Каждый квартал бухгалтеры задаются одним и тем же вопросом: «Если за весь период не было ни выплат физлицам‚ ни начислений‚ нужно ли подавать 6-НДФЛ?»
В 2026 году ситуация не изменилась: закон прямо не обязывает сдавать «нулевой» 6-НДФЛ‚ но налоговики могут «забыть» о вашем статусе и попытаться заблокировать расчётный счёт. Разбираемся‚ как поступить правильно и безопасно.
Что говорит закон?
Пункт 2 статьи 230 НК РФ обязывает налоговых агентов (компании и ИП‚ которые выплачивают доходы физлицам) ежеквартально сдавать расчёт 6-НДФЛ.
Если же в отчётном квартале (или за весь год):
- не было начисленной зарплаты‚ премий‚ дивидендов;
- не было выплаченных доходов физлицам;
- вообще нет ни одного работника или гражданско-правового договора‚
то вы не признаётесь налоговым агентом и формально освобождены от сдачи 6-НДФЛ (письма ФНС от № БС-4-11/13984‚ от № БС-4-11/7928).
Три практические ситуации
Компания / ИП никогда не выплачивала доходы
Сдавать 6-НДФЛ не нужно. Однако ИФНС не всегда «видит»‚ что у вас нет сотрудников. Чтобы не получить требование и не рисковать блокировкой счёта‚ рекомендуют:
- вместо нулевого расчёта направить в инспекцию письмо-сообщение о том‚ что в отчётном периоде доходы физлицам не начислялись и не выплачивались‚ следовательно‚ обязанность по 6-НДФЛ не возникает;
- отправить письмо на бумаге лично или по почте с уведомлением‚ либо через электронную подпись в сервисе «Связь с ИФНС» на сайте nalog.gov.ru.
Утверждённой формы такого письма нет‚ поэтому составьте в свободной форме.
Есть работники‚ но зарплата начислялась‚ а выплачена не была
Доход считается полученным в момент фактической выдачи денег. Если зарплата начислена‚ но не выплачена (например‚ кризисные задержки)‚ то:
- 6-НДФЛ сдавать нужно‚ потому что есть объект налогообложения;
- в разделе 2 указываем дату фактической выплаты: если в квартале деньги не выданы‚ раздел 2 оставляем пустым‚ а в разделе 1 – отражаем начисленный доход и исчисленный НДФЛ.
Работники есть‚ но все отпуска/больничные‚ выплат не было
Если в течение всего квартала не было ни начислений‚ ни выплат (например‚ компания временно приостановила деятельность‚ все сотрудники в неоплачиваемом отпуске)‚ то:
- обязанность 6-НДФЛ не возникает (письмо ФНС от № БС-4-11/4958);
- но рекомендуется защитить себя тем же письмом-уведомлением‚ как в первой ситуации.
Шаблон письма в ИФНС
В ИФНС России № __________ От ООО «Ромашка» ИНН: 7708123456 ОГРН: 5167701234567 Юридический адрес: 125130‚ г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 5 УВЕДОМЛЕНИЕ о невозникновении обязанности представления расчёта 6-НДФЛ Настоящим сообщаем‚ что в 1 квартале 2026 года ООО «Ромашка» не производило выплат физическим лицам‚ не начисляло вознаграждений по гражданско-правовым договорам‚ а также не несёт обязанностей налогового агента по НДФЛ. Следовательно‚ представление расчёта по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года не предусмотрено пунктом 2 статьи 230 НК РФ. Приложения: Копия приказа о приостановке деятельности (при наличии). С уважением‚ Генеральный директор __________ /Иванов И.И./ «__» апреля 2026 г.
- Нет ни начислений‚ ни выплат? – 6-НДФЛ сдавать не обязаны‚ но лучше отправить письмо в ИФНС.
- Есть начисления без выплат? – 6-НДФЛ сдать обязательно.
- Только один квартал без движения? – письмо или нулевой 6-НДФЛ: выбирайте то‚ что спокойнее для вашей ИФНС.
Важно: уточните местные требования вашей инспекции — некоторые ФНС на практике всё-таки просят сдать «нулевку» вместо письма. В таком случае проще раз в квартал отправлять пустой отчёт через ТКС‚ чем объясняться потом.
Сохраните шаблон письма и не забудьте заверить его подписью и печатью‚ если отправляете на бумаге — это минимальная‚ но надёжная защита от лишних вопросов.