Дата актуальности:
Что такое сличительная ведомость и зачем она нужна
Сличительная ведомость — это официальный документ, в котором фиксируются расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта после проведения инвентаризации. Она является ключевым этапом процедуры, поскольку именно на основании этой ведомости все последующие корректировки вносятся в учёт.
Когда именно создаётся сличительная ведомость
Порядок таков:
- Сначала руководитель организации издаёт приказ (ИНВ-22) о проведении инвентаризации.
- Инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие объектов и заполняет инвентаризационные описи (ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-6 и др.).
- После завершения инвентаризации и выявления расхождений составляется сличительная ведомость.
Таким образом, документ формируется в конце инвентаризации, когда уже есть:
- результаты физической проверки;
- данные бухгалтерского учёта;
- подтверждение расхождений.
Унифицированные формы: ИНВ-18 и ИНВ-19
| Форма | Назначение | ОКУД |
|---|---|---|
| ИНВ-18 | Сличительная ведомость основных средств | 0317016 |
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость ТМЦ (товарно-материальных ценностей) | 0317017 |
Для имущества, не принадлежащего организации (арендованное, принятое на хранение и т.п.), оформляются отдельные сличительные ведомости.
Порядок заполнения: ключевые реквизиты
- Номер документа — порядковый номер ведомости по учёту организации.
- Дата составления — день, когда ведомость подготовлена.
- Дата инвентаризации, день, на который проведена проверка.
- Основание — ссылка на приказ/распоряжение о проведении инвентаризации (номер и дата).
- ФИО материально-ответственного лица — полностью, с подписью.
Подписывается ведомость в двух экземплярах:
бухгалтером;
материально ответственным лицом.
Что отражают в табличной части
В строки вносятся только позиции, по которым выявлены отклонения:
- излишки — фактически больше, чем по данным учёта;
- недостачи, фактически меньше;
- недоимки/порча, ухудшение качественного состояния.
Суммы указываются по оценке, принятой в бухгалтерском учёте.
Электронное или ручное заполнение
Сличительные ведомости могут быть:
- заполнены вручную (чёрными/синими чернилами, без помарок);
- сформированы в программе (1С, Консультант, Excel) и распечатаны.
Что происходит после подписания
- Документ передаётся в бухгалтерию для анализа расхождений.
- Составляются бухгалтерские проводки:
- излишки — Дт 10, 41, 43 / Кт 91-1;
- недостачи, Дт 94 / Кт 10, 41, 43.
- На общем основании ведомости и актов комиссии готовится приказ руководителя о списании или оприходовании разниц.
Краткий чек-лист
- ✅ Проведена инвентаризация и есть инвентаризационная опись.
- ✅ Выявлены расхождения (излишки/недостачи).
- ✅ Назначена комиссия и есть приказ (ИНВ-22).
- ✅ Заполнены формы ИНВ-18/ИНВ-19 с указанием даты, номера, ФИО ответственного.
- ✅ Подписи бухгалтера и МОЛ проставлены в двух экземплярах.
- ✅ Сличительная ведомость занесена в архив (срок хранения — не менее 5 лет).
Сличительная ведомость составляется строго после завершения инвентаризации, когда фактические данные сопоставлены с учётными и выявлены расхождения. Без неё невозможно корректно отразить результаты в бухгалтерии и списать или оприходовать разницы. Используйте унифицированные формы ИНВ-18 и ИНВ-19, следуйте реквизитам и порядку подписания — и вы избежите штрафов и проблем с проверяющими органами.