Утверждение ежегодного графика отпусков — обязанность каждого работодателя (ст. 123 ТК РФ). Однако появление самого графика не всегда снимает вопросы: обязательно ли дополнительно уведомлять каждого сотрудника о дате начала отпуска? Ответ ищем в законе, судебной практике и свежих разъяснениях специалистов Роструда и портала Онлайнинспекция.РФ.
Краткий ответ
Да, уведомлять нужно. График отпусков сам по себе не считается надлежащим уведомлением. Чтобы избежать штрафов и споров, работодатель должен зафиксировать факт ознакомления работника с датой отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Что говорит Трудовой кодекс РФ
- Статья 123 ТК РФ требует, чтобы график отпусков был утверждён не позднее двух недель до наступления календарного года.
- Тот же пункт обязывает работодателя «известить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала».
- Статья 136 ТК РФ заставляет выплачивать отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска — это ещё один повод для уведомления.
Уведомление — это самостоятельное требование закона, не исчерпывающееся наличием графика.
Можно ли отказаться от приказа на отпуск?
На портале Онлайнинспекция.РФ неоднократно поднимался вопрос: «Можно ли не оформлять приказ (распоряжение) на отпуск, если уже есть график?»
Мнение Роструда
Специалисты Роструда указывают: приказ всё равно нужен. Причины:
- График не подтверждает факт ознакомления именно с конкретной датой.
- Приказ — основание для расчёта и выплаты отпускных.
- При проверке трудовой инспекции именно приказ подтверждает соблюдение ст. 123 ТК РФ.
Как оформить уведомление о начале отпуска
Форма уведомления
Трудовой кодекс не закрепляет единый бланк. На практике применяются:
- Лист-уведомление с подписью работника.
- Расписка в ознакомлении с приказом.
- Электронное уведомление внутренним порталом при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи.
Минимальные реквизиты
На любом документе должны быть:
- ФИО сотрудника.
- Дата начала и окончания отпуска.
- Вид отпуска (ежегодный основной/дополнительный).
- Подпись работника и дата ознакомления.
Сроки
Не позднее чем за 14 календарных дней до первого дня отпуска.
Что будет, если не уведомить
| Последствие | Размер штрафа/меры | Источник |
|---|---|---|
| Административный штраф для должностных лиц | 1 000 – 5 000 ₽ | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Административный штраф для юрлиц | 30 000 – 50 000 ₽ | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Возможность переноса отпуска по инициативе работника | Без штрафа, но с нарушением производственного плана | Письмо Роструда № 14-2/В-1045 от |
Пошаговый алгоритм для бухгалтера и кадровика
Шаг 1. За две недели до отпуска
- Издайте приказ по форме Т-6 (или Т-6а для нескольких сотрудников).
- Ознакомьте работника под роспись (дата подписи = дата уведомления).
Шаг 2. За три дня до отпуска
- Выплатите отпускные.
- Отметьте факт выплаты в личной карточке Т-2.
Шаг 3. В день начала отпуска
- Сдайте электронную отчётность в ФСС и ФНС, если это предусмотрено.
- Проведите инструктаж по технике безопасности при необходимости (например, перед отпуском на водителя транспорта).
Частые вопросы и ответы
Вопрос
Работник отказался подписывать уведомление. Что делать?
Ответ
Составьте акт о невозможности ознакомления в присутствии двух свидетелей и отразите это в приказе. Отпуск всё равно считается законным.
График отпусков подписан всеми сотрудниками в декабре. Это заменяет уведомление?
Нет. Подпись на графике подтверждает согласие с общим планом, но не уведомляет о конкретной дате. Отдельное уведомление — обязательно.
Уведомление работника о начале отпуска — прямое требование ст; 123 ТК РФ. Наличие утверждённого графика отпусков не освобождает от этой обязанности. Документируйте уведомление в любой удобной форме, но не позднее 14 дней до отпуска, и оформляйте приказ (распоряжение). Тогда штрафов и трудовых споров можно избежать.