Ниже приведён аккуратно оформленный образец уведомления, которое работодатель (или уполномоченный представитель организации) выдаёт сотруднику для получения письменных объяснений по факту происшествия, нарушения или любого иного инцидента. Документ составлен в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ст. 193, п. 5 ст. 13 и др.) и может быть адаптирован под специфику любой компании.
Базовые правила оформления
- Уведомление оформляется в письменном виде на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4.
- Документ подписывает руководитель структурного подразделения или уполномоченное лицо кадровой службы.
- Срок предоставления объяснений — не поздее 2 рабочих дней с момента получения уведомления (ст. 193 ТК РФ).
- Одновременно с уведомлением сотруднику вручается опись важных документов или предоставляется доступ к видео- и аудиоматериалам, подтверждающим факт инцидента.
Форма уведомления
УВЕДОМЛЕНИЕ
о предоставлении письменных объяснений
№ ___ / УП-2026
«___» __________ 2026 г.
Сотруднику:
Ф. И. О.: _______________________________
Должность: _____________________________
Структурное подразделение: _______________
В соответствии со статьёй 193 Трудового кодекса Российской Федерации Вам необходимо в письменной форме дать объяснение по факту, изложенному в служебной записке № ___ от «___» __________ 2026 г., а именно: (кратко описать суть инцидента).
Объяснительная записка должна быть представлена лично в отдел кадров (каб. № ___) не позднее «___» __________ 2026 г. до 17:00. В случае отсутствия объяснений в установленный срок будет составлен акт об отказе, и дисциплинарное разбирательство будет проведено на основании имеющихся материалов.
При необходимости Вы имеете право ознакомиться с приложенными доказательствами (акты, фото/видео, показания свидетелей) и предоставить дополнительные документы в свою защиту.
| Руководитель структурного подразделения (подпись, Ф. И. О.) | Сотрудник (подпись, Ф. И. О.) |
Дополнительные рекомендации
- Фиксация вручения: сделайте дупликат уведомления, где сотрудник распишется в получении. Если сотрудник отказывается подписывать — составьте акт отказа в присутствии двух свидетелей.
- Электронный формат: при дистанционной работе уведомление можно направить через корпоративную почту или СЭД (систему электронного документооборота) с электронной подписью и возвратным уведомлением о прочтении.
- Кадровый резерв: храните уведомление и объяснительную в личном деле сотрудника минимум 5 лет (срок установлен Приказом Минкультуры № 558).
Несколько распространённых ошибок
| Ошибка | Как правильно |
|---|---|
| Не указан точный срок | Ставьте конкретную дату и время («до 15:00 ») |
| Описание инцидента слишком длинное | Ограничьтесь 2–3 предложениями, приложив подробную служебку отдельно |
| Отсутствует подпись кадровика | Подпись обязательна, иначе документ считается не вручённым |
Грамотно составленное уведомление позволяет:
- соблюсти процедуру, предусмотренную ст. 193 ТК РФ;
- защитить права работодателя при возможных судебных спорах;
- дать сотруднику возможность оперативно и в письменной форме изложить свою позицию.
Используйте приведённый выше образец как шаблон: замените выделенные знаками «___» данные на реквизиты вашей организации и конкретного инцидента, и документ будет соответствовать всем законодательным требованиям.