Актуально на 20 апреля 2026 г․
С 1 января 2025 года в Гражданском кодексе и НК РФ появились новые правила найма жилья работникам․ Разбираемся, как оформить договор, уплатить НДФЛ и не получить штрафов;
Возможно ли вообще?
Да, это легально․ Организация любой формы собственности вправе снимать квартиры у обычных граждан без статуса ИП и заселять туда своих сотрудников․ Главное, выбрать правильный тип договора:
- Договор найма жилого помещения для проживания работников (ст․ 677–688 ГК РФ)․
- Договор безвозмездного пользования — только если квартира предоставляется временно и нет арендной платы (редко применяется)․
- Коммерческий договор найма, если жильё сдаётся не только работникам, но и третьим лицам (например, командировочным)․
Какие налоги платим
| Кто | Что платит | Ставка 2026 | Срок |
|---|---|---|---|
| Организация | НДФЛ за физлицо-арендодателя (налоговый агент) | 13 % (резидент) / 30 % (нерезидент) | Не позднее следующего дня после выплаты аренды |
| Физлицо | НДФЛ за доход от аренды | 13 % (резидент) / 30 % (нерезидент) | До 1 июля следующего года по форме 3-НДФЛ |
| Организация | Страховые взносы | Не начисляются | — |
Важно: если договор заключён на 12 мес․ и более, арендодатель вправе вместо 13 % самостоятельно заплатить 6 % НДФЛ по ПСН «Сдача жилья» (п․ 2․2 ст․ 346․43 НК РФ)․
Пошаговая инструкция для бухгалтера
- Подписать договор найма (2 экз․)
Укажите:- адрес, площадь, количество проживающих;
- срок (лучше 11 мес; с автопролонгацией);
- арендная плата без НДС (жильё не подлежит НДС);
- обязанность арендатора оплачивать коммуналку;
- юр․ адрес и реквизиты сторон․
- Зарегистрировать договор в Росреестре?
Не нужно, если срок менее 1 года․ - Выплатить арендную плату:
- держать 13 % НДФЛ;
- перечислить «чистую» сумму арендодателю;
- до 25 числа следующего месяца сдать расчёт 6-НДФЛ․
- Контролировать кадастровую стоимость:
Если аренда ниже 70 % кадастровой, налоговая может доначислить НДФЛ по рыночной цене (ст․ 105․3 НК РФ)․
Частые ошибки
- «Выплачиваем арендодателю наличными» → нарушение Закона 54-ФЗ: все расчёты > 100 000 ₽ только через банк․
- «Сотрудник перечисляет деньги хозяину» → это уже не договор между организацией и физлицом, а между сотрудником и хозяином․ Компания лишается права учесть расходы в налоге на прибыль․
- «Аренда ниже 1 000 ₽ в месяц» → налоговая может переквалифицировать договор как безвозмездное пользование и доначислить НДФЛ․
Готовый шаблон договора (сокращённый)
ДОГОВОР НАЙМА ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ № 12/26 г․ Москва 20 апреля 2026 г․ ООО «Парус», ИНН 7701234567, юр․ адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, 10, в лице директора Иванова И․И․, действующего на основании Устава, именуемое «Наниматель», с одной стороны, и Петров Пётр Петрович, паспорт 45 02 123456, выдан УВД г․ Москвы , именуемый «Наймодатель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: Предмет договора Наймодатель передаёт в пользование Нанимателю квартиру № 45, общей площадью 65 кв․м․, расположенную по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, 12, для проживания работников ООО «Парус» (не более 4 человек)․ Срок Срок действия договора — 11 месяцев с по ․ По истечении срока договор считается пролонгированным на тех же условиях на неопределённый срок, если ни одна из сторон не заявит о прекращении за 30 дней․ Арендная плата Арендная плата составляет 55 000 (пятьдесят пять тысяч) руб․ 00 коп․ в месяц, НДС не облагается․ Наниматель удерживает 13 % НДФЛ и перечисляет Наймодателю 47 850 руб․ 00 коп․ не позднее 5 числа каждого месяца․ Арендная плата включает коммунальные услуги, кроме услуг интернета и телефонии․ Ответственность сторон Наймодатель гарантирует отсутствие долгов по коммунальным платежам․ Наниматель обязан вернуть квартиру в том же состоянии с учётом нормального износа․ Подписи сторон Наниматель: ____________ /Иванов И․И․/ Наймодатель: __________ /Петров П․П․/
Что делать, если арендодатель, ИП или самозанятый
- ИП на УСН 6 %: сохраняет право применять УСН, но выставляет счёт-фактуру без НДС․ Организация не является налоговым агентом․
- Самозанятый: выставляет чек через «Мой налог»; НДФЛ и взносы не платятся․ С самозанятый может сдавать жильё только до 1 000 000 ₽ в год, иначе переходит на УСН․
Договор подписан и хранится в оригинале․
Сумма аренды > 70 % кадастровой стоимости․
Платежи проходят через расчётный счёт․
НДФЛ перечислен не позднее дня выплаты․
В 6-НДФЛ строка 130 содержит полную сумму до налогообложения․
Расходы признаны в налоге на прибыль по п․ 4 ст․ 264 НК РФ․
Полезные сервисы
- Сервис ФНС «Прозрачный бизнес» — проверь кадастровую стоимость и собственника․
- Госуслуги — подача 3-НДФЛ онлайн для физлиц․
Сохраните статью в закладки: правила могут меняться, но базовые принципы (договор, налоговый агент, банковские расчёты) останутся актуальными минимум до 2028 года․