Дата актуализации: 19 апреля 2026 г.
Зачем нужно уведомлять отсутствующего работника
Трудовой кодекс РФ требует письменно уведомить сотрудника о дате прекращения трудового договора. Если человек не выходит на работу‚ это не отменяет обязанность работодателя. Отсутствие уведомление может привести:
- к восстановлению сотрудника через суд;
- к штрафам со стороны трудовой инспекции;
- к необходимости возмещения среднего заработка за вынужденный прогул.
В каких случаях работник считается «отсутствующим»
Под «отсутствующим» понимается:
- длительный прогул (более одного дня без уважительной причины);
- невозможность выйти на работу по состоянию здоровья без оформления больничного;
- неявка после электронного заявления об увольнении;
- исчезновение без объяснений (от 2 недель до 2 лет).
Общие сроки уведомления
| Основание увольнения | Срок уведомления | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Увольнение по собственному желанию | 2 недели до даты увольнения | ст. 80 ТК РФ |
| Срочный договор (окончание срока) | 3 календарных дня | ст. 79 ТК РФ |
| Сокращение штата/численности | 2 месяца | ст. 180 ТК РФ |
| Замена отсутствующего работника | Уведомление не требуется | ст. 79 ТК РФ |
Как оформить уведомление
Форма документа
Уведомление составляется:
- на фирменном бланке организации;
- в произвольной форме‚ но обязательно с указанием:
-
- Ф.И.О. работника и его адреса;
- основания увольнения (ссылка на статью ТК РФ);
- даты последнего рабочего дня;
- реквизитов приказа о расторжении договора;
- ссылки на право обжалования.
Минимальный образец уведомления
УВЕДОМЛЕНИЕ о расторжении трудового договора Уважаемый(ая) [Ф.И.О. работника]! Сообщаем‚ что на основании [указать основание: ст. 80 ТК РФ‚ ст; 79 ТК РФ и т.д.] трудовой договор № ___ от "__" ___ 20__ г.‚ заключённый между Вами и ООО "Ромашка"‚ будет расторгнут "__" _______ 20__ г. Приказ № ___ об увольнении издан "__" _______ 20__ г. Вам необходимо явиться за трудовой книжкой и расчётом в течение трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления. В случае невозможности явки просьба сообщить письменно о согласии направить документы по почте заказным письмом с уведомлением. С уведомлением ознакомлен(а): _____________ /______________/ "__" _______ 20__ г.
Способы вручения уведомления
Личное вручение
Если сотрудник появился на территории организации (например‚ за расчётом)‚ уведомление выдаётся под роспись в два экземпляра: один – работнику‚ второй – с отметкой «С уведомлением ознакомлен(а)» остаётся у работодателя.
Направление по адресу регистрации/проживания
- Отправить заказное письмо с уведомлением о вручении.
- Сохранить квитанцию и уведомление о вручении – это доказательство даты получения.
- В тексте письма указать срок явки за трудовой книжкой и расчётом.
Электронная почта и мессенджеры
Допустимы только в качестве дополнительного канала. Основной способ – бумажный или почтовый. Судебная практика (определения ВС РФ № 307-ЭС20-10377 от и др.) подтверждает: сообщения в WhatsApp/Telegram не заменяют письменную форму‚ если работник не дал письменное согласие на электронный документооборот.
Объявление на доске
Если адрес проживания неизвестен‚ допускается размещение уведомления на информационном стенде с фотофиксацией и актом о невозможности вручения (подписанный двумя свидетелями)‚ но только после попыток отправки по последнему известному адресу.
Что делать‚ если письмо вернулось
- Составить акт о невозможности вручения по адресу (с подписями 2-х свидетелей и секретаря).
- Разместить объявление на доске в течение 7 дней.
- Сделать фотосъёмку объявления с датой и временем.
- Через 3 дня после окончания размещения считать‚ что уведомление доставлено надлежащим образом.
- Издать приказ об увольнении.
Особенности для IT-специалистов с отсрочкой от призыва
Начиная с 2025 года Постановлением Правительства РФ № 1234 сокращён срок уведомления военкомата:
- для аккредитованных IT-организаций – не позднее 2 рабочих дней после увольнения;
- для остальных работодателей – 14 дней.
Внутренний приказ об увольнении одновременно считается уведомлением военкомата‚ если он направлен через Госуслуги или электронную подпись.
- Установить основание увольнения и срок уведомления.
- Составить письменное уведомление (2 экземпляра).
- Попытаться вручить лично под роспись.
- Если невозможно – отправить заказное письмо по адресу регистрации.
- Сохранить квитанцию и уведомление о вручении.
- При возврате письма – составить акт о невозможности вручения и разместить объявление.
- Издать приказ об увольнении и внести запись в трудовую книжку.
- Направить трудовую книжку и расчёт по почте при согласии сотрудника.
Важно! Вся переписка (уведомления‚ акты‚ квитанции) хранится не менее 75 лет в личном деле работника.