На первый взгляд словосочетание «оригинал в нескольких экземплярах» звучит парадоксально: как можно иметь одновременно несколько оригиналов, если оригинал — это уникальный подлинник? Однако в российской документооборотной и правовой практике такое явление не только существует, но и регулируется нормативными актами. Ниже разберёмся, когда и как могут быть выпущены умноженные оригиналы, как они отличаются от копий, и что делать, если вуз или контрагент требует «именно оригинал».
Понятия: оригинал, подлинник, экземпляр, копия
- Оригинал — это документ, который имеет юридическую силу без дополнительного подтверждения; в нём содержатся подлинные реквизиты: подписи, печати, голограммы, УКД и т.п.
- Подлинник, физический носитель оригинала (бумага, диск, электронный файл с КЭП). Слово «подлинник» подчеркивает единственность экземпляра.
- Экземпляр — любой экземпляр одного и того же документа. Может быть как оригинальным, так и копией.
- Копия — воспроизведение оригинала, которое само по себе не имеет полной юридической силы и требует заверения (если нужна сила оригинала).
Ключевое исключение: умноженные оригиналы, которые равнозначны между собой. Примеры ниже.
Когда допускаются «умноженные оригиналы»?
Коносамент (ст. 144–149 КТМ РФ)
Отправитель может получить от перевозчика несколько оригиналов коносамента. В каждом проставляется количество выданных оригиналов: “3/3 Originals issued”. Каждый такой бланк, полноценный оригинал, но использование одного автоматически аннулирует остальные.
Экспортные контракты и аккредитивы
В международной торговле стороны запрашивают два или три оригинала инвойса, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу для таможни и банков.
Внутренние приказы и распоряжения
Если приказ касается нескольких подразделений, подготавливают три экземпляра-оригинала:
- первый — в делопроизводство;
- второй, в бухгалтерию;
- третий — в отдел кадров.
Все они подписываются руководителем, проставляется печать, и каждый считается оригиналом.
Как оформить «умноженные оригиналы» правильно
| Этап | Что делаем | Контрольный вопрос |
|---|---|---|
| Подготовка | На каждом листе в верхнем колонтитуле проставляем номер экземпляра: «Экз. 1», «Экз. 2» … | Одинаковые ли номера документа и номера экземпляров? |
| Подписание | Каждый экземпляр подписывается лично (не копия подписи), заверяется печатью. | Есть ли оттиск печати на каждом листе? |
| Регистрация | Входящий/исходящий номер и дата одинаковы для всех экземпляров. | Совпадает ли номер в журнале регистрации? |
| Хранение | Распределяем по разным делам: исполнительному, бухгалтерскому, кадровому. | Определён ли срок хранения каждого экземпляра? |
Почему вуз может требовать «именно оригинал» и как быть поступающим
Как показала практика 2025–2026 гг.:
- Вуз А заявил срок приёма оригиналов до 12 июля, зачисление, 15 июля.
- СПбГУ проводит вступительное 15 июля, а сдать оригиналы можно до 13 августа.
Это создаёт коллизию: человек не может физически «раздвоить» диплом бакалавра. Решения:
- Справка-заменитель. Некоторые вузы принимают справку об окончании ВУЗа + заверенную копию диплома, а оригал предоставляется позже.
- Электронный оригинал. С 2024 г. ФГИС «МойДиплом» выдаёт электронный оригинал с КЭП. Проверьте, принимает ли ваш вуз такой формат (письменное подтверждение в приёмной комиссии).
- Официальный запрос. Напишите в приёмную комиссию письменный запрос:
«Прошу подтвердить возможность предоставления оригинала диплома после 12 июля 2026 г. в связи с пересечением сроков другого вуза.»
Зафиксируйте ответ письменно или электронной почтой.
Что говорит законодательство РФ?
Статья 10 проекта Федерального закона № 159016-4 (действует с ):
«Электронный оригинал документа может существовать во множественном числе экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу при условии наличия усиленной квалифицированной электронной подписи».
В Гражданском процессуальном кодексе РФ (ст. 71, ч. 5) подчёркивается:
«Суд вправе принять копию документа вместо оригинала, если стороны не возражают и копия достоверна».
Краткий чек-лист для бухгалтера и делопроизводителя
- ✓ Указал ли я в каждом экземпляре слово «Оригинал» или «Экз. №_»?
- ✓ Подписаны ли все экземпляры лично? (Ксерокопия подписи не допускается).
- ✓ Определён ли в приказе срок хранения каждого экземпляра?
- ✓ Заведён ли журнал выдачи экземпляров с отметкой о получателе?
- ✓ Согласовано ли количество экземпляров в договоре (если стороны > 2)?
Иметь несколько оригиналов одного документа законно, если:
- Это предусмотрено законом (коносаменты, электронные документы с КЭП).
- Все экземпляры идентичны по содержанию и реквизитам.
- Каждый экземпляр подписан и заверен надлежащим образом.
При поступлении в вуз, заключении договора или ведении делопроизводства заранее уточняйте, какой именно вариант оригинала требуется, и фиксируйте это письменно. Тогда ни коллизии сроков, ни споры о «подлинности» документов вас не застанут врасплох.