С 1 января 2026 года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали единственной формой трудового учёта в России. Папки с бумажными трудовыми медленно уходят в архив‚ а все новые записи о приёме‚ переводах и увольнениях теперь формируются в цифровом виде в Социальном фонде России (СФР). Однако переходное законодательство требует от работодателей точно знать‚ где и как долго хранить оформленные ранее уведомления и заявления о переходе на электронный формат. Ниже — подробная инструкция по всем возможным ситуациям.
Какие документы вообще нужно хранить
В процессе перехода на ЭТК могут возникнуть три группы документов:
- Уведомления о переходе на электронный формат‚ которые работодатель обязан был направить каждому работнику в 2020–2025 гг. (п. 2 статьи 66.1 ТК РФ).
- Заявления работников‚ которые отказались от бумажной трудовой и дали письменное согласие на ведение ЭТК.
- Заявления работников‚ которые сохранили бумажную книжку и не дали согласия на электронный формат.
Важно: даже если сотрудник впервые устроился на работу после ‚ кадровая служба всё равно должна убедиться‚ что у него нет «старых» бумажных трудовых книжек‚ где могут быть записи‚ не перенесённые в СФР. В этом случае работнику выдаётся уведомление о выборе формы.
Сроки хранения уведомлений
| Вид документа | Минимальный срок хранения | Источник нормы |
|---|---|---|
| Уведомление о переходе на ЭТК (форма СЗВ-ТД) | 75 лет со дня последнего внесённого в документ сведения | Приказ Минкультуры России № 558/2020 (перечень № 1079) |
| Заявление работника о сохранении бумажной книжки | 75 лет со дня увольнения работника из последней организации | Там же |
| Оформленная бумажная трудовая книжка‚ переданная работнику | Копия (заверенная) хранится 50 лет‚ оригинал остаётся у работника | Там же |
Как правильно организовать хранение
Вариант для бумажного архива
Если кадровая служба работает «в бумаге»:
- Оформите отдельное дело «Переход на электронные трудовые книжки 2020–2025». Внутри — по разделам:
- Уведомления о переходе (форма СЗВ-ТД) с отметками о вручении;
- Подписанные заявления работников (о переходе или об отказе);
- Акты передачи трудовых книжек работникам‚ сохранившим бумажный вариант;
- Копии приказов о выдаче трудовых книжек в связи с переходом.
- Нумеруйте страницы‚ завязывайте дело и оформляйте опись на обложке.
- Поместите дело в постоянное хранение (или в архив вашей организации с правом передачи в Госархив).
Вариант для электронного документооборота
Если ваши кадры работают в СБиС‚ Контур.Архиве‚ 1С:Кадры или других сертифицированных системах:
- Создайте электронный архив категории «Постоянное хранение».
- Отсканируйте все уведомления СЗВ-ТД и заявления‚ подпишите ЭЦП кадровика и руководителя.
- Разместите файлы в структуре:
/ЭТК/2020-2025/{ФИО сотрудника}/Уведомление_СЗВ-ТД.pdf
/ЭТК/2020-2025/{ФИО сотрудника}/Заявление_на_переход;pdf - Настройте автоматическое резервное копирование в облако с шифрованием и контрольными суммами.
Что делать с «забытыми» уведомлениями
Если в архиве отсутствуют уведомления СЗВ-ТД за 2020–2025 гг.‚ выполните следующие шаги:
- Проверьте электронную отчётность за этот период — уведомления могли быть направлены через СФР-отчёт без сохранения бумажных экземпляров.
- Если подтверждение отсутствует‚ сформируйте повторное уведомление (восстановление СЗВ-ТД) с датой фактического уведомления и сохраните копию в архиве.
- Оформите акт проверки наличия документов и внесите его в дело «Кадровый аудит».
Практические советы
- Ежегодный аудит: включайте проверку хранения уведомлений СЗВ-ТД в план внутреннего контроля.
- Кадровый резерв: обучите двух сотрудников работе в СФР‚ чтобы избежать «слепых зон» при увольнении кадровика.
- Локальный регламент: утвердите приказ «О порядке хранения документов по электронным трудовым книжкам»‚ в котором чётко пропишите:
- ответственного за архив;
- сроки передачи документов в постоянное хранение;
- порядок доступа к электронному архиву.
Чтобы не ошибиться:
- Проверьте‚ что у каждого сотрудника‚ трудоустроенного до ‚ есть уведомление СЗВ-ТД или заявление о сохранении бумажной книжки.
- Сформируйте отдельное дело/электронный каталог на 75 лет.
- Заверьте все документы подписью (или ЭЦП) и описями.
- Разместите бумаги в архиве постоянного хранения‚ файлы — в защищённом облаке.
Помните: отсутствие уведомления СЗВ-ТД при проверке трудинспекцией или СФР может привести к штрафу до 5 000 руб. на должностное лицо (ст. 5.27 КоАП РФ). А значит‚ правильное хранение документов, это не формальность‚ а защита компании и её работников.