Сегодня — значит, все шаги, которые вы прочитаете ниже, актуальны именно сейчас. Пошаговая инструкция поможет принять сотрудника в ООО «с нуля», не получить штрафы от ФНС, ПФР и ФСС и защитить себя от судебных споров.
Оглавление
- Подготовка к найму: анализ потребностей
- Проверка кандидата
- Документы, которые должен предоставить будущий сотрудник
- Оформление трудового договора
- Приказ о приёме на работу
- Трудовая книжка и личная карточка Т-2
- Ознакомление с локальными актами
- Уведомление в ИФНС, ПФР и ФСС: электронные формы
- Особые случаи: иностранцы, несовершеннолетние, совместители
- «Подводные камни» и типовые ошибки
Шаг 1. Подготовка к найму: чёткая должностная инструкция и штатное расписание
Сначала убедитесь, что:
- В штатном расписании ООО есть вакантная должность (утверждена приказом руководителя).
- Утверждена должностная инструкция и, при необходимости, схема материальной ответственности.
Если должности в штатке нет, издайте приказ о её введении до подачи заявления кандидатом.
Шаг 2. Проверка кандидата
Краткий чек-лист безопасности:
- Трудовая книжка: проверяем непрерывность стажа и наличие «подозрительных» записей.
- Военный билет (для мужчин до 27 лет и военнообязанных).
- Дипломы, сертификаты: сверяем оригиналы через ФИС «ФРДО» (федеральный реестр).
- Судимость: официально можно запросить справку МВД или использовать СЭД «Система электронного документооборота» (по согласию кандидата).
Шаг 3. Документы, которые должен предоставить будущий сотрудник
| Документ | Комментарий |
|---|---|
| Паспорт РФ | Ксерокопия всех страниц с отметками |
| Трудовая книжка | Если первое место работы, выдаём новую |
| СНИЛС | Оригинал + копия |
| ИНН | Нужен для налогового учёта |
| Диплом об образовании | Требуется для специфических профессий (врач, бухгалтер, инженер) |
| Справка о несудимости | Желательна для финансовых и гос. должностей |
| Военный билет / приписное | Для мужчин |
| Медицинская книжка | Обязательна для пищевой, фармацевтической, детской сферы |
Шаг 4. Трудовой договор 2026 года: новые ключи
Отличия 2026 г. от 2025:
- Кодекс дополнён ст. 347.4 — обязателен электронный документооборот при удалёнке.
- МРОТ с — 23 065 руб. в месяц.
- Нельзя включать штрафы и денежные залоги за удержание зарплаты.
Обязательные пункты трудового договора:
- Место работы (адрес офиса или удалённый формат).
- Функция (конкретная должность + ссылка на инструкцию).
- Дата начала работы, срок испытательного срока (макс. 3 мес. для основных работников, 6 мес. для руководителей).
- Условия оплаты (оклад + премии, районные коэффициенты).
- Режим труда (5-дневка, смена, график «24/48»).
- Обязательные страховые гарантии (соц. пакет, ДМС при наличии).
Шаблон трудового договора 2026 должен быть с QR-кодом, который ведёт на актуальную редакцию ТК РФ.
Шаг 5. Приказ о приёме на работу (форма Т-1)
После подписания договора в 3-дневный срок:
- Заполняем унифицированную форму Т-1 в СЭД/1С/Контур.Бухгалтерия.
- Присваиваем табельный номер.
- Сотрудник расписывается в приказе (обязательно!).
- Храним приказ 75 лет (гос. архив).
Шаг 6. Трудовая книжка и личная карточка Т-2
- Вносим запись: « Принят на должность …» с подписью кадровика и печатью.
- Если сотрудник впервые работает, заводим новую трудовую книжку за счёт ООО.
- Одновременно заполняем личную карточку Т-2 (лист 1 и лист 2).
Шаг 7. Ознакомление с локальными актами
На первом же дне:
- Ознакомляем под роспись с:
- Правилами внутреннего трудового распорядка.
- Коллективным договором (если есть).
- Положением об оплате труда и премировании.
- Положением о коммерческой тайне и персональных данных.
Шаг 8. Уведомление государственных органов
| Куда | Форма | Срок |
|---|---|---|
| ФНС | Сведения о заключении договора (форма ЕФС-1) | Не позднее 3 рабочих дней с даты договора |
| ПФР | Форма СЗВ-ТД (электронно) | Не позднее 3 рабочих дней с даты приказа |
| ФСС | Форма 4-ФСС (первый отчёт включает нового сотрудника) | В отчётном квартале |
Важно: с 2026 года ФСС запустил единый модуль «Электронный офис работодателя» — подаём ЕФС-1 и СЗВ-ТД через API 1С или прямой web-интерфейс.
Шаг 9. Особые случаи
Иностранцы
- Копия визы/разрешения на работу.
- Миграционная карта.
- Патент или РВП/ВНЖ.
Несовершеннолетние (14–18 лет)
- Согласие одного из родителей и органы опеки.
- Сокращённая продолжительность рабочего времени (не более 24 ч в неделю).
Внешние совместители
- Договор на 0,5 ставки или меньше.
- СЗВ-ТД подаём с пометкой «Совместительство».
Шаг 10. «Подводные камни» и штрафы 2026
| Ошибка | Штраф 2026 |
|---|---|
| Нет трудового договора до начала работы | от 50 000 руб. на компанию + 5 000 руб. на директора |
| Просрочено уведомление ПФР | 5 000 руб. за каждый день просрочки |
| Книжка не выдана в 3 дня | от 1 000 до 5 000 руб. на ИП/директора |
- ✅ Штатное расписание обновлено.
- ✅ Договор подписан до выхода сотрудника на работу.
- ✅ Приказ Т-1 подписан сторонами.
- ✅ Трудовая книжка заполнена, карточка Т-2 готова.
- ✅ СЗВ-ТД и ЕФС-1 отправлены в срок.
- ✅ Локальные акты подписаны.
- ✅ Штрафов — нет!
Бонус: шаблоны всех документов 2026 года (Т-1, Т-2, трудовой договор, ЕФС-1) можно скачать из Контур.Шаблоны или встроенного маркета вашей учётной системы.
Помните: правильное оформление — это страховка от проверок и конфликтов. Сделайте его один раз по инструкции, и ваше ООО будет спать спокойно!