Начиная с 2023 года порядок расчёта, удержания и перечисления НДФЛ кардинально изменился. Самым заметным нововведением стало ежемесячное уведомление о суммах исчисленного и удержанного налога. Если после сдачи основного уведомления в ИФНС выявлены ошибки или изменились данные, придётся подать корректирующее уведомление по НДФЛ. Когда, зачем и как это делать, разбираемся в деталях.

Зачем вообще нужно корректирующее уведомление?

Новые правила ФНС (приказ ММВ-7-11/564@, действующий с ) обязывают налоговых агентов:

• ежемесячно до 25-го числа следующего месяца сдавать основное уведомление (форма KND 1160080);
• в случае обнаружения ошибок или изменения сведений после сдачи — корректирующее уведомление.

Ключевая цель: оперативно исправить суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, чтобы избежать штрафов и пени.

Основания для подачи корректирования

1. Арифметическая ошибка в сумме налога, базе или ставке.
2. Перерасчёт доходов/вычетов: например, впоследствии подтвердился социальный вычет, который не учли в основном уведомлении.
3. Отклонение фактически удержанного НДФЛ от ранее заявленного.
4. Доначисление или уменьшение суммы налога в результате уточнённых данных.
5. Изменение реквизитов ИФНС (редкий, но возможный случай при перерегистрации филиала).

Пример. В уведомлении за сентябрь 2023 года ООО «Ромашка» указало сумму удержанного НДФЛ 78 540 руб. Поспустили вычет на ребёнка за сентябрь (1 400 руб) не учли. Налог снизился на 182 руб. Необходимо подать корректирующее уведомление на 182 руб меньше.

Сроки подачи корректирующего уведомления

Важно! Если ошибка выявлена в сентябрьском уведомлении, корректировку нужно подать не позднее 28 октября, чтобы избежать санкций.

Как заполнить корректирующее уведомление: пошаговый разбор

Шаг 1. Скачайте актуальный шаблон

Форма KND 1160080 утверждена приказом ФНС России от № ЕД-7-11/753@. На сайте ФНС → Формы отчётности → НДФЛ → Уведомление всегда размещён свежий файл в формате Excel или XML.

Шаг 2. Укажите «корректирующий номер»

• В поле «Номер корректировки» поставьте «001», «002» и т. д.
• Отчётный период оставляем без изменений (например, «09.2023»).

Шаг 3. Заполните раздел 2 «Суммы налога»

Записываем точные итоговые значения по состоянию на дату корректировки:

• строка 020 — итоговая база после учёта исправлений;
• строка 021 — скорректированный налог к удержанию;
• строка 030, фактически удержанный налог.

Пример заполнения (фрагмент):

┌---------┬--------------┬---------------┐
│ Строка │ Было (ошибка)│ Стало (корр.) │
├---------┼--------------┼---------------┤
│ 020 │ 300 000 │ 300 000 │
│ 021 │ 39 000 │ 38 818 │
│ 030 │ 39 000 │ 38 818 │
└---------┴--------------┴---------------┘

Шаг 4. Подписываем и отправляем

1. Уведомление подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП через сервис «1С-Отчётность», «Контур.Эльба», «Такском» или личный кабинет на nalog.gov.ru.
2. Формат передачи — XML (обязательно!).
3. Контрольный срок — до 18:00 по местному времени.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: забыли изменить только строку 030, а строку 021 оставили прежней.
  Решение: строки 021 и 030 должны совпадать после корректировки.
• Ошибка: подали корректировку с нулевым изменением (все суммы остались как есть).
  Решение: такой файл не примут, исправляйте реальные значения.
• Ошибка: прислали PDF-файл вместо XML.
  Решение: система приёма отчётности отвергнет документ, формат — строго XML.

Штрафы и контрольные соотношения

Статья 126 НК РФ: за непредставление (несвоевременное) уведомления — штраф 200 руб за каждый документ.

Статья 123 НК РФ: за неполное перечисление НДФЛ — 20 % от суммы недоимки.

ИФНС запускает автоматические сверки КБК 182 1 01 02010 01 1000 110. Если в корректирующем уведомлении сумма уменьшается, а оплату вы уже перечислили, образуется переплата. Её можно:

• зачесть в счёт будущих платежей НДФЛ;
• вернуть на расчётный счёт по заявлению (форма 21-ДНФЛ).

Чек-лист для бухгалтера

1. ✓ Проверили расчёты внутренним контролем.
2. ✓ Сформировали корректировку в программе (1С, Контур).
3. ✓ Проверили номер корректировки и правильность кодов ИФНС.
4. ✓ Отправили XML-файл до 18:00 25-го (или 28-го) числа.
5. ✓ Получили квитанцию № 2 «Принято»;
6. ✓ Сохранили распечатку и квитанцию в электронном архиве не менее 5 лет.

Корректирующее уведомление по НДФЛ в 2023 году — это не просто формальность, а обязательный инструмент оперативной корректировки налоговых обязательств. Соблюдайте сроки, используйте только актуальные формы и формат XML, и тогда штрафы вас не коснутся.

Дополнительные ресурсы:

• Официальный раздел ФНС «Уведомление о НДФЛ»
• Письмо ФНС РФ от № БС-4-11/1448@ «О порядке заполнения корректирующего уведомления»
• Справочник кодов доходов и вычетов (приложение к приказу ММВ-7-11/387@)