Помощник начальника отдела делопроизводства – это ключевая позиция в любой организации, где необходимо
обеспечить бесперебойную работу канцелярии, правильное оформление и хранение документов, а также
поддержку руководителя отдела. Данная статья подробно расскажет о том, какие специалисты обычно
занимают эту должность, какие требования к ним предъявляются и какие задачи они решают.

Профиль типичного кандидата

Существует несколько типовых профилей людей, которые успешно работают помощником начальника отдела делопроизводства:

• Выпускники административных и юридических специальностей. Часто это студенты последних курсов
  факультетов права, управления, экономики или специальностей «Делопроизводство и архивоведение».
• Опытные делопроизводители. Люди, уже проработавшие несколько лет в роли «делопроизводитель», «секретарь»,
  «ассистент руководителя» и имеющие практические навыки работы с документацией.
• Сотрудники службы кадров и HR. Поскольку часть обязанностей связана с оформлением кадровой
  документации (подбор, оформление, табель учёта отпусков), такие специалисты часто переходят в
  делопроизводство.
• Военнослужащие и ветераны. В военной сфере часто встречаются позиции «помощник начальника отдела
  делопроизводства», где важны дисциплина, умение работать в условиях строгой секретности.

Основные обязанности

В зависимости от организации набор задач может немного различаться, но в целом помощник начальника отдела делопроизводства
отвечает за:

1. Ведение входящей и исходящей корреспонденции. Приём, регистрация, распределение и контроль исполнения писем,
   факсов, электронных сообщений.
2. Формирование и поддержание архива. Сортировка, классификация, хранение и сдача дел в архив в
   соответствии с нормативными документами.
3. Подготовка распорядительной и служебной документации. Составление приказов, распоряжений, протоколов,
   служебных записок, подготовка шаблонов и форм.
4. Кадровое делопроизводство. Оформление трудовых договоров, ведение табеля учёта рабочего времени,
   графика отпусков, оформление аттестаций и справок.
5. Обеспечение функционирования офиса. Заказ канцтоваров, контроль за наличием расходных материалов,
   организация работы техники (принтеры, сканеры).
6. Контроль исполнения поручений руководителя. Своевременное информирование о статусе задач, подготовка
   отчетов и презентаций.
7. Взаимодействие с внешними органами. Подготовка и сдача документов в государственные органы,
   налоговые службы, судебные инстанции.

Требования к кандидатам

Для успешного выполнения обязанностей работодатели обычно предъявляют следующие требования:

• Образование: среднее специальное (делопроизводство, архивоведение) или высшее (право, управление,
  экономика).
• Опыт работы: от 1 до 3 лет в сфере делопроизводства, секретариата или кадровой службы.
• Знание нормативных документов: Федеральный закон «Об архивном деле», ГОСТы по документообороту,
  правила оформления деловых бумаг.
• Навыки работы с программным обеспечением: MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С:Документооборот,
  электронные архивные системы.
• Личные качества: внимательность к деталям, ответственность, умение работать в режиме многозадачности,
  коммуникабельность, дискретность.

Карьерный путь

Помощник начальника отдела делопроизводства – часто стартовая позиция в системе делопроизводства, от которой
открываются перспективы роста:

Где чаще всего встречается данная должность?

Помощники начальников отделов делопроизводства востребованы в самых разных типах организаций:

• Госучреждения и муниципальные службы (ФКУЗ, МСЧ, ФСИН, суды).
• Крупные коммерческие компании (банки, нефтяные концерны, производственные предприятия).
• Образовательные учреждения (университеты, школы, детские сады).
• Бизнес‑центры и коворкинги, где требуется поддержка административных процессов.

Пример типичного дня

Ниже – типичный расписание помощника начальника отдела делопроизводства в офисе:

1. 08:30 – 09:00 – Приём и регистрация входящей корреспонденции, распределение писем по сотрудникам.
2. 09:00 – 10:30 – Подготовка документов для подписания начальником отдела (приказы, служебные записки).
3. 10:30 – 11:00 – Заказ и проверка наличия канцтоваров, контроль работы офисной техники.
4. 11:00 – 12:30 – Оформление кадровой документации: новые трудовые договоры, отпускные листы.
5. 12:30 – 13:30 – Обеденный перерыв.
6. 13:30 – 15:00 – Сдача дел в архив, проверка соответствия номенклатуре.
7. 15:00 – 16:30 – Подготовка отчётов о выполнении поручений руководителя, планирование задач на
   следующую неделю.
8. 16:30 – 17:30 – Встречи с сотрудниками отдела, ответы на телефонные и электронные запросы.

Как подготовить резюме и пройти собеседование

Для того чтобы успешно получить позицию, рекомендуется:

• Сформировать резюме, подчеркивающее: опыт работы с документами, знание нормативов, владение
  офисными программами, умения в организации работы офиса.
• Подготовить примеры выполненных задач: описать, как вы оптимизировали процесс регистрации входящей
  корреспонденции или сократили время поиска документов в архиве.
• На собеседовании продемонстрировать: внимательность к деталям, способность быстро ориентироваться в
  большом объёме информации, коммуникабельность.

Помощник начальника отдела делопроизводства – это не просто «секретарь», а профессионал, который обеспечивает
организацию и законность документооборота, поддерживает работу офиса и помогает руководителю эффективно
управлять своим подразделением. Люди, обладающие сочетанием административных навыков, юридических знаний и
ответственности, находят в этой должности отличную стартовую площадку для дальнейшего карьерного роста в
сфере управления и административного обслуживания.

Если вы ищете работу в этой сфере, обратите внимание на открытые вакансии в Москве и регионах, где часто
требуются помощники начальников отделов делопроизводства. Подготовьте качественное резюме и будьте готовы

продемонстрировать свои навыки в работе с документами – и ваш профессиональный путь будет стремительно
развиваться.

Дата публикации: