Краткий ответ: Да‚ обязаны. С 1 сентября 2022 года все работодатели — юрлица‚ ИП‚ самозанятые и даже фрилансеры‚ до начала любой обработки персональных данных (ПД) работников обязаны направить в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять такую обработку (ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ);
Кого косается требование
- Юридические лица (ООО‚ АО‚ НКО и др.).
- Индивидуальные предприниматели‚ у которых есть хотя бы один работник по трудовому договору.
- Самозанятые‚ если они собирают ПД субподрядчиков или кандидатов.
- Фрилансеры и удалённые сотрудники‚ если хранят резюме‚ паспортные данные‚ СНИЛС и т.п.
Исключений почти нет: даже разовое получение сканов паспорта или email-адресов кандидатов считается «обработкой ПД».
Когда подавать уведомление
Ключевое слово — «до начала обработки». Это значит:
- До первого дня работы нового сотрудника.
- До загрузки его анкеты в HR-систему.
- До отправки трудового договра в электронном виде.
Если вы уже принимали сотрудников до 1 сентября 2022 года и не подавали уведомление‚ вы всё равно обязаны это сделать «задним числом» — штрафы за отсутствие регистрации выросли до 300 000 ₽ с 30 мая 2025 года (ст. 13.11 КоАП РФ).
Что именно уведомлять
В уведомлении нужно указать:
- Оператора — наименование ИП/ООО‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес.
- Цели обработки, «обеспечение трудовых отношений»‚ «расчёт заработной платы»‚ «соблюдение трудового законодательства».
- Категории ПД — фио‚ паспортные данные‚ СНИЛС‚ ИНН‚ контактные телефоны‚ фото‚ образование‚ воинская обязанность и т.д.
- Категории субъектов — «работники по трудовому договору»‚ «кандидаты на вакансии»‚ «бывшие работники».
- Правовое основание — ст. 86 ТК РФ‚ ст. 9 ФЗ-152‚ ст. 22 ФЗ-152.
- Сроки и способы хранения — «срок хранения — 75 лет‚ бумажный архив и электронная база 1С».
- Местонахождение оператора — фактический адрес и почтовый.
- Контактные данные ответственного, ФИО‚ телефон‚ email сотрудника‚ отвечающего за защиту ПД.
Как подать уведомление: пошаговая инструкция 2026
Шаг 1. Получить электронную подпись (ЭЦП)
Нужна квалифицированная ЭЦП любого аккредитованного Удостоверяющего центра (ФНС‚ Калуга Астрал‚ Тинькофф и др.).
Шаг 2. Зайти на Портал персональных данных Роскомнадзора
Авторизуйтесь через ЕСИА (Госуслуги).
Шаг 3. Заполнить форму
Система подскажет все поля. Сохраняйте черновик‚ чтобы не потерять данные.
Шаг 4. Подписать ЭЦП и отправить
Форма создаёт XML-файл. Подпишите его и нажмите «Отправить».
Шаг 5. Получить номер и ключ
Через 20 рабочих дней на указанный email придёт:
- Регистрационный номер вида «77-22-000123» (77 — регион‚ 22, год).
- Ключ доступа для проверки статуса уведомления.
Шаг 6. Опубликовать на сайте (если есть)
Разместите документ в разделе «Персональные данные» в течение 10 дней после получения номера.
Что будет‚ если не уведомить
| Нарушение | Штраф для ИП | Штраф для юрлица |
|---|---|---|
| Отсутствие уведомления | от 3 000 до 5 000 ₽ | от 30 000 до 300 000 ₽ |
| Повторное нарушение | до 20 000 ₽ | до 500 000 ₽ |
| Утечка ПД | до 50 000 ₽ | до 1 000 000 ₽ |
Частые вопросы
❓ У меня ООО‚ но сотрудников нет. Нужно уведомление?
Нет. Как только возьмёте первого работника — подаёте задним числом.
❓ ИП без найма‚ но хочу хранить базу контактов клиентов. Нужно?
Да. Это уже оператор ПД‚ уведомление обязательно.
❓ Отправил уведомление‚ но данные изменились (открыли филиал‚ добавили категорию ПД).
Подайте дополнительное уведомление — та же форма‚ но выберете тип «изменение».
❓ Сайт Роскомнадзора не работает‚ что делать?
Попробуйте с 7:00 до 9:00 или обратитесь в аккредитованный оператор-аутсорсер (СКБ Контур‚ ГАРАНТ‚ Тензор).
Шаблон заполнения (упрощённый пример)
Оператор: ООО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1177700012345‚ г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 5. Цель: обеспечение трудовых отношений‚ бухгалтерский учёт‚ налоговая отчётность. Категории ПД: фио‚ паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ контактный телефон‚ email‚ фото‚ образование‚ воинская обязанность. Категории субъектов: работники по трудовому договору‚ кандидаты на вакансии. Правовое основание: ст. 86 ТК РФ‚ ст. 9‚ 22 ФЗ-152. Срок хранения: 75 лет после увольнения. Ответственный: Иванов И.И.‚ +7 -95 123-45-67‚ privacy@romashka.ru.
Уведомление Роскомнадзора — это не формальность‚ а законное требование. Его подают все без исключения‚ кто хотя бы раз вносит фио‚ паспорт или email нового работника в свою базу. Сделайте это заранее‚ сохраните регистрационный номер и спите спокойно без риска штрафа до 300 000 ₽.