Зачем вообще уведомлять ЦЗН?
С 2016 года любое официальное трудоустройство по ТК РФ должно быть доведено до сведения службы занятости в течение пяти рабочих дней. Это позволяет:
- закрыть за собой статус «безработный» у бывшего претендента;
- исключить двойные выплаты пособия по безработице;
- снизить риски проверок Роструда и ФНС.
Кого и когда нужно уведомлять?
| Кто | О ком | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Работодатель (ЮЛ/ИП) | Гражданин‚ впервые трудоустроенный или снятый с учёта в ЦЗН | 5 раб. дней с даты приказа/договора | ст. 25 Закона РФ «О занятости населения» |
| Работодатель | Работник‚ переведённый на неполный рабочий день/смену | 3 раб. дня со дня приказа | Письмо Минтруда № 14-1/10/П-7304 |
| Массовое высвобождение (сокращение) | Не позднее чем за 2 месяца до начала мероприятий | ст. 25 Закона РФ «О занятости» + Постановление № 99 |
Как подать уведомление: 3 легальных способа
Через портал «Работа в России» (без ЭЦП)
- Авторизуйтесь на trudvsem.ru через Госуслуги.
- В личном кабинете выберите «Уведомить о трудоустройстве».
- Заполните форму: ИНН/СНИЛС работника‚ дата приказа‚ ТРУДОВОЙ или ГПХ.
- Прикрепите сканы приказа или договора в PDF.
- Подтвердите отправку.
Статус уведомления отслеживается в разделе «История обращений».
Через личный кабинет ПФР (требуется ЭЦП)
Если у вас есть квалифицированная ЭЦП:
- Зайдите в «Интерактивные услуги» → «Работодателям» → «Сведения о трудоустройстве».
- Выгрузите XML-файл по форме СЗВ-ТД или заполните онлайн-форму.
- Отправьте и скачайте квитанцию.
Личное обращение в ЦЗН или МФЦ
Подходит ИП без ЭЦП:
- Скачайте форму «Уведомление о трудоустройстве» (бланк 2026 г. — тут).
- Заполните от руки или в MS Word.
- Приложите копии:
- приказ (форма Т-1) или договор подряда;
- паспортные данные работника;
- СНИЛС.
- Подайте в бумажном виде или через электронную очередь МФЦ.
Что указывать в уведомлении: мини-чек-лист
- ИНН/ОГРН/ОГРНИП работодателя.
- ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения работника.
- Вид занятости:
- «Трудовой договор» (ТК РФ);
- «Гражданско-правовой договор» (ГПХ).
- Дата приказа/договора.
- Должность‚ оклад‚ условия труда.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Отправка через 6-й рабочий день | Штраф 5 000 руб. | Включите уведомление в чек-лист HR на день подписания приказа. |
| Указан лишь ИНН‚ без СНИЛС | ЦЗН отклоняет заявку | Уточните данные у работника заранее. |
| Файлы в JPG вместо PDF | Система не примет | Используйте PDF/A‚ макс. размер 2 МБ. |
Шаблон уведомления (коротко)
Уведомляю о трудоустройстве: ФИО: Иванов Иван Иванович СНИЛС: 112-233-445 95 Дата приказа: Должность: Бухгалтер Организация: ООО «Пример»‚ ИНН 7701234567 Подпись: __________/Петрова Н.А./
Ответы на частые вопросы
Устроили сотрудника на 0‚25 ставки — нужно ли уведомлять?
Да. Любой трудовой договор‚ даже на 2 часа в неделю‚ требует уведомления.
ИП сам себя нанимает — что делать?
Ничего. ИП не уведомляет ЦЗН о себе самом‚ так как не является наёмным работником.
Работник уволился и сразу устроился обратно. Нужно два уведомления?
Да: одно о прекращении‚ второе — о приёме‚ каждое в течение 5 дней.
Как узнать‚ принято ли уведомление?
В личном кабинете «Работа в России» появится статус «Принято» и регистрационный номер.
Алгоритм простой:
- Запишите в календарь HR +5 рабочих дней с даты приказа.
- Выберите удобный способ (портал без ЭЦП → быстрее всего).
- Заполните форму‚ прикрепите документы‚ сохраните квитанцию.
Помните: соблюдение срока — прямая ответственность работодателя. Не перекладывайте задачу на бухгалтера «потом» — лучше автоматизируйте напоминание в HR-системе прямо сейчас.
Информация актуальна на 19 апреля 2026 г. При изменениях законодательства проверяйте обновления на trudvsem.ru и в Письмах Роструда.