Фраза «оба экземпляра договоров» звучит для многих как рутинная формальность. Однако именно этот «мелкий» нюанс часто становится камнем преткновения в суде, при возврате товара или при проверке налоговой. Ниже ‒ подробная инструкция, которая раз и навсегда прояснит, сколько экземпляров подписывать, кто их хранит и что делать, если один из них потерян или содержит разные тексты.

Сколько экземпляров действительно нужно?

Типовые ситуации

• Договор купли-продажи между двумя физлицами: достаточно двух экземпляров (по одному для каждой стороны).
• Договор между юрлицом и физлицом: минимум два, но юрлицо может завести третий экземпляр для бухгалтерии/Юротдела.
• Договор аренды жилья: двух экземпляров достаточно, если арендодатель не сдаёт квартиру через агентство (тогда бывает три).
• Договор с маркетплейсом (например, Zalando Lounge): пользователь получает электронный PDF, а сама компания хранит свой цифровой экземпляр. Физического дубликата не требуется.

Исключения

1. Нотариальное удостоверение: нотариус оставляет у себя третий экземпляр (нотариальную копию).
2. Государственная регистрация (например, сделка с недвижимостью): Росреестр забирает один экземпляр, поэтому сторонам нужно подготовить не менее трёх.
3. Импорт/экспорт: таможенные органы могут запросить дополнительный экземпляр для учёта валютных операций.

Как правильно подписывать «оба экземпляра»

Пошаговая схема

Шаг 1. Распечатайте столько экземпляров, сколько определено выше.
Шаг 2. Убедитесь, что все листы во всех экземплярах идентичны (дата, сумма, реквизиты).
Шаг 3. Пронумеруйте страницы: «1 из 3», «2 из 3», «3 из 3».
Шаг 4. Подпишите каждый экземпляр от руки чернилами синего или чёрного цвета (красное не рекомендуется).
Шаг 5. На последней странице ставьте фразу: «Оба экземпляра имеют равную юридическую силу» или используйте тиснение «Договор подписан в 2 (двух) подлинных экземплярах».

Частые ошибки

• Один экземпляр подписывается в оригинале, второй – ксерокопируется после подписания первого. Это недопустимо: копия теряет юридическую силу.
• Разные даты в экземплярах. Даже если подписи проставлены в разные дни, датой договора считается последняя дата подписания. Используйте формулировку «Договор вступает в силу с момента подписания последним из Сторон».

Что происходит с «оба экземпляра» при онлайн-шопинге

На примере Zalando Lounge:

1. Клиент оформляет заказ через приложение. Это публичная оферта.
2. Zalando присылает электронное письмо-подтверждение – это акцепт. В письме есть PDF-файл «Условия продажи» (это и есть первый экземпляр договора).
3. Клиент может сохранить PDF на любом устройстве. У Zalando хранится идентичный цифровой экземпляр, подписанный ЭЦП компании.
4. Физический экземпляр не расходуется на бумаге, но при возврате товара достаточно распечатанной копии или скриншота условий.

Кейс: пан Гжегож в феврале 2022 г. оформил заказ на Zalando Lounge, но получил не те товары. Он приложил к рекламации PDF-копию «Условия продажи» из почты. Без двух «бумажных» экземпляров претензию удовлетворили в течение 6 дней.

Потеря или расхождение: пошаговый алгоритм действий

Один экземпляр потерян

1. Напишите письменное заявление второй стороне с просьбой сделать заверенную копию имеющегося у неё оригинала.
2. Если сторона отказывается – готовьте нотариально удостоверенную копию со своей стороны. Нотариус сверит её с оригиналом у контрагента.

Тексты в экземплярах различаются

В суде действует презумпция равенства экземпляров. Если различия несущественные (опечатка в ФИО), судья примет во внимание общий смысл. При существенном расхождении (разная цена) суд может:

• Признать договор незаключённым;
• Или выбрать версию, наиболее выгодную «слабой» стороне (потребителю).

Чек-лист для быстрой самопроверки

1. Количество экземпляров = количество сторон + 1 для нотариуса/реестра.
2. Оба экземпляра должны быть полностью идентичны и подписаны оригиналами.
3. Электронный PDF с ЭЦП = полноценный экземпляр, но храните его в облаке и на флешке.

Соблюдая эти простые правила, вы избавите себя от споров вроде тех, с которыми столкнулся пан Гжегож, и сможете доказать свою правоту быстрее и дешевле.