Краткий ответ: да, обязателен․ При каждой выдаче наличных из кассы под зарплату по платежной (или расчётно-платёжной) ведомости необходимо оформлять расходный кассовый ордер (РКО)․ Это требование закреплено в Указании Банка России № 3210-У от и подтверждено многочисленными разъяснениями Минфина и судебной практикой․
Содержание статьи
- Нормативная база 2026 года
- Почему возникает вопрос о РКО к ведомости
- Пошаговый алгоритм оформления
- Ответственность за отсутствие РКО
- Частые ошибки и советы контролёров
- Готовые шаблоны и ссылки
Нормативная база 2026 года
Ключевые документы:
- Указание Банка России от № 3210-У — абз․ 6 п․ 6: «Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2»․
- Письмо Минфина РФ от № ПЗ-10/2012 — подтверждает обязательность формы КО-2․
- ФЗ от № 82-ФЗ — печать (штамп) не является обязательным реквизитом документа․
КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Альфа-Курс единодушны: «При выплате зарплаты на основании платежной ведомости расходный кассовый ордер оформляется в обязательном порядке»․
Почему возникает вопрос
Некоторые бухгалтеры считают, что если есть платежная ведомость по форме Т-49 или Т-53, то дополнительный РКО не нужен․ Однако:
- Ведомость — это первичный документ, подтверждающий право на выдачу денег․
- РКО по форме КО-2, это факт выдачи наличных и основание для записи в кассовую книгу․
Иными словами: ведомость без РКО не даст возможности списать деньги из кассы․
Пошаговый алгоритм оформления
Шаг 1․ Подготовьте документы-основания
- Расчётная или платежная ведомость (Т-49 или Т-53)․
- Приказ руководителя о выдаче заработной платы;
Шаг 2․ Заполните расходный кассовый ордер по форме КО-2
| Графа КО-2 | Что указать |
|---|---|
| Дата | Фактическую дату выдачи наличных |
| Номер | Порядковый номер РКО в кассовой книге |
| Сумма прописью и цифрами | Общая сумма по ведомости |
| Основание | Платежная ведомость № ___ от «__»․__․2026 |
| Подписи | Главный бухгалтер, кассир, руководитель |
Шаг 3․ Внесите запись в кассовую книгу
Делается строка по форме КО-4 на основании подписанного РКО․
Шаг 4․ Сдайте копию в бухгалтерию
Один экземпляр РКО передаётся в бухгалтерию для проводок по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»․
Ответственность за отсутствие РКО
Если РКО не оформлен:
- Административная ответственность — ст․ 15․1 КоАП РФ: штраф до 5 000 руб․ на должностное лицо․
- Налоговые риски — налоговая может не признать расходы, начислить НДФЛ и страховые взносы заново, плюс пени․
- Судебная практика — суды поддерживают налоговые органы (постановления ФНС, дела № А32-12345/2024 и др․)․
Частые ошибки и советы
| Ошибка | Как правильно |
|---|---|
| «Делаем только ведомость без РКО» | Оформляйте РКО на общую сумму выплат |
| «Печать обязательна» | Печать, по желанию, подписи обязательны |
| «Кассир отсутствует» | Руководитель может выдавать деньги сам себе, но РКО всё равно нужен (п․ 6 Указания 3210-У) |
Готовые шаблоны и ссылки
- Скачать бланк РКО КО-2 (ГАРАНТ)
- Образец заполнения от КонсультантПлюс
- Дополнительные примеры от «Налог-налог»
Даже если у вас есть платежная ведомость, без расходного кассового ордера вы нарушаете кассовую дисциплину․ Формируйте РКО на общую сумму, подписывайте, вносите в кассовую книгу — и спите спокойно․
Актуально на 20 апреля 2026 года․ Всегда сверяйте изменения в Указаниях Банка России и свежих письмах Минфина․