архивного агентства (ФАА) и модели законодательства 1999‑2004 гг.

Общие положения федерального закона № 125‑ФЗ

Федеральный закон от  г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (редакция от ) определяет правовую основу функционирования архивов всех уровней. Ключевые положения:

1. Предмет регулирования – отношения, связанные с формированием, комплектованием, учётом, хранением и использованием документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов.
2. Субъекты права – федеральные государственные архивы, архивы субъектов РФ, а также государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и научные организации.
3. Цели архивного дела – сохранение исторической памяти, обеспечение доступа к документам, защита интересов государства и граждан.

Закон подчёркивает, что архивы являются государственными архивными учреждениями, а их деятельность регулируется как нормативно‑правовыми актами, так и внутренними уставами и положениями организаций‑хранителей.

Классификация архивов

Согласно закону и сопутствующим нормативным актам, архивы делятся на несколько категорий:

• Федеральные государственные архивы – учреждения, создаваемые Российской Федерацией.
• Государственные архивы субъектов РФ – учреждения, создаваемые субъектами Федерации.
• Ведомственные (министерские, комитетские) архивы – архивы, формируемые отдельными министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями.
• Муниципальные архивы – архивные учреждения, создаваемые муниципальными образованиями.
• Музейные, библиотечные и научные архивы – специализированные хранилища, использующиеся в научных и культурных целях.

В советский период, как отмечают историки, сохранялась тенденция к ведомственности, а также существовала сеть партийных архивов. Современная система унаследовала эти особенности, но усилила централизованное регулирование через ФАА.

Порядок формирования и передачи архивного фонда

Документы, созданные в рамках государственных и муниципальных органов, подлежат передаче в архивный фонд в соответствии с положением о Государственном архивном фонде СССР (1958 г.) и его современной редакцией. Основные этапы:

1. Определение сроков хранения документов (постоянное, временное, более 10 лет).
2. Составление комплекта документов – оригиналы, научно‑справочный аппарат, страховые копии.
3. Передача документов в установленном порядке в архивные учреждения, указанные в модели закона от  г.
4. Регистрация поступления и внесение в нормативную номенклатуру дел организации.

Для особо ценных и уникальных материалов предусмотрено постоянное хранение в государственных архивах с повышенными требованиями к консервации.

Сроки хранения и передача документов

Согласно Перечню типовых документов (ред. ) и Правилам организации хранения ФАА, сроки хранения дел определяются в зависимости от их юридической, исторической и практической ценности:

По истечении установленных сроков документы могут быть либо уничтожены (при наличии соответствующего решения), либо переведены в архивный фонд для дальнейшего хранения.

Комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов

Федеральный закон определяет четыре основных функции архивов:

• Комплектование – формирование полного и упорядоченного набора документов, включая справочный аппарат.
• Учёт – регистрация поступивших материалов, ведение реестров и баз данных.
• Хранение – обеспечение физической и цифровой сохранности (контроль микроклимата, защита от естественного износа).
• Использование – предоставление доступа исследователям, гражданам и государственным органам в соответствии с установленными правилами.

Все операции фиксируются в регистрационных формах и типовых перечнях документов, утверждаемых руководителем организации (см. «Основные правила работы архивов организаций», 2002 г.).

Права и обязанности органов, создавших архивный фонд

Организации‑создатели (министерства, ведомства, предприятия) обязаны:

1. Разрабатывать и утверждать нормативные акты о ведении делопроизводства и архивного хранения.
2. Своевременно формировать комплекты документов и передавать их в архивные учреждения.
3. Обеспечивать сохранность оригиналов до момента передачи.
4. Контролировать соблюдение сроков хранения и принимать решения о дальнейшем использовании или уничтожении;

В свою очередь архивы обязаны:

• Принимать документы в установленном виде;
• Вести их учет и обеспечивать доступность;
• Обеспечивать консервацию уникальных материалов;
• Отчитываться перед ФАА о состоянии архивного фонда.

Особый режим для ценных и уникальных документов

Для документов, признанных особо ценными и уникальными, закон предусматривает:

• Создание научно‑справочного аппарата (описание, индексация, метаданные).
• Хранение в специальных условиях (контролируемый микроклимат, ограниченный доступ).
• Создание страховых копий в цифровом виде.
• Регулярный мониторинг состояния и проведение консервационных мероприятий.

Эти требования отражены в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (ФАА).

Нормативные акты, дополняющие закон

Помимо самого закона № 125‑ФЗ, в практике архивного дела активно используют следующие документы:

• «Положение о Государственном архивном фонде СССР» (1958 г.) – исторический базис.
• Модельный закон от  г. – формирует порядок передачи документов в государственные архивы.
• Правила работы ведомственных архивов Главархива СССР ( г.) – сохраняют ленинские принципы архивного строительства.
• Перечень типовых документов и сроков их хранения (ред. ) – регламентирует классификацию и сроки.
• ФЗ 83‑ФЗ от  г. – уточняет правовой статус государственных (муниципальных) учреждений, в т.ч. архивов.

Практические рекомендации для организаций

Для эффективного соблюдения требований закона рекомендуется:

1. Разработать внутренний регламент о ведении делопроизводства, учитывающий актуальные сроки хранения.
2. Создать электронный реестр всех документов, подлежащих передаче в архив.
3. Назначить ответственного за архивное дело (архивариус или специалист по документообороту).
4. Проводить периодический аудит состояния дел и комплектов перед их передачей.
5. Обеспечить консультацию с ФАА при формировании комплектов уникальных материалов.

Закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» создал комплексную правовую основу, позволяющую упорядочить процесс формирования, передачи и хранения архивных документов в государственных и муниципальных учреждениях. Ключевые моменты – чёткое определение субъектов права, строгие сроки хранения, обязательный комплект документов и особый режим для ценных материалов – обеспечивают сохранность исторической и правовой информации для будущих поколений.

Соблюдение всех перечисленных требований не только гарантирует законность действий организации, но и повышает её репутацию как надёжного хранителя культурного наследия.

Автор статьи: искусственный интеллект‑помощник, основанный на модели GPT‑4. Дата публикации: 19 апреля 2026 г.