Дата актуальности: 19 апреля 2026 г.

Термин «контрольный экземпляр» (или «контрольная копия») часто звучит на предприятиях машиностроения, авиастроения, энергетики и других отраслей, где применяется Единая система конструкторской документации (ЕСКД). В данной статье разберёмся, что представляет собой контрольный экземпляр по ГОСТ 2.501—2013, каковы его назначение, правила учёта, хранения и восстановления, а также приведём типовые формы и штампы, рекомендованные стандартом.

Область применения ГОСТ 2.501—2013

ГОСТ 2.501—2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учёта и хранения» введён в действие на территории РФ приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 1628-ст от 22 ноября 2013 г. и действует с 1 июня 2014 г. Стандарт:

• распространяется на все виды конструкторской и технологической документации (чертежи, спецификации, маршрутные карты, технологические процессы и др.);
• устанавливает единые правила учёта, хранения и восстановления подлинников, дубликатов и копий;
• распространяется как на бумажные, так и на электронные носители.

Что такое «контрольный экземпляр»?

Согласно п. 3.1.2 ГОСТ 2.501—2013:

Контрольная копия — это «копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации».

Требования к качеству и оформлению контрольного экземпляра

3.1 Общие требования к носителю

• Бумажный носитель: формат по ГОСТ 2.301, плотность ≥ 80 г/м², без утрат, разрывов, подклеек, размытых линий.
• Электронный носитель: файл(ы) должен соответствовать ГОСТ 2.051 (оформление электронных КД и ЭЦП).
• Читаемость: контрольный экземпляр должен быть пригоден для многократного снятия копий и репрографической обработки (ГОСТ 13.1.002).

3.2 Обязательные реквизиты

На корешке (или в реквизитной части электронного документа) обязательно указывают:

1. Инвентарный (регистрационный) номер — присваивается один на весь комплект независимо от количества листов.
2. Шифр/обозначение документа по ГОСТ 2.102.
3. Наименование документа (чертеж, спецификация, маршрутная карта и т.п.).
4. Отметка «Контрольный экземпляр» — штампом или надписью.
5. Дата поступления на хранение.
6. Подпись лица, принявшего документ.

Учёт и регистрация контрольных экземпляров

4.1 Регистрация в журнале (инвентарной книге)

Для ручного учёта используется форма 1 «Инвентарная книга» (Приложение Б ГОСТ 2.501). Основные графы:

• № п/п
• Инвентарный номер
• Обозначение документа
• Наименование документа
• Количество листов
• Дата поступления
• Примечание (тип экземпляра: контрольный)

4.2 Автоматизированный учёт

При использовании САПР/PLM-систем данные вводятся в электронную базу. Визуализация рекомендуется в аналоге формы 1. Инвентарные номера должны быть уникальными и не повторяться даже при разных видах продукции.

Хранение контрольных экземпляров

5.1 Организация хранения

• Место: архив предприятия или отдел технического контроля (ОТК) с режимом 20–22 °C, влажностью 45–60 %.
• Упаковка: папки-конверты форматов А0–А4, подписанные этикетками.
• Период хранения: устанавливается организацией, но не менее срока службы изделия + 5 лет.
• Доступ: только у уполномоченных лиц.

5.2 Складывание чертежей

Для формата А0, А1 рекомендуется коробчатое или конвертное сложение по образцу в Приложении Г ГОСТ 2.501.

Восстановление подлинника по контрольному экземпляру

Пункт 8 ГОСТ 2.501 описывает процедуру:

1. Оформляется заявка (форма 4).
2. Контрольный экземпляр извлекается из архива.
3. Производится репрографическое воспроизведение (копировально-множительная техника или сканирование + печать).
4. Новый подлинник проходит нормоконтроль, заверяется подписями и ЭЦП (если электронный).
5. Старый подлинник маркируется как «Аннулирован» и сдаётся в архив.

Типовые штампы и формы

Для обозначения контрольного экземпляра применяют штамп (Приложение В):

• Овальный или прямоугольный штамп размером 25×15 мм.
• Текст: «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР».
• Графы: инвентарный номер, дата, подпись.

Практические советы

• Отдельный журнал: ведите для контрольных экземпляров отдельную инвентарную книгу или журнал в PLM-системе.
• Штрих-коды/QR-коды: ускоряют поиск и сверку.
• Ежегодные ревизии: проверяйте целостность и читаемость не реже 1 раза в год.
• Электронный дубль: создавайте PDF/A-копию контрольного экземпляра и храните на защищённом сервере — это ускорит восстановление подлинника.

Контрольный экземпляр — это «страховой полис» предприятия на случай утраты или порчи подлинников конструкторской и технологической документации. Своевременное оформление, правильная регистрация и бережное хранение позволяют быстро восстановить выпуск продукции, избежать штрафов от заказчика и сохранить интеллектуальную собственность компании.

Соблюдайте требования ГОСТ 2.501—2013, и ваши документы всегда будут в безопасности!