Дата актуализации: 19 апреля 2026 г.

Нормативно-правовая база

С 31 июля 2023 г. обязательны новые Правила, утверждённые Приказом Росархива № 77.
Все юридические лица, органы власти и ИП, обращающиеся с архивной документацией, обязаны:

• принимать комплекс мер по сохранности бумажных и электронных документов (п. 1 Приказа);
• организовывать надлежащие условия хранения и учёта;
• соблюдать требования Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Понятие «обеспечение сохранности»

Под обеспечением сохранности понимается система мероприятий, включающая:

1. Создание оптимальных микроклиматических условий.
2. Соблюдение нормативных режимов (температуры, влажности, освещённости).
3. Надлежащую организацию хранения документов.
4. Контроль доступа и использования.
5. Профилактику, реставрацию и перевод в электронную форму при необходимости.

Цель — исключить утрату, повреждение или хищение документов и поддерживать их в надлежащем физическом состоянии.

Требования к помещениям и оборудованию

Помещения

• Архивохранилища должны быть изолированы от влаги, пыли и посторонних запахов.
• Температура: 14–18 °C, влажность: 45–60 %.
• Освещённость: не более 75 лк для рабочих зон, не более 50 лк для хранилищ.
• Необходима противопожарная защита: автоматические системы пожаротушения, сигнализация, огнестойкие двери и шкафы.

Оборудование и расходные материалы

• Стеллажи из металла с антикоррозийным покрытием.
• Картонные коробки и папки из кислотно-свободного картона.
• Герметичные контейнеры для особо ценных документов.
• Датчики температуры и влажности, система круглогодичного мониторинга.

Организация хранения

Разделение по срокам и конфиденциальности

• Постоянное хранение — документы Архивного фонда РФ.
• Временное хранение, до 10 лет включительно. При отсутствии условий документы подлежат передаче в государственный архив (п. 1 Приказа № 77).
• Секретные документы, отдельные помещения и грифы доступа.

Электронные документы

• Хранение в форматах PDF/A, TIFF, JPEG 2000, ISO 19005-1.
• Обязательное резервное копирование на двух независимых носителях (в т. ч. внешний холодный архив).
• Ежегодный контроль целостности и читаемости файлов.

Учёт и контроль

Инвентарные описи и номенклатура дел

Ведомственный архив обязан:

• Составлять инвентарные описи по ГОСТ Р 7.0.8–2013.
• Вести журнал поступления и выбытия документов.
• Ежеквартально проводить сверку фактического наличия с учётными данными.

Электронные системы учёта

Рекомендовано использовать АС «Архив-Электро» или региональные аналоги, обеспечивающие:

• Штрих-кодовую или RFID-идентификацию коробов и дел.
• Автоматическое формирование статистической отчётности для Росархива.

Использование и рассекречивание

Раздел 8 Правил регламентирует работу с документами:

• Оформление читального зала и выдача дел по читательскому билету.
• Копирование только после проверки состояния документов.
• Рассекречивание проводится по процедуре, утверждённой Приказом Росархива № 117 от .

Обеспечение сохранности при чрезвычайных ситуациях

Методические рекомендации Росархива от 13 апреля 2022 г. требуют:

1. Подготовить план действий при ЧС (пожар, наводнение, техногенная авария).
2. Сформировать оперативную группу и определить ответственных.
3. Иметь эвакуационный фонд (дубликаты ценнейших документов в удалённом хранилище).
4. Оснастить архив огнетушителями, аптечками, аварийными чемоданами с упаковочными материалами.

Ответственность

С 13 февраля 2024 г. вступил в силу Приказ Росархива № 19, вводящий административную ответственность:

• Штрафы за нарушение правил хранения и учёта — до 50 000 руб. на должностных лиц.
• Дисквалификация ответственных лиц при грубых нарушениях.

Практические рекомендации

• Ежемесячно проводить визуальный осмотр стеллажей и коробов.
• Раз в квартал калибровать датчики температуры и влажности.
• Два раза в год обновлять антисептическую обработку помещений.
• Ежегодно проводить инвентаризацию ценных документов по личному составу.

Соблюдение комплексных мер по обеспечению сохранности документов ведомственного архива — это не только выполнение законодательства, но и сохранение исторической памяти организации. Своевременное внедрение современных технологий, строгий учёт и готовность к чрезвычайным ситуациям позволяют минимизировать риски утраты информации и повысить эффективность работы архива.