Дата публикации: 20 апреля 2026 г.

Немедленная фиксация факта недостачи

Как только выявлена недостача, заведующий складом обязан в тот же день:

• заполнить Акт о выявленных расхождениях (по форме ТОРГ-31);
• сфотографировать место погрузки, контейнеры или упаковку с повреждениями;
• запретить дальнейшую приёмку до окончательного разбирательства;
• заблокировать товар в учётной системе (WMS/ERP).

Информирование заинтересованных сторон

В течение 2-х часов после выявления недостачи:

1. Поставщику – направить официальное уведомление по e-mail и курьером (с уведомлением о вручении).
2. Транспортной компании – составить КПД-ГТД (Коммерческий акт по форме ГТД-1) и потребовать подписи водителя/экспедитора.
3. Внутренний контроль – известить отдел закупок, юридическую службу и главного бухгалтера.

Проведение входного контроля

Проверка документов

• сравнить количество в ТТН/CMR с данными в накладной поставщика;
• уточнить массу брутто/нетто путём повторного взвешивания на калиброванных весах;
• проверить пломбы и номера контейнеров/авто.

Пересчёт и маркировка

Если возможно, пересчитать количество товара по каждой позиции и нанести временную маркировку «Контроль недостачи». Результаты занести в журнал входного контроля.

Документальное оформление

Взаимодействие с поставщиком и страховой компанией

Требование компенсации

Отправить письмо-притензию на e-mail поставщика с копией акта и фото-фиксацией. Срок ответа – 5 рабочих дней.

Обращение в страховую

• Если товар застрахован – уведомить страховую в течение 24 часов (по условиям полиса).
• Подготовить пакет: страховой акт, фото, копии ТТН/CMR, счёт-фактуру.

Корректировка складского учёта

После подтверждения недостачи:

1. Внести корректировку в WMS (статус «Недостача»);
2. Отразить расход в учёте как «Потери от недостачи» (субконто 94.01);
3. Закрыть заявку на приёмку с пометкой «Частичная приёмка».

Анализ и меры по предотвращению

• Провести внутренний аудит процессов приёмки (чек-лист 12 пунктов, см. приложение);
• Обучить персонал новым правилам: видео-инструкции, тесты;
• Внедрить двойную проверку на въезде и при разгрузке (система «четырёх глаз»);
• Настроить уведомления об отклонениях >1 % в ERP-системе.

Контрольный список для заведующего складом

Чёткое соблюдение алгоритма и документального порядка позволяет минимизировать финансовые потери и защитить склад от необоснованных претензий. Вся процедура должна занимать не более 3 рабочих дней с момента выявления недостачи.