Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (далее – ведомость) – это бухгалтерская форма, предназначенная для документального оформления
выдачи материальных ценностей (мебели, техники, расходных материалов и пр.) сотрудникам и подразделениям
организации в рамках их служебных обязанностей.

Что такое ОКУД 0504210?

ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) – система кодов, упорядочивающая виды бухгалтерских и управленческих
документов. Код 0504210 относится к форме «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения». Данная форма
введена в практику с 27 сентября 2020 года и заменила более ранние версии, использовавшиеся до 2020 года.

Правовая основа

• Приказ Минфина России от  № 52н – утверждающий форму и порядок её заполнения.
• Постановление Казначейства России от  № 10н – устанавливающее сроки представления бюджетной отчётности в 2026 году.
• Федеральный закон № 131‑ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (в части учёта материальных ценностей).

Эти нормативные документы регламентируют как содержание формы, так и сроки её подачи в бухгалтерию и контролирующие органы.

Кому и когда применяется ведомость?

Ведомость обязательна для:

• государственных и муниципальных учреждений;
• неправительственных организаций, получающих бюджетные средства;
• учреждений, использующих ОКУД 0504210 в своей учетной политике.

для последующего отражения в финансовой отчетности.

Структура ведомости (по образцу 2020‑н+)

Помимо таблицы, в шапке формы указываются:

• Дата составления ведомости;
• Наименование учреждения (с указанием ОКПО);
• Структурное подразделение, откуда производится выдача;
• ФИО материально‑ответственного лица;
• Подписи бухгалтеров и руководителя.

Как правильно заполнить ведомость: пошаговое руководство

1. Подготовка шаблона. Скачайте актуальную форму с сайта Минфина или из консультант;ру.
2. Заполнение шапки. Укажите полные реквизиты учреждения, подразделения, дату и ФИО материально‑ответственного лица.
3. Внесение данных о выдаче. Для каждой выдачи создайте отдельную строку:
   • наименование и инвентарный номер ценности;
   • единицу измерения (шт., уп., л. и т.д.);
   • ФИО получателя и его должность;
   • дату выдачи и количество выданных единиц.
4. Подписи. После заполнения строки получатель ставит подпись и распишку; затем подпись ставит материально‑ответственное лицо и бухгалтер.
5. Контрольные расчёты. Суммируйте количество выданных единиц в нижней части таблицы (при необходимости – суммирование по видам ценностей).
6. Утверждение руководителем. Руководитель учреждения подписывает форму и ставит дату.
7. Передача в бухгалтерию. Готовую форму (бумажную или электронную) передают в бухгалтерию для отражения в учете.

Где скачать актуальную форму?

• КонсультантПлюс – оригинальная форма 0504210 (PDF/Word).
• Сайт Контур.Норматив – редакция от .
• Для практического примера – Excel‑шаблон (файл .xls).

Архивные версии ведомости

Если необходимо оформить выдачу за период до 27 сентября 2020 года, следует использовать одну из архивных форм:

• Форма, действовавшая с 2015 по 27 сентября 2020 года;
• Форма 2009‑2011 гг.;
• Форма 2011‑2015 гг.

Все архивные версии доступны в разделе «Архивные формы» на сайте Минфина.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заполнять ведомость, если ценность передаётся на безвозмездный отпуск?

Да. Любая передача материальных ценностей, независимо от цели (потребление, временный отпуск, безвозмездный
перераспределение), фиксируется в виде выдачи. При этом в примечании указывается характер операции.

Как оформить возврат ранее выданной ценности?

Для возврата оформляется отдельный документ – «Акт приёма‑передачи», а в ведомости делается запись о «выдаче» с пометкой «возврат» и
указывается количество, равное возвращаемому.

Можно ли вести ведомость в электронном виде?

Да. При условии, что электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственных лиц,
он имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант.

Какие сроки подачи ведомости в бухгалтерию?

месяца, следующего за кварталом.

ОКУД 0504210 – это обязательный инструмент контроля за использованием материальных ценностей в государственных и
муниципальных учреждениях. Правильное заполнение ведомости обеспечивает прозрачность расходов, упрощает
внутренний и внешний аудит, а также позволяет своевременно формировать финансовую отчётность. Следуя
приведённым рекомендациям, вы избежите типичных ошибок и обеспечите соответствие требованиям Минфина
и Казначейства России.

Помните: без полной и достоверной ведомости невозможно корректно отразить в бухгалтерском учете
выдачу материальных ценностей, а значит – нарушить требования финансового контроля.

Дата публикации: