Актуально на

Что такое журнал КО-3 и зачем он нужен

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) — это обязательный первичный документ, в котором последовательно фиксируются все приходные и расходные кассовые ордера (ПКО/РКО), а также заменяющие их документы (платёжные/расчетно-платёжные ведомости и др.).

• Утверждён Постановлением Госкомстата РФ № 88 от .
• Обязателен для любого бизнеса, который ведёт кассовые операции в наличной форме.
• Используется для контроля за полнотой и последовательностью кассовых документов.

Сколько экземпляров журнала КО-3 должен иметь бизнес?

В нормативных актах чётко не регламентировано количество экземпляров, однако на практике и в рекомендациях специалистов (1С, Консультант+, бухгалтерские школы) выделяют два основных варианта.

Минимально допустимый вариант — один экземпляр

• Один экземпляр журнала КО-3 ведётся в бумажном виде ответственным лицом (кассиром, бухгалтером).
• К журналу подшиваются все первичные кассовые документы (ПКО, РКО, приложения, ведомости).
• Ежеквартально (или по окончании финансового года) комплект «журнал + подшитые документы» сдаётся в архив бухгалтерии на 5 лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

Недостаток: если журнал утерян или повреждён, восстановить регистрацию бывает сложно.

Практический «безопасный» вариант, два экземпляра

Многие компании дублируют КО-3, чтобы:

1. Экземпляр № 1 — оригинал, хранится в кассе. Каждый день к нему подшиваются свежие ПКО/РКО.
2. Экземпляр № 2 — копия/скан или параллельно ведённый электронный журнал (например, в 1С:ERP или 1С:Бухгалтерия 8.3);
   • Формат — Excel, PDF, база 1С.
   • Должен содержать те же реквизиты, что и бумажный оригинал.
   • Каждый месяц «электронный» файл копируется на защищённый носитель и/или облако.

Такой подход снижает риск потери данных и ускоряет аудиторские проверки.

Электронный журнал КО-3: сколько «цифровых» экземпляров нужно

Если кассовые документы формируются в 1С:Бухгалтерия 8.3 или аналогичной системе, то:

• В программе автоматически создаётся один электронный журнал (таблица КО-3).
• Раз в квартал формируется электронный архивный файл (PDF + подпись ЭЦП) и копируется на два носителя:
  1. Внутренний сервер или NAS.
  2. Внешний защищённый облачный сервис (S3, Яндекс.Диск, Google Drive).

Таким образом, даже при полном сбое системы сохраняются два независимых электронных экземпляра.

Рекомендации по хранению

1. Минимум: 1 бумажный журнал КО-3 с подшитыми документами.
2. Оптимально: 1 бумажный + 1 (или 2) электронных резервных экземпляра.
3. Для крупных компаний: 2 бумажных (касса + архив) + 2 электронных (внутренний NAS + облако).
4. Все экземпляры должны быть идентичны по содержимому и пронумерованы одинаково.

Такой подход обеспечивает соответствие требованиям закона и защиту от потери данных.