Вопрос уведомления о приёме на работу бывшего государственного (муниципального) служащего стоит достаточно остро в 2026 году. Неправильное оформление или пропуск сроков может привести к штрафам, административным санкциям и даже к расторжению трудового договора. В статье подробно разберём, когда и как необходимо отправлять такое уведомление, какие документы требуются, а также предоставим готовый образец письма.

Содержание

1. Правовая основа
2. Когда нужно уведомлять
3. Кому направляется уведомление
4. Как правильно оформить письмо
5. Образец уведомления
6. Последствия несоблюдения
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая основа

Согласно ч. 3 ст. 64.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работодатель обязан в течение 10 календарных дней, следующих за датой заключения трудового (или гражданско‑правового) договора, уведомить орган, в котором гражданин ранее занимал должность государственной или муниципальной службы, о его приёме на работу.

Нормативные акты, регулирующие данную процедуру:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 64.1.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (часть 2).
• Приказ Минтруда России от № М‑КЗ‑2025/12 «Об утверждении формы уведомления о приёме на работу бывшего госслужащего».

Эти документы определяют содержание письма, сроки подачи и способы передачи (почтовое отправление с уведомлением о вручении, электронная почта с подтверждением получения, личный вручение).

Когда нужно уведомлять

Уведомление обязано быть отправлено в течение 10 календарных дней со дня заключения договора. Важно учитывать, что:

• Счёт начинается со следующего дня после подписания договора.
• Если договор заключён в выходной или праздничный день, срок считается с первого рабочего дня после него.
• Для гражданско‑правовых договоров (например, договор подряда) те же сроки применяются, если в договоре предусмотрено трудоустройство на постоянной основе.

Пример расчёта:

1. Договор подписан 5 апреля 2026 года (вторник).
2. Считаем с 6 апреля 2026 года (среда).
3. Последний день подачи – 15 апреля 2026 года (пятница).

Кому направляется уведомление

В зависимости от уровня предшествующей службы, получателем письма будет один из следующих органов:

• Государственная служба – отдел кадров (или уполномоченный орган) соответствующего федерального органа.
• Муниципальная служба – администрация района/города, в которой (котором) работал сотрудник.
• Если бывший служащий работал в правительственном агентстве, уведомление направляется в центральный орган управления персоналом (обычно это отдел кадров министерства).

Контактные данные (почтовый адрес, электронная почта, телефон) обычно указаны в приказах о приёме на службу или в справочнике государственных органов. При отсутствии точных реквизитов рекомендуется запросить их у службы кадров бывшего работодателя.

Как правильно оформить письмо

Обязательные реквизиты

• Шапка: название организации‑работодателя, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
• Дата составления письма.
• Номер письма (по внутреннему документообороту).
• Наименование органа, в который направляется уведомление.
• Полное ФИО бывшего госслужащего, дата и место рождения.
• Дата заключения трудового (или гражданско‑правового) договора.
• Должность, на которую принят сотрудник.
• Ссылка на нормативный акт (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).
• Подпись уполномоченного лица (директор, HR‑менеджер) и печать организации.

Формат письма

Письмо оформляется в деловом стиле, шрифтом Times New Roman, размер 12 пт, межстрочным интервалом 1,5. Текст делится на абзацы, каждый абзац начинается с отступа.

Способы передачи

1. Почтовая отправка с заказным письмом и уведомлением о вручении – считается самым надёжным способом, подтверждающим факт доставки.
2. Электронная почта – допустима, если получатель согласен принимать уведомления в электронном виде и подтверждает получение (квитанция, ответ‑подтверждение).
3. Личный вручение – возможно, но требуется подпись получателя в сопроводительном листе о получении.

Образец уведомления

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить необходимыми данными.

ООО «ПримерТруд»
ИНН 7701234567, ОГРН 1197700000000
Юридический адрес: 115035, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
№ 02/У-2026 от 

В
Главное управление государственной службы
Администрации Белогорского района
Республики Крым
125000, Республика Крым, г. Белогорск, ул. Советская, д. 5
УВЕДОМЛЕНИЕ

В соответствии с ч. 3 ст. 64.1 Трудового кодекса Российской Федерации
сообщаем о приёме на работу гражданина, ранее занимавшего должность
государственного (муниципального) служащего.

Фамилия, имя, отчество: Васильев Иван Петрович.

Дата и место рождения: , г. Москва.

Должность, на которую принят: Менеджер по развитию продаж.

Дата заключения трудового договора: .

Трудовой договор № 123/2026 от .

Настоящее уведомление направлено в установленный законом срок – в течение 10 календарных дней со дня заключения договора.

С уважением,

_____________________________

Иванов Сергей Петрович

Директор по персоналу ООО «ПримерТруд»

(подпись) (печать)

Для электронного варианта достаточно добавить в конец письма фразу: «Подтверждаю получение данного уведомления» и приложить скан подписи.

Последствия несоблюдения требований

• Административная ответственность – штраф для работодателя в размере от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ в приёме на работу – в случае, если уведомление не подано, орган государственной службы может признать договор недействительным.
• Риски для сотрудника – возможные дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения, если будет установлено нарушение порядка трудоустройства.
• Отрицательное влияние на репутацию компании – нарушение нормативов может стать основанием для проверок со стороны Роспотребнадзора, ФНС и иных контролирующих органов.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли уведомлять, если бывший госслужащий ушёл в отставку более 5 лет назад?

Да. Требование сохраняется независимо от срока, поскольку законодательство не устанавливает «истечение срока» для обязательства уведомления.

Можно ли отправить уведомление по электронной почте без подписи?

Только если получатель предварительно согласился принимать такие письма в электронном виде и подтвердил их получение (например, ответом «Принято»). В противном случае требуется подпись и печать.

Как доказать, что уведомление было отправлено в срок?

Сохраняйте копию заказного письма с трек‑номером и подтверждением вручения, а при электронном способе – сохраняйте электронную подпись и полученный ответ‑квитанцию.

Что делать, если у бывшего работодателя нет отдельного отдела кадров?

Уведомление направляется в главный административный офис (директору, заместителю директора) с пометкой «Вниманию отдела кадров». При этом в письме указываются реквизиты лица, ответственного за кадровые вопросы.

Нужно ли повторно уведомлять, если работник меняет должность в новой компании?

Повторное уведомление не требуется, если изменения происходят внутри той же организации‑работодателя. При переходе в другую компанию – новое уведомление обязательно.

Уведомление о приёме на работу бывшего государственного (муниципального) служащего – обязательный процесс, который регулируется ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ. Своевременное и корректное оформление письма защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, исключая административные риски. Пользуйтесь приведённым образцом, соблюдайте сроки и выбирайте надёжный способ передачи, чтобы избежать неприятных последствий.

Если у вас остались вопросы или требуется юридическая консультация – свяжитесь с нашим отделом HR‑консультаций или обратитесь к профильному юристу.